دانلود تحقیق مطالعه سیستم موجود و امکان سنجى

اهداف  و موضوعات  مورد بحث

 در این فصل مراحل و چگونگى انجام فاز یکم از چرخه حیات توسعه سیستم مطرح شده و مورد بحث قرار مى‏گیرد. محورهاى اصلى این فصل عبارتند از :

  درک سیستم موجود

 بدست آوردن دید کلى از سیستم موجود و اجزاء و چگونگى انجام عملیات.

  پى بردن به مشکل

 یافتن مشکلاتى که در سیستم موجود وجود دارد و بررسى ریشه‏هاى آن، و ارائه راه حلى کلان براى رفع این مشکلات.

  بررسى امکان پذیرى

 کنترل اینکه آیا راه‏حل ارائه شده، از ابعاد مختلف، عملى است یا خیر.

 نکات  قابل توجه براى یادگیرى

 پس از مطالعه دقیق و کامل این فصل، براى درک بهتر قسمتهاى 11-6 و 12-6 (برنامه‏ریزى و برآورد هزینه و زمان مطالعه و طراحى سیستم جدید)، فصل هفتم (مطالعه و طراحى سیستم جدید) کاملاً و با دقت مطالعه شود و سپس این دو قسمت (11-6 و 12-6) مجدداً مرور و مورد مطالعه قرار گیرد زیرا درک بهتر این دو بخش نیاز به داشتن اطلاع کامل از چگونگى انجام مطالعه و طراحى سیستم دارد.

 1-6 - مطالعه سیستم موجود چیست؟

 براى آنکه تحلیلگر، اصلاحاتى را در یک سازمان انجام دهد، اولین چیزى که باید بداند آنست که سیستم موجود در سازمان چگونه عمل مى‏کند و چه مشکلاتى در آن وجود دارد. این کار طى فاز مطالعه سیستم موجود و امکان سنجى انجام مى‏شود. در این فاز تحلیلگر اطلاعاتى پیرامون سیستم موجود کسب کرده و امکان پذیر بودن تغییرات را بررسى مى‏کند (شکل 1-6). این مطالعه شامل موارد زیر است :

  بررسى سیستم موجود سازمان و مستند کردن آن.

  تعیین نقاط ضعف و مشکلات سیستم موجود.

  تعیین راه‏حل‏هاى کلان (وارد جزئیات راه حل نمى‏شود) براى رفع مشکلات.

  بررسى میزان کارائى راه‏حل‏ها و تعیین ارزش سیستم جدید.

  تعیین میزان هزینه و زمان مطالعه و طراحى سیستم جدید (فاز بعدى).

  تعیین دقیق اهداف و نقطه‏اى که باید به آن برسیم (در انتهاى مطالعه و فاز بعدى) و اثبات امکان پذیر بودن اهداف.

  تعیین مشکلاتى که در مطالعه وجود خواهد داشت و اعلام آن به سازمان، براى تصمیم مناسب. نظیر اصطکاک با کارکنان، بازآموزى و ...

  تعیین شرایط و سیستم کامپیوترى و انتخاب سخت‏افزار و محیط مناسب آن، و انتخاب سیستم عامل نرم‏افزار و نیز تعیین خط مشى و مشخصات سیستم کامپیوترى مورد نیاز.

  بررسى روشهاى مختلف انجام طرح و ابعاد آن شامل شرایط محیطى، عوامل انسانى و....

 در انتهاى این فاز، تحلیلگر گزارشى از وضعیت سیستم موجود و مشکلات آن را تنظیم و به مدیریت ارائه مى‏کند. مدیریت احتمالاً نقطه نظرات جدیدى را مطرح و یا نواقصى را در گزارش به تحلیلگر گوشزد کرده و تحلیلگر این موارد را در گزارش اصلاح مى‏کند. این روند اصلاح ممکن است چند بار تکرار شود (شکل 2-6). پس از آن، زمانى که هیچ نقطه ابهام و اشکالى در گزارش وجود نداشته باشد، مدیریت گزارش مطالعه سیستم موجود را تایید کرده و دستور آغاز به کار فاز مطالعه و طراحى سیستم جدید را صادر مى‏کند. چنین فراروندى براى فاز مطالعه و طراحى سیستم جدید نیز تکرار مى‏شود، تا مدیریت تایید و دستور پیاده‏سازى را بدهد.

2-6 - چرا باید مطالعه انجام شود؟

 همانطور که مشاهده مى‏شود، مطالعه سیستم موجود شامل چندین فعالیت متفاوت است، که هر یک زمانگیر و نیاز به صرف وقت و تلاش کافى است. با توجه به اینکه در انتهاى این مرحله چیز جدیدى به سیستم موجود اضافه نخواهد شد و تنها یک بررسى است، به عبارت دیگر محصول جدید و ملموسى ندارد، مدیران و برخى از تحلیلگران نمى‏توانند وجود آنرا تحمل کنند. وقتى مى‏خواهید یک زمین بایر را به یک باغ تبدیل کنید، باید ابتدا آنرا شخم بزنید، سنگهاى آن را خارج کنید و مدتى را صرف آماده کردن آن کنید. اما اغلب افراد علاقه دارند سریعتر درخت‏ها را بکارند. اگر شرایط آماده نشده باشد، درختهاى کاشته شده پس از مدتى از بین خواهند رفت. مطالعه سیستم موجود مانند آماده کردن زمین براى کاشت است. تحلیلگرانى که مطالعه سیستم موجود را به دلایلى چون کم اهمیت شمردن آن، تنبلى، فشار مدیریت و ... بسیار سریع و ناقص انجام مى‏دهند و یا بعضا، اصلاً آنرا انجام نمى‏دهند و به یک گشت یکى دو ساعته در سازمان اکتفا مى‏کنند، در طراحى و پیاده سازى سیستم دچار شکست مى‏شوند. این شکست هم متوجه تحلیلگر، و هم متوجه سازمان خواهد بود و هر دو از این موضوع زیان خواهند دید. همانطور که در ایجاد یک باغ، آماده کردن زمین، زمان و هزینه‏اى کمتر از کاشتن درختان را طلب نمى‏کند (اگر بیشتر نکند)، مطالعه سیستم موجود نیز در مقایسه با طراحى و پیاده سازى سیستم جدید، زمان و هزینه قابل‏توجهى را مصرف مى‏کند(شکل3-6). این

 نسبت در سیستمهاى مختلف، متفاوت است.

 مطالعه سیستم موجود، اثرات متعددى را در توسعه سیستم مى‏گذارد (شکل 4-6). نقص یا عدم انجام مطالعه سیستم موجود باعث ایجاد مشکلات زیر مى‏شود :

 1- عدم پشتیبانى کامل و لازم مدیریت در زمان مطالعه و طراحى سیستم جدید و پیاده‏سازى. زیرا مدیریت، از جوانب و ابعاد مشکل آگاه نشده است. معمولاً قبل از مطالعه سیستم موجود، مدیریت تنها بخش کوچکى از مشکلات سازمان را شناسائى کرده است، بنابراین اهمیت کمترى براى اصلاح و توسعه سیستم قائل خواهد شد.

 2- عدم تصریح و تشریح مسئله و اهداف مورد نظر و اشتباه گرفتن اهداف.

 3- خوشبینى بیش از حد.

 4- انتخاب شرایط و سخت‏افزار نامناسب و سیستم کامپیوترى نامناسب. نکته قابل توجه آنست که درموارد متعدد، سخت‏افزار و نرم‏افزار با برآوردى سریع و بدون در نظر گرفتن شرایط مسئله و محیط سیستم انتخاب مى‏شوند. این موضوع منجر به غیرقابل استفاده شدن یا تحمل ضرر تغییرات مجدد مى‏شود.

 5- شکست خوردن و عملى نشدن طرح. این موضوع مى‏تواند ناشى از دو علت باشد. اول آنکه شرایط اجراى طرح درست محاسبه نشده، و دوم آنکه طرح اصلاً امکان پذیر نباشد.

 6- خطاى تخمینها و پیش‏بینى‏ها در هزینه، زمان، فعالیتها، همکاریها و ....

 7- مقاومت کارکنان در مقابل تغییرات. شناسائى سیستم موجود و مشکلات آن، به کارکنان سازمان نیز اهمیت و لزوم اصلاحات را نشان خواهد داد و همکارى آنان را در اصلاح سیستم جلب خواهد کرد.

 8- اصطکاک سیستم با عوامل محیطى. وقتى در هنگام طراحى و ساختن یک اتومبیل، شرایطى را که قرار است آن اتومبیل در آن فعالیت کند درست نشناخته باشید، اتومبیل طراحى شده در آن محیط قابل استفاده نخواهد بود. مثلاً اگر قرار است اتومبیل در جاده‏هاى کوهستانى حرکت کند (و شما این موضوع را ندانید) ممکن است اتومبیلى با محور و کف (شاسى) کوتاه طراحى کنید. این اتومبیل در اولین دست‏اندازهاى جاده متوقف، و بر روى دست‏اندازها معلق خواهد ماند!.

 9- عدم امکان انجام ارزیابى سیستم پس از اتمام کار. وقتى ندانیم سیستم قبلى چه وضعیتى داشته و دچار چه مشکلاتى بوده است، نمى‏توانیم تشخیص دهیم که سیستم جدید چقدر نسبت به سیستم

قبلى بهتر است.