دانلود تحقیق طراحی یک سیستم انبارداری

امروزه با پیشرفت علوم و تکنولوژی امکان تولید انبوره کالا فراهم شده است و این کار برنامه‌ریزی دقیق جهت استفاده به موقع و حداکثر از امکانات را می‌طلبد. تقسیم کار و رشد جمعیت نیاز استفاده از فرآورده‌های دیگران را بوجود آورده است و این خود زمینه پیدایش سازمان‌های معظم گردیده که در این نظام‌های پیچیده فنی اجتماعی، انبار به عنوان واسطه موجبات گردش کالا از ثبات قیمت محصول، تعمیر و نگهداری ماشین‌ها و ... نقش مهمی را ایفا نماید بطوریکه نقش آن در تجارت غیر قابل انکار است.

ارزش ریالی موجودی‌های انبار در صنایع مختلف متفاوت است و عوامل مختلفی در میزان نگهداری موجودی انبار واحدهای صنعتی تجاری مؤثرند مثل روش تولید، دوره تولید، میزان بکارگیری ماشین‌آلات، نوع محصول ساخته شده، بازار مصرف، نوع مواد اولیه مورد احتیاج، نوسانات ارزی و قیمت در بازارهای جهانی، وضعیت واحد صنعتی در کل صنعت کشور و جهان و ... و بالاخره سیستم‌های تدارکاتی و سفارشات واحدهای تولیدی. اما انبار به دلایل متفاوتی برای مؤسسات و مراکز تجاری صنعتی از اهمیت خاصی برخوردار می‌باشد که اهم آنها عبارتند از:

ارزش بالای سرمایه در گردش شرکت که به صورت کالا در انبار نگهداری می‌شود (گاهاً تا 60 درصد سرمایه در گردش).

ارتباط مداوم و تنگاتنگ بخش انبار با بخش‌هایی نظیر تولید یا تعمیر و نگهداری و وقفه در تولید به علت نرسیدن نیازمندی‌ها.

ارتباط نزدیک انبار با بخش برنامه‌ریزی مواد باید به نحوی باشد که ضربه‌های حاصله در اثر کمبود محصول یا مواد را خنثی نماید و حکم ضربه‌گیر را در سازمان داشته باشد.

تعریف انبار:

امروزه انبار دیگر حالت یک محفظه را ندارد بلکه عملیات آن زمانی کافی و رضایت‌بخش است که از دو جهت اطلاعاتی و فیزیکی مورد توجه قرار گیرد بطور کلی انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی صنعتی یا مواد اولیه یا فرآورده‌های مختلف در آن نگهداری می‌شود یا می‌توان گفت محل و فضایی است که در آن مواد اولیه برای ساخت محصولات، کالای نیمه ساخته (کالای در جریان ساخت)، محصول ساخته شده، مواد و لوازم مصرفی، قطعات یدکی ماشین‌آلات، ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداری می‌شود آنهم براساس سیستم صحیح طبقه‌بندی.

جایگاه انبار:

سازماندهی سازمان‌های ختلف بنابر نیازهای آنها متفاوت است. گاه در بعضی از مؤسسات انبار مستقیماً زیر نظر مدیر عامل قرار دارد و تحت نظر مدیر انبار نیز انبارهای مختلفی مانند انبار مواد، قطعات، محصولات، ضایعات و ... قرار دارد. در سازمان‌های دولتی و غیر انتفاعی معمولاً واحد انبار تحت نظر تدارکات و یا کارپردازی که خود نیز یکی از واحدهای تابعه امور اداری است انجام وظیفه می‌نماید.

اهداف و وظایف انبارها:

هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در سازمان‌های دولتی و چه بخش خصوصی، تأمین و نگهداری کالاهای مورد نیاز سازمان است. انبارداری عبارتست از کلیه فعالیت‌های مربوط به تهیه و نگهداری و تحویل مواد و اقلام مورد نیاز در زمان مناسب و مدیریت انبارداری نیز برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی و هماهنگی و هدایت و کنترل عملیات انبارداری است وظایف انبارها را می‌توان به شرح زیر بازگو نمود:

 برنامه‌ریزی و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودی هر یک از اقلام کالاهای    مورد نیاز سازمان در حد مطلوب خود.

 همکاری و مساعدت در خرید و تأمین و تهیه کالاها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده.

نگهداری کالا در انبار به نحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات و دستورالعمل‌های سازمان اجرای وظایف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحیح انبارداری، موجبات تسریع در انجام امور سازمان و تولید بی‌وقفه و مرغوب و صرفه‌جویی و کاهش هزینه‌های تولید را موجب شده و بنیه مالی شرکت (سازمان) را تقویت می‌نماید اجرای قوانین و دستورالعمل‌های سازمان در کلیه امور خصوصاً انبارداری که جنبه مالی دارد لازم‌الاجراست و عدول از آن کیفر به همراه دارد.

