چکیده:
در هر سازمان و موسسه ای نیاز مبرم به کنترل داخلی احساس می شود، بنا به وسعت سازمان کنترل داخلی نیز مفهوم پیدا میکند بدین معنی که هر چه سازمان بزرگتر باشد این نیاز را بیشتر احساس
می کند. به طور خلاصه کنترلهای داخلی شامل کلیه اقداماتی است که توسط مدیریت برای اطمینان از اجرای صحیح امور و مطابقت آن با مقررات و سیاست واحد تجاری صورت می‌گیرد. کنترل داخلی تنها به حسابداری و معاملات مالی محدود نشده بلکه تمام واحد تجاری و فعالیتهای آن را در بر می‌گیرد
کلیات
کنترل داخلی عبارتست از وضعی در یک شرکت یا موسسه که کارها به نحوی تقسیم شود که کار هر کارمند توسط دیگری کنترل و تکمیل و طوری انجام شود که کار در هر مرحله مسئولی مشخص داشته باشد البته اجرا و تقسیم کار در چنین موسسه یا شرکت مستلزم داشتن یک سازمان صحیح است که وظایف ومسئولیت ها و اختیارات در هر اداره را طوری مشخص نماید تا بدینوسیله بتوان وظیفه ومسئولیت هرکارمند شاغل در هر اداره را معین نمود ضمناً وظایف او طوری باشد که با انجام عملیات او کار به پایان نرسد بلکه در اداره دیگر توسط فرد مشخص دیگری کار او تکمیل یا به نحوی دیگر کنترل گردد. . این روش وسیستم کار خصوصاً در مورد کارهای مالی وضعی را به وجود می آورد که یک کارمند کار را از اول تا آخر خود انجام ندهد بلکه کار او توسط کارمند دیگر ی کنترل تکمیل وامکان سوء استفاده جز با تبانی چند نفر میسر نباشد . بنابراین برای اجرای چنین هدفی از لحاظ سیستم کار باید یک روش صحیح حسابداری درشرکت به وجود آید که کارهای مالی اعم از حسابداری مالی ، حسابداری صنعتی وکنترل بودجه با روش و سیستم صحیح پایه گذاری گردیده و احتیاجات موسسه یا شرکت را برآورده نماید.
برای نیل به هدف غائی شرکت باید دستورالعمل ها و بخشنامه ها منطبق با قوانین تجاری تهیه و ملاک عمل قرار گیرد و چنانچه شرکت در وضع نسبتاً‌بزرگی باشد وجود حسابرس داخلی هم اجرای صحیح سیستم و بخشنامه ها و دستوالعمل ها را پی گیری وکنترل و همچنین ازنظر حسابرسی خارجی که کار شرکت را رسیدگی و اظهار نظر می نماید نیز می توان با داشتن چنین وضعی از لحاظ کنترل داخلی و موجود بودن واحد حسابرسی داخلی کار را سهلتر و برای صاحبکار از لحاظ مادی مقرون به صرفه نماید بنابراین کنترل داخلی قوی در یک شرکت وضعی به وجود می آورد که :
اولاً با مقایسه با سیستم اصلی و عرف حرفه مزبور معین ومشخص می شود که کارآئی افراد و ادارات در چه سطحی است .
ثانیاً تا چه حد می توان به گزارشات شرکت اعتماد نمود.
ثالثاً تعیین مینماید تا چه حد بخشنامه ها و دستورالعمل ها و سیستم در ادارات توسط افراد یا مدیران اجرا می شود.
رابعاً‌از اختلاس جلوگیری نموده و برای حفظ دارائیهای شرکت نهایت مراقبت به عمل می آید . حسابرسان مستقل ( خارجی) برای شروع به رسیدگی در شرکتها یا موسسات قبلاً وضع کنترل داخلی موجود شرکت مورد نظر را با سیستم صحیحی که آن شرکت باید داشته باشد بررسی ونسبت به رفع موارد ضعف سیستم پیشنهاد های لازم طی گزارش جداگانه ارائه واز نتیجه این بررسی چگونگی برنامه حسابرسی خود را نیز تهیه و تنظیم می نماید البته پیشنهاد ویا سیستم صحیح کنترل داخلی در صورتی به صاحبکار داده می شود که شرکت مزبور با حسابرس قراردادی مبنی بر رفع نکات ضعف کنترل داخلی قبلاً منعقد کرده باشد. بنابراین کنترل داخلی شامل کلیه کنترلهای اعمال شده ( خط مشی – رویه ) که به منظور حفظ دارائیها و جلوگیری از ایجاد بدهی ها و تعهدات اضافی و همچنین حصول اطمینان از اینکه کلیه درآمدها دریافت گردیده و هزینه ها براساس کنترل صحیح انجام گرفته و از حد معقول تجاوز نکرده است می باشد.
مفهوم کنترل داخلی
بسیاری از مردم اصطلاح کنترل داخلی را به عنوان اقدامی از سوی واحد تجاری
برای جلوگیری از تقلب کارمندان تلقی می‌کنند. واقعاً چنین اقداماتی بخش بسیار
ناچیزی از کنترلهای داخلی است. هدف اصلی از کنترلهای داخلی بالابردن کارایی و سودمندی عملیات واحد تجاری است.
