یکی از مواردی که در تمامی حرف و مشاغل با ان سر وکارخواهید داشت نگهداری یک بایگانی دقیق از محصولات سرویس هاو مشتری های مربوطه می باشد. تمامی مشاغل برای نگهداری داده یک نرم افزار صفحه گسترده است که Microsoft Excel برنامه
امکان سازمان دهی به اطلاعات را در داخل لیستها برایتان فراهم می آورد. بعد از انجام این کار می توانید در این برنامه چکیده داده ها رابه دست اورده انها را با یکدیگر مقایسه کنیدو به صورت گرافیکی نمایش دهید.به عنوان مثال می توانید با استفاده ازبرنامه مجموع میانگین یا ماکزیمم مقدار فروش را دریک روز Excel
بخصوص مشخص نموده و سپس مجموع فروش در این روز را با مجموع فروش در روزهای دیگر همان هفته با یکدیگر مقایسه دیگر نیازی نیست کهExcel نمایید.به طورخلاصه با وجود برنامه داده ها را به طور دستی با یکدیگر مقایسه نمایید.
معرفی Excel
هنگامی کهExcel را اجرا می کنید یک سند خالی ظاهر می شود که می توانید از این لحظه به بعد داده های خود را دران درج نمایید.
می توانید ظاهر داده های درج شده در این سندرا تغییرداده وخلاصه Excel داده ها را تهیه کنید.همچنین می توانید اطلاعات مربوط به بیابید.قسمت های مهم این برنامه که دو Helpرا در فایل های درج شده اندعبارتنداز:Excel 2003دو مورد از آنها به تازگی در وStandard پنجره کار پوشه_نوارمنو_نوار فرمول_نوارهای ابزار Formating و نوار وضعیت.دو قسمت جدیدی که در نسخه اخیر Excel گنجانده شده است عبارت اند از: کادرAsk A Question و کادر وظیفه.اساسی ترین قسمت یک سند Excel کادری است که عناصر داده Excel را نگهداری می کند.این کادرخانه(Cel) نامیده می شود. هر خانه محل تقاطع یک سطر(Rowیا یک ردیف افقی) و یک ستون (Column یا یک ردیف عمودی) است.
شماره سطر وحرف ستونی که یک خانه بخصوص را مشخص می کند مرجع خانه نامیده می شود. به عنوان مثال مرجع خانه ای که در گوشه بالا_سمت راست پنجره کار پوشه قرار داردAlاست. کاربرگ نیز متشکل از یک سری سطرها و سطونها آست که به عنوان یک صفحه درسندExcel نمایش داده می شود.کار پوشه متشکل ازیک یا چند کار برگ است.هنگامی که یک سندExcel را ایجاد می کنید در حقیقت کار پوشه ای که متشکل از سه کاربرگ است تولید می شود.
کار با لیستهای داده موجود
هنگامی که برنامه Excel را اجرا می کنید یک کاربرگ خالی وکادر وظیفه مربوطه در صفحه نمایش ظاهر می شود.
اکنون می توانید کار ورود اطلاعات را در خانه های این کار برگ شروع کنید یا کار پوشه ای دیگر را باز کنید.در حقیقت در هنگام ذخیره یک فایل اطلاعات موجود را روی اطلاعاتی که قبلا در آن فایل وجود داشت ذخیره می نماید. اگرتغیراتی انجام داده اید که می خواهید ذخیره شوند واز سوی دیگرنمی خواهید اطلاعات قبلی موجود در فایل تغیری نمایند می توانیدبا استفاده از فرمانSave As فایل تغییر داده شده را با نام دیگری ذخیره کنید. همچنین می توانید برای تعیین قالب های مختلف برای فایلهای جدید خود از کنترلهای موجود در کادر محاوره Save As استفاده کنید. بعد از ذخیره یک فایل برای اینکه افراد دیگر بتوانند آن را در شبکه شرکت جستجو کنند می توانید خصیصه یا خصایصی از آن فایل را تغییر دهید.در سیستمهای عامل Microsoft Windows می توانید فایلها را بر مبنای ناشر یا عنوان آنها یا بر اساس لغات کلیدی اعمال شده به آنها مورد جستجو قرار دهید. برنامه Excel را از منوی Start اجرا نموده و سپس با استفاده ازکادر محاوره Open یکی از کارپوشه های موجود را باز خواهید کرد.بعد از باز کردن کارپوشه مزبور بعد از تغییر یکی از ایتمهای موجود در آن دو بار آن را ذخیره خواهید نمود:یک بار با قالب کارپوشه Excel و دیگری با قالب فایلی برنامه Lotus و در شاخه ای دیگر.
1_در نوار وظیفه روی دکمه Stsrt کلیک نموده و اشاره گر ماوس را رویPrograms Microsoft Office قرار دهید سپس روی گزینه Microsoft Excel کلیک نمایید.پنجره اصلی برنامه Excel ظاهر می شود.
2_در نوار ابزار Standard روی دکمه Open کلیک کنید کادرمحاوره Open ظاهر می شود.
3_روی لیست باز شوی Look In کلیک نموده و محلی را که فایلهای تمرین کتاب حاضر را نصب نموده اید انتخاب کنید.کادرمحاوره Open ظاهر می شود.
4_پوشه SBS را مشاهده نموده سپس روی پوشه Excel دابل کلیک کنید.فایل و پوشه هایی که در پوشه Excel وجود دارند ظاهرمی شوند.
5_روی پوشه Getting To KnowXL دابل کلیک نمایید. فایل و پوشه هایی که در پوشه مزبور وجود دارند ظاهر می شوند.
6_روی فایل File Open.xls دابل کلیک نمایید.فایل مزبور باز می شود.
7_روی خانه C16 کلیک نموده و مقدار دلخواه را تایپ کنید. داده موجود در خانه C16 به آن مقدار دلخواه تغییر می کند.
8_در نوار ابزار Standard روی دکمه Save کلیک کنید.برنامه Excel تغییرات را ذخیره می کند.
9_در منوی File گزینه Properties را انتخاب کنید.کادر محاوره مزبور در صفحه نمایش ظاهر می شود.
10_در صورت لزوم روی زبا نه Summary کلیک کنید و درکادر Keywords لغت Practice را تایپ کنید.
11_روی زبا نه Custom کلیک کرده و گزینه Date comple Ted را انتخاب کنید.
12_روی پیکان رو به پا یین Typeکلیک کرده و گزینه Date را انتخاب کنید.
13_تاریخ جاری را در کادرValue و با فرم mm/y تایپ کرده و روی Ok کلیک کنید.
14_در منوی فایل روی Save As کلیک کنید.
15_روی کادرFile name کلیک کرده و نام جاری فایل را حذف کنید سپس نام Save As را بجای آن تایپ کنید.