چکیده
سازمانها برای حفظ بقای خود و پیشرفت در دنیای رقابتی امروز به بهبود مستمر عملکرد خود نیاز دارند و در این راستا استفاده از نظام های کنترل مدیریت ضروری است.
این مقاله به معرفی نظام های کنترل مدیریت می پردازد و فرایند کنترل را به عنوان اساس مدیریت عملکرد مطرح می‌سازد و سیستم سنجش عملکرد را به عنوان سیستمی کنترلی در جهت مدیریت عملکرد می داند.
کنترل چیست؟
پنج وظیفه اصلی مدیران عبارتند از: برنامه ریزی،سازماندهی، تأمین نیروی انسانی، رهبری و کنترل.
با وجود اهمیت تقریباً یکسان این وظایف، برنامه ریزی نسبت به بقیه اولویت دارد چون سایر وظایف مدیریت پس از برنامه ریزی و به منظور تأمین اهداف پیش بینی شده آغاز می شوند. برنامه ریزی بدون سازماندهی و انتخاب افراد مناسب برای انجام فعالیت ها و برنامه ها و هم چنین عدم نظارت بر اجرا، امری زاید می باشد.
سیستم سنجش عملکرد یک سیستم کنترلی