سیستم کنترل داخلی شامل کلیه اقداماتی است که جهت دستیابی به اهداف زیر به کار گرفته می‌شود:
1) حفاظت دارائیها از اتلاف، سوء استفاده، تقلب و استفاده غیر مؤثر
2) افزایش صحت و قابلیت اعتماد مدارک حسابداری
3) تسهیل اجرای کار واندازه گیری امور انجام شده با مقررات و سیاستهای واحد تجاری
4) ارزیابی کارایی و سودمندی عملیات
. کنترل داخلی شامل روشهایی است که مدیریت براساس آن برای اجرای وظائفی مانند خرید، فروش، تولید و حسابداری تفویض اختیار و مسئولیت میکند. همچنین داخلی شامل برنامه تهیه، رسیدگی و توزیع گزارشهای جاری به توسط سطوح مختلف سرپرستی است، که تجزیه و تحلیل آنها، مدیران را قادر می‌سازد تا کنترل خود را بر انواع فعالیتهای انجام شده در واحد تجاری بزرگ حفظ کنند.
همانطور که ملاحظه می‌شود کنترلهای داخلی فقط محدود به حسابداری و امور مالی نیست بلکه استفاده از روشهای بودجه، استانداردهای تولید، بازرسی آزمایشگاهی، زمان سنجی و حرکت سنجی و برنامه کارآموزی مهندسان و تکنسین‌ها نیز در بخشی از مکانیسمی است که کنترل داخلی تلقی می‌شود.
برای اجرای صحیح کنترل داخلی در هر واحد اقتصادی باید عوامل زیر در آن دستگاه موجود باشد.
1. وضع سازمانی
وظایف و اختیارات کارمندان و مدیران به طور کتبی به آنها ابلاغ شده باشد و هرگونه تغییری که در وضع کار کارمندان یا مدیر داده می شود در شرح وظایف نامبرده ثبت و به او ابلاغ گردد و کارها به نحوی تقسیم شود که اجرای صحیح هدف شرکت را سهل تر و از افزایش هزینه جلوگیری کند وکارآئی در سطحی باشد که منافع بیشتری نصیب دستگاه نماید.
2. امور مالی :
سیستم صحیحی برای حسابداری ودفتر داری در نظر گرفته شود که بتوان به آمارها و گزارشات این دستگاه اطمینان داشت و این واحد ( حسابداری ) خود کنترل مستقلی برروی نتایج حاصل از فعالیت روزانه دستگاه باشد و در واحد حسابداری باید وظیفه نگهداری حسابها و دفاتر به عهده اشخاصی باشد که در فعالیت اصلی وروزانه دخالتی نداشته باشند.
3. کنترل دارائی
روشهای مناسب برای حفظ و نگهداری دارائیها موجود باشد وطی کنترلهائی ( عواملی ) از افزایش ( خرید ) دارائی هایی که مورد نیاز نمی باشد جلوگیری به عمل آورد.
4. حسابرسی داخلی :
وجود حسابرس داخلی در هر دستگاه به فراخور احتیاجات و کمیت کار می باشد به طوری که حسابرس مزبور هدف کلی شرکت را با عملیات انجام شده تطبیق وگزارشات صحیح وکافی برای پیشبرد اهداف شرکت در اختیار مدیران قرار دهد.
در هنگام طرح سیستم کنترل داخلی توسط افراد متخصص در یک شرکت باید شرایط زیر را در نظر داشت :
الف . درجه نظارت مدیر یا صاحب موسسه در موسسات وشرکتهای کوچک امکان دارد اداره امور توسط صاحب موسسه باشد مثل اداره کردن مغازه کوچک خرده فروشی یا عمده فروشی یا شرکت های کوچک ولی در شرکت بزرگ سهامی معقول است اداره موسسه به یک وعده از مدیران محول گردد چون امکان نظارت مدیر عامل به تمام عملیات کمتر است.
ب. وسعت موسسه – موسسه امکان دارد فاقد شعب و فقط دارای یک دفتر یا مغازه وسیع و دارای شعب مختلف باشد.
ج . انواع عملیات بازرگانی و تعداد کالاهای مورد معامله در شرکت نیز باید مورد توجه قرار گیرد چه بسا فقط به دادو ستد یک نوع کالا ویا انواع کالا مشغول باشد که برای هر نوع باید کنترلهای لازم را در نظر گرفت.
د . سهولت صورت برداری از کالا نیز برای طرح سیستم مورد توجه قرار می گیرد مثلاً‌آیا نوع کالای مورد معامله شرکت اتومبیل یا ماشین آلات صنعتی و کشاورزی است یا انواع کالای یدکی و داروئی می باشد.
ذ. بها، وزن و درجه قابل حمل بودن کالا نیز باید مورد توجه قرار گیرد . مثلاً کنترلی که برای مغازه جواهر فروشی باید در نظر گرفت از هرحیث باید قوی تر از فروشگاه ماشین آلات صنعتی باشد.
ر . ثابت بودن نرخ کالا و خدمات باید نیز مشخص باشد تا بتوان کنترل بیشتری روی عملیات شرکت داشت .
به طور کلی هر شرکت وضع کنترل داخلی آن درحد متعارفی که ذیلاً‌ذکر خواهد شد باید باشد و حسابرس این ضوابط اصلی را قبلاً‌مطالعه و بررسی کند تا اطمینان حاصل نماید که کنترله ای داخلی شرکت مورد رسیدگی به نحوی است که می توان مطمئن بود تمام معاملات به طورصحیح در دفاتر ثبت شد و از اموال و دارئی های شرکت مواظبت لازم به عمل می آید . برای مطالعه وضع شرکت حسابرس مبادرت به تهیه پرسشنامه های کنترل داخلی ( در قسمت های بعدی بحث خواهد شد ) نموده و برای مشتری خود ارسال می دارد و طبق مفاد این فرم ها از مسئولین و مدیران شرکت خواسته می شود نسبت به پاسخ دادن به نحو صحیح به سوالات مطرح شده در فرم مزبور با توجه به واقعیت اقدام و پس از تکمیل جهت بررسی وتهیه برنامه رسیدگی و به حسابرس عودت دهند.