گرچه کهولت مقررات و عدم تطابق آنها با دنیای امروز موجبات کندی کار را فراهم می‌نماید ولی در پی اصلاح و نوسازی آن همواره باید تلاش نمود.

انواع انبارها:

انبارها از نظر فرم ساختمانی به سه صورت زیر می‌باشند:

(1)        انبارهای پوشیده: که از تمام اطراف بسته است و دارای سقف و وسایل ایمنی کامل می‌باشند.

(2)        انبارهای سرپوشیده یا هانگارد: این انبار دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبی است. این نوع انبارها کالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ می‌نماید.

(3)        انبارهای باز یا محوطه: این انبار به صورت محوطه بوده و جهت نگهداری ماشین‌آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می‌گیرد.

انبارها را از نظر نوع موادی که در آن نگهداری می‌شود می‌توان به چهار دسته کلی یا بیشتر تقسیم نمود مثل انبار مواد اولیه یا انبار محصول یا  انبار ضایعات یا ... .

از ترکیب چند انبار با هم نیز مخزن بوجود می‌آید. انبارها از لحاظ کالاهایی که در آنها نگهداری می‌شود به انبار کالاهای معمولی، قابل اشتعال یا انفجار، فاسد شدنی، شیمیایی و سموم و انبار مواد غله‌ای تقسیم می‌شود و از لحاظ چگونگی و ماهیت به انبارهای گمرکی و ترانزیتی یا انبارهای توزیع محلی یا ناحیه‌ای کارخانه‌های صنعتی تقسیم می‌شود و ممکن است دسته‌بندی‌های دیگری را نیز از انبارها بعمل آورد که در زمره سایر روش‌ها می‌توان آنها را بررسی نمود.

انواع موجودی‌های انبارها:

(1)        مواد اولیه: برای ساخت محصولات که به مواد خام مشهور است. البته مواد اولیه ممکن است مواد خام و طبیعی نباشد بلکه محصول ساخته شده در یک کارخانه ممکن است ماده اولیه کارخانه دیگر باشد مثل نخ که محصول نهایی کارخانه نخ ریسی است اما ماده اولیه پارچه‌بافی است و پارچه نیز خود ماده اولیه کارخانجات و لباس دوزی‌هاست.

(2)        کالای نیمه ساخته (کالای در جریان ساخت): که شامل بهای ناقص دستمزد و مواد و هزینه‌های سربار ساخت می‌باشد.

(3)        کالای ساخته شده: کالاهای آماده برای فروش یا توزیعی هستند که ممکن است تهیه شده یا ساخته شده باشند.

(4)        اجناس خریداری شده جهت فروش: که در مؤسسات تجاری و توزیع کننده این نوع موجودی بیشتر به چشم می‌خورد.

(5)        مواد و لوازم مصرفی: که در تولید غیرمستقیم مؤثرند مثل گریس، روغن، ملزومات و غیره ... .

(6)        قطعات یدکی ماشین‌آلات: که جهت تعمیر ماشین‌آلات و دستگاه‌ها بکار می‌روند.

(7)        ابزارآلات: که ابزار کارگاه‌ها برای تولید محصول می‌باشد.

(8)        اجناس اسقاطی: اجناسی هستند که مستهلک شده و غیرقابل استفاده‌اند و معمولاً به مزایده گذاشته می‌شوند یا مورد تعمیر مجدد قرار می‌گیرند.

موجودی‌های مذکور باید در انبارها با نظم و طبقه‌بندی و جاگذاری و کدگذاری‌های مناسبی قرار بگیرند.

سیستم انبارداری و مزیت‌های آن:

سیستم مجموعه‌ای از اجزاء و عناصرست که با هم دارای ارتباط متقابلی می‌باشند و هر سیستمی دارای هدف است و غالباً برآیندی غیر از برآیند حاصل جمع برآیندهای اجزاء خود دارد. وجود این کلیت جدا با ویژگی‌های خاص خود در امور انبارداری مزایای زیادی را عاید ما می‌سازد که اهم این مزایا عبارتند از:

(1)        شناسایی کالاهای موجود در انبار به نحوی آسانتر و دسترسی راحت‌تر به کالاها بخصوص در مؤسسات با حجم موجودی‌های زیاد و متنوع.

(2)        تشکیل فایل‌های اطلاعاتی دقیق‌تر در بخش‌های مختلف و تسریع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصمیم‌گیری‌‌های مدیریت.

(3)        دادن اطلاعات دقیق و صحیح به سایر بخش‌های مؤسسه و ارتباط سیستماتیک و منظم اطلاعات میان آنها.

