دانلود مقاله مدیریت تغییر

Change management

There is considerable overlap and confusion between change management, change control and configuration management. The definition below does not yet integrate these.

Change management is an important process, because it can deliver vast benefits (by improving the system and thereby satisfying customer needs), but also enormous problems (by ruining the system and/or mixing up the change administration). Furthermore, at least for the Information Technology domain, more funds and work are put into system maintenance (which involves change management) than to the initial creation of a system. Typical investment by organizations during initial implementation of large ERP systems is 15-20% of overall budget.

In the same vein, Hinley describes two of Lehman’s laws of software evolution: the law of continuing change (i.e. systems that are used must change or automatically become less useful) and the law of increasing complexity (i.e. through changes the structure of a system becomes ever more complex and more resources are needed to simplify it).

The field of manufacturing is nowadays also confronted with many changes due to increasing and worldwide competition, technological advances and demanding customers Therefore, (efficient and effective) change management is also of great importance in this area.

It is not unthinkable that the above statements are true for other domains as well, because usually, systems tend to change and evolve as they are used. Below, a generic change management process and its deliverables are discussed, followed by some examples of instances of this process.

Notes: In the process below, it is arguable that the change committee should be responsible not only for accept/reject decisions, but also prioritisation, which influences how change requests are batched for processing.

مدیریت تغییر

جهان همواره در حال تغییر و تحول است و ادامه حیات ذرات هستی در گرو همین تغییرات است. تغییر در همه پدیده‌های جهان جریان دارد و این تنها به طیف خاصی محدود نیست. تغییر پیش از پیدایش بشر وجود داشته و همیشه نیز وجود خواهد داشت. چه در غیر این صورت، در هر موقعیت و لحظه از زمان، انتقال به زمان و شرایط بعدی ممکن نخواهد بود. بشر همیشه درصدد ایجاد تغییرات مثبت، مهار تغییرات منفی و مبارزه با آثار آن بوده است و سعی نموده است که تغییرات را مدیریت نماید تا از آثار زیان بار آن در امان بماند. سازمان‌ها و بنگاههای اقتصادی نیز در دنیای پرشتاب امروزی دائماً در حال تغییر و تحول هستند و سازمان هایی می‌توانند باقی بمانند که برای بقای خود مزیت رقابتی بوجود آورند. سئوالی که به ذهن متبادر می شود این است که آیا تغییر فرایندی مثبت است یا منفی؟

نگرش به تغییر در دنیای مدیریت، نگرشی سیستمی و مبتنی بر فرآیند است. فرآیند از جایی آغاز و در جایی پایان می‌پذیرد. بنابراین می‌توان گفت که فرآیند مدیریت تغییر، فرآیندی آگاهانه و مبتنی بر رویکردی تعریف شده می باشد. در یک نگرش کلی می‌توان گفت فرآیند مدیریت تغییر از هفت مرحله تشکیل می‌شود که عبارتند از:

1- مرحله تدوین راهبرد و طرح

2- تغییر مستندات و مدارک در هسته مرکزی سازمان

3-  تشخیص جدول‌بندی تغییرات

4- برپایی ساختار و ترکیب‌بندی

5-  آزمایش در محیط قابل کنترل

6-گسترش ترکیب‌بندی تغییر

7- نمایش پایداری و عملکرد

زیرساخت‌های این هفت مرحله، زیرساخت‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری هستند اما زیرساخت اصلی هر نوع تغییر در سازمان ها در حقیقت انسان ها هستند.

در مواجهه با تغییرات اگر سازمان آمادگی لازم را نداشته باشد که از درون خود، تغییرات را پذیرا باشد و در مقابل آن مقاومت نشان دهد، لاجرم به سمت اضمحلال خواهد رفت.

برای مدیریت در تغییر باید دانست که:

-  چرا تغییر ضروری است؟

-  چه کسی می‌خواهد تغییر رخ دهد؟

-  چه نتایجی مطلوب است؟

-  چگونه تغییر ایجاد می‌شود؟

-  چه کسانی حمایت و چه کسانی مشارکت می‌کنند؟

-  ما باید چه کنیم و در چه مسیری حرکت نمائیم؟

باید اذعان نمود که پیچیدگی پدیده تغییر از آن جهت است که فرآیندی دینامیک بوده و از تعامل متقابل عوامل مختلف بوجود می‌آید و تمامی این عوامل و متغیرهای آن در رابطه علت و معلولی با یکدیگر، ساز و کاری بوجود می‌آورند که درک و تحلیل آن را مشکل می‌سازد. از این رو تشخیص جهت مناسب تغییر دشوار می‌شود.

دو دلیل عمده وجود دارد که ضرورت تغییر در سازمانها را ایجاب می‌نماید:
1-   نیاز به تغییرات درونی برای تطبیق با رخ دادهای ایجاد شده در خارج از سازمان.

2-   علاقه به پیش‌بینی توسعه در آینده و یافتن راه های تطبیق با آن.

به هنگام حادث شدن تغییر، عوامل انسانی در سازمان پاسخ‌های متفاوتی از خود نشان می‌دهند.
مقاومت افراد در مقابل تغییر یکی از مهمترین مسائل سازمان ها و بنگاه های اقتصادی است زیرا آنها تغییر را نوعی تهدید برای خود می‌دانند و به سادگی پذیرای تحولات و تغییرات نمی‌شوند و غلبه بر این مقاومت و هدایت آن، یکی از مشکل‌ترین وظایف مدیران است. به هر حال تغییر هرچه باشد و مقاومت در مقابل آن به هر شدتی که باشد نیاز به مدیریت و راهبری دارد و مدیر باید افراد را توجیه کرده و آگاهی‌های لازم را به آن ها بدهد.

مقاومت در مقابل تغییرات دو منشاء دارد:

1-   مقاومت‌هایی که منشاء فردی دارند و به ویژگی‌های شخصیتی افراد مربوط می‌شود که عبارتند از: عادت، امنیت، ترس از ناشناخته‌ها، عوامل اقتصادی و بی‌اعتمادی به خود.

2-   مقاومت‌هایی که منشاء سازمانی دارند که عبارتند از: مکانیسم‌های ساختاری، احساس تهدید توسط متخصصان، هنجارهای گروه و سرمایه‌گذاری شغلی.

برای مدیریت تغییر و مقابله با مقاومت کارکنان در برابر تغییر، "رابینز" روش هایی را به شرح زیر پیشنهاد نموده است:

 1-   ارتباطات: مدیر باید با کارکنان ارتباطی موثر برقرار نموده و دلایل ایجاد تغییر را برای آنان بیان کند.
 2-  مشارکت: کارکنان را باید در جریان تغییرات شرکت قرار داد و بدین ترتیب از مقاومت آنان در مقابل تغییرات کاست.

3- اعطای تسهیلات: شامل آموزش مهارتهای جدید و دادن مزایا و ..

  4-  استفاده از زور: آخرین روش است و مدیر باید گروه هایی را که هنوز مقاومت می‌نمایند به طور مستقیم مورد تهدید قرار داده و از

 روش های مختلف مجبورشان نماید که از مقاومت دست بردارند.

 به هر حال باید تاکید نمود که در تحولات سازمانی دو هدف به شرح زیر وجود دارد:
       1- همساز کردن سازمان با نیازهای محیطی
       2-  تغییر رفتار کارکنان و همسو ساختن آن با نیازهای جدید
که هر دو این اهداف باید توسط مدیران و رهبران سازمان ها دنبال شود تا سازمان ها و بنگاه های اقتصادی قادر به ادامه حیات و ماندگاری در بازار رقابت باشند.
در ارتباط با انجام تغییرات نکته حائز اهمیت مقاومت کارکنان در مقابل تغییرات است. اما این مقاومت و عدم تمایل دلیل بر رد مسأله تغییر و تحول و تأخیر در آن نیست و انتظار می‌رود مدیر با اداره صحیح امور و تدبیر و کاردانی خویش، کارکنان را به سمت و سوی ایجاد تغییر هدایت نماید و این جا است که مشاهده می‌شود مدیریت آمیزه‌ای زیبا و پیچیده از علم و هنر است و مدیر هنرمند کسی است که بدون وقفه در فعالیت‌های قبلی سازمان قادر به انتقال کارکنان خود به وضعیت جدید باشد. سه اصل بنیادین مدیریت تغییر؛ ارزشیابی مستمر وضعیت (بیرونی و درونی) سازمان، مشارکت بخشیدن به کارکنان (در فعالیت‌ها و نتایج حاصله از آن) و ارتباطات اقناعی (در همه زمینه‌ها و موضوعات) است که بر پایه آنها می‌توان بر مقاومت در برابر تغییر غلبه کرد.

نگاهی به روند و چگونگی مدیریت تغییر در آموزش و پرورش

یکی از مهم ترین نتایج تغییر وزیر آموزش و پرورش، تغییرات گسترده در سطوح مدیریتی مجموعه آموزش و پرورش، از وزارتخانه تا مدارس است. به طوری که لااقل در سطح 19 منطقه شهر تهران ، به غیر از یک مدیر منطقه که تعویض نشده و دو سه نفری که جابه جا شده اند، همه رؤسا تغییر یافتند. این اتفاق برای اولین بار نیست که رخ می دهد و آموزش و پرورش هم تنها وزارتخانه  ای نیست که دستخوش تغییرات می شود، اما در این میان دو نکته قابل توجه است: اول- این تغییرات چه تأثیراتی در سطوح مختلف بر جای می گذارد؟ دوم- آیا اینها همان تغییراتی هستند که آموزش و پرورش بدان نیاز دارد؟ آیا این تغییرات چند باره، باعث بهبود و ارتقای عملکرد آموزش و پرورش شده است؟ نوشته ای که پیش رو دارید به بررسی نکته دوم می پردازد، چرا که نویسنده مطلب اعتقاد دارد با تحلیل مبانی تغییر در آموزش و پرورش، می توان به نتایج و تأثیرات آن هم پی برد. در این نوشته ابتدا رویه جاری تغییرات در آموزش و پرورش مورد بحث قرار می گیرد و سپس ضرورت های بنیادی و نیازهای اساسی تغییرات در آموزش و پرورش، تبیین می شود.
بد و خوب تغییر
درباره تغییر بحث های گوناگونی می توان انجام داد. یکی از این مسائل، بد و خوب تغییر و آثار خیر یا شر آن است. ممکن است اصلاً ضرورتی منطقی برای تغییر وجود نداشته باشد و تغییر فقط بر مبنای عوامل احساسی و هیجانی صورت گیرد. گاهی نیت اولیه تغییر ایراد دارد و به جای اصلاح، برای سوءاستفاده و منافع شخصی انجام می شود. گاهی ضرورت تغییر وجود دارد، ولی روش تغییر نادرست است و به نتایج معکوس می انجامد.