فایل از نوع جایگاه داده‌ها مجموعه‌ای از رکودهاست که توسط موضوعی خاص به یکدیگر مرتبط شده‌اند.
به هر چیزی که بتواند نامی داشته باشد شیء گفته می شود .
به اطلاعات موجود در یک سطر ازجدول که مربوط به یک فقره شیء می‌باشد رکود می‌گوییم .
پایگاه داده‌ها (Data base)
مجموعه‌ای ساخته شده از داده‌های مرتبط به یکدیگر در رابطه با یک یا چند موضوع را پایگاه داده‌ها یا بانک اطلاعاتی گویند.
مهمترین مسئله در طراحی اولیه یک نرم افزار این است که بدانید چه اطلاعاتی را به عنوان خروجی نیاز دارید زیرا با توجه به خروجی‌های نرم افزار می‌توان ورودی‌ها را بدست آورد .
جمع آوری اطلاعات
برای این منظور می بایست درمحیط قرار گرفته و هر گونه اطلاعات راجع به گردش کاری محیط را جمع آوری نمود برای این منظور دو مرحله کاری موجود است :
الف)دیاگرام : یک دیاگرام ، به تمامی کارهایی که در محیط انجام می گیرد گفته می‌شود .
ب) پرس و جو : در صورت لزوم ، جهت جمع آوری اطلاعات بیشتر با سوالاتی که پرسیده می‌شود اطلاعات مورد نیاز را بدست آورده و آنها را کامل تر می‌نماییم .
قوانین اساسی طراحی پایگاه داه‌ها :
هر رکورد بایستی یکتا باشد .
می‌بایستی به هر جدول اصلی یک کلید اصلی اختصاص داد تا از عدم وجود رکوردهای مشابه در جدول اطمینان حاصل کرد .
فیلدها به طور صحیح وابسته باشند .
هر فیلد جدول به موضوع آن جدول مرتبط باشد در غیر اینصورت فیلد یا اضافه بوده یا به جدول دیگری تعلق دارد .
اطمینان از اینکه هر فیلد مستقل است :
می‌بایست قادر باشید که هر یک از فیلدهای درو رکرود را بدون اینکه روی بقیه فیلدها تاثیر بگذارد تغییر دهید .
اطمینان از اینکه فیلدها شامل محاسبات با مشتقات نیستند .
اطمینان از وجود داده‌ها در کوچکترین بخش منطقی : وجود داده‌ها در کوچکترین بخش منطقی بسیار حائز اهمیت می‌باشد و می‌توان داده‌ها را با کدها و یا به صورتی استفاده کرد که حجم کمتری را شامل شود .
انواع پایگاه داده‌ها :
پایگاه داده‌ها از نظر ساختار می‌تواند یک سطحی یا رابطه‌ای باشد که در ذیل هر یک از آنها توضیح داده خواهد شد .
پایگاه داده یک سطحی
پایگاه داده یک سطحی اساسا برای لیست‌های ساده مانند دفترچه تلفن مورد استفاده قرار خواهد گرفت که در آن فقط از یک شی یا یک جدول استفاده خواهد شد .
پایگاه داده‌ی رابطه‌ای :
پایگاه داده‌ی رابطه‌ای اساسا برای لیست‌های پیچیده مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
ارتباط بین جداول
همانطور که در قبل توضیح داده شد هر جدول شامل تعدادی رکورد و هر رکورد شامل تعدادی فیلد می‌باشد توجه به این نکته ضروری به نظر می رسد که فیلد مشترک مبنای ارتباط بین دو جدول مرتبط را تشکیل می‌دهد به همین دلیل امکان خالی کردن این فیلدها داده نمی‌شود .
وجود فیلد مشترکی که دو جدول را به یکدیگر مرتبط می‌کند . به این معنی است که وجود داده‌های تکراری به حداقل ممکن خواهد رسید برای دو جدول مرتبط ، داده‌ها در فیلد مشترک می‌بایست د ر هر دو جدول تکرار شوند تا دو جدول با یکدیگر ارتباط داشته باشند شاید اگر برای تمامی داده‌ها یک جدول بزرگ ایجاد نمائید مجبور به داشتن فیلدهای تکراری باشید اما با این کار زمان زیادی را در ورود داده‌ها هدر خواهید داد چون در هر رکورد باید تمامی فیلدهای پایگاه داده وجود داشته باشد و از طرفی در برخی مواقع امکان ایجاد یک جدول بزرگ وجود ندارد بنابراین مجبور به استفاده از چندین جدول هستید که بهترین راه برای جلوگیری از افزایش تعداد داده‌های مشترک استفاده از ارتباط فیلد مشترک است .
انواع ارتباطات (Relation ships)
اغلب جداول پایگاه داده فیلدی به نام کلید اصلی دارند که به سایر فیلدهای جدول تقدم دارد . هر چند که فیلد کلید اصلی لزوما مهمترین ارزش اطلاعاتی را ندارند.
اما در ارتباط نیاز اصلی می‌باشند .
فیلد کلید اصلی همواره فیلد ارتباط دو جدول مرتبط نیست ولی برای این کار بسیار مناسب است و غالبا برای همین منظور به کار می‌رود .
ارتباط یک به یک (one to one)
ارتباط یک به یک نادرترین ارتباط ممکن بین جداول می‌باشند هنگامی که در دو جدول تعداد رکوردها یکسان باشد و هر رکورد یک جدول به رکورد دیگری در جدول دیگر مرتبط باشد ،یک ارتباط یک به یک بوجود می آید .
Access هر جدول می‌تواند تا 256 فیلد داشته باشد ولی اگر وجود جدولی با بیش از 256 فیلد ضرورت داشته باشد ، فقط با ایجاد دو یا چند جدول و برقراری ارتباط یک به یک بین آنها قادر به برآوردن این نیاز خواهید بود . ارتباط یک به یک کم نظیر است چون معمولا می‌توانید آن دو جدول را در یک جدول ادغام نمائید .