(4)        رفع اشکال ناشی از اتکاء سیستم و مؤسسه به افراد معین در صورتی‌که فرد جدیدی مسئولیت انجام بخشی از فعالیت‌های سیستم را بر عهده گیرد در اسرع وقت از چهارچوب فعالیت‌ها و روابط سیستم اطلاع حاصل می‌نماید.

(5)        ایجاد اطمینان خاطر در مدیریت و مسئولین بخش‌ها در صورت وجود سیستم منظم و تصمیم‌گیری بجا و به موقع متکی بر اطلاعات صحیح و کافی.

(6)        ایجاد کنترل‌های دقیق در سیستم از طریق کنترل دائمی و ادواری موجودی‌های انبار و بررسی و رفع مغایرات احتمالی.

(7)        کاهش هزینه‌های مصرف بدون مواد یا سهل انگاری در مصرف و حفظ مواد، رفت و آمدهای زاید و پیش‌بینی‌های غلط به علت نداشتن اطلاعات صحیح و به موقع هزینه‌های دیگر.

(8)        پایه و اساسی جهت سیستم حسابداری صنعتی می‌گردد اگر سیستم نگهداری و ثبت میزان رسیده و مصرف مواد صحیح تعبیه شود.

(9)        تأثیر روحی ناشی از وجود نظم و آگاهی مسئولین از میزان دقیق موجودی‌های و کاهش یا حذف احتمال سوءاستفاده توسط متصدیان یا انبارداران و مدیران و رئیس انبارها.

وظایف انباردار:

(1)        توصیه و پیشنهاد روش‌های انبارداری و اصلاحی دیگر.

(2)        اجرای سیستم و روش انبارداری مصوب توسط مقامات مجاز سازمان.

(3)        نظارت کلی نسبت به تمام انبارهای سازمان از طریق رؤسای واحدهای تابعه.

(4)        تعیین انواع مختلف کالاهایی که باید در انبار نگهداری شوند.

(5)        نگهداری مدارک مربوط به موجودی‌های واقعی کالاها در مؤسسه.

(6)        مراقبت و صدور دستور جهت محافظت از موجودی‌های انبار از لحاظ فساد و نابودی و سایر مخاطرات احتمالی.

(7)        اجرای بودجه مصوب انبارها.

(8)        مراقبت در رفع نواقص پرسنلی و تکمیل کادر انبارداران و انتخاب انبارداران با معلومات و تنظیم برنامه‌های آموزشی آنان.

(9)        مراقبت در ارسال گزارش‌های ماهیانه انبارها و سایر مکاتبات و انجام امور اداری.

وظایف رئیس یا متصدی انبار:

(1)        حفظ و حراست کلیه اجناسی که در تحویل انبار می‌باشند و مراقبت آنها از فساد و مخاطرات احتمالی.

(2)        اطلاع از انواع موجودی انواع اجناس موجود در انبارها در هر موقع از زمان.

(3)        تشخیص و تعیین اشیاء اضافی و بدون استفاده و گزارش نمودن آن.

(4)        مراقبت در اینکه موجودی‌های انبار از حداقل و حداکثر مندرج در کارت‌های انبار کمتر نشده و یا تجاوز نکند.

(5)        نظارت در دریافت و تحویل کالا طبق دستورات صادره و تهیه اسناد مربوط به آن.

(6)        مراقبت در بسته‌بندی و حمل محصولات و توزین و شمارش کالاها.

(7)        مراقبت در ثبت مدارک و اسناد و دفاتر و کارت‌های انبار.

(8)        داشتن مهارت کافی در طبقه‌بندی، نگهداری، جاگذاری اجناس و ترتیب محل انبارها و کالاها و کد آنها.

(9)        خود را موظف به رعایت اصول امانت‌داری و حفظ منافع مؤسسه مربوطه بداند.

(10)   از روش‌ها و فنون انبارداری اطلاعا کافی داشته و دارای ابتکار شخصی در تسهیل امور انبارها باشد.

(11)   گزارشات هر دوره عملکرد (هفتگی پانزده روزه ماهیانه) را به نحوی صحیح و به موقع جهت ارائه به مدیریت‌ها تهیه نماید.

انتظارات مدیریت یک مؤسسه از سیستم کنترل انبارها:

(1)        وجود همکاری بین واحدهای مربوط به خرید، دریافت، آزمایش، انبار و حسابداری.

(2)        تمرکز یافتن کلیه خریدها در قسمت خرید.

(3)        به مصرف رساندن مقرون به صرفه مواد و ملزومات.

(4)        انبار کردن تمام مواد و ملزومات بطرز خاصی که به نحو دقیق و با سرپرستی کامل محافظت گردند.

(5)        تعیین میزان حداقل و حداکثر موجودی هر جنس به نحوی‌که از آن حدود تجاوز یا کاهش ننماید.

(6)        انجام عملیات صحیح در مورد صدور اجناس بطوریکه تحویل آن طبق درخواست‌های مصوب در موقع لزوم انجام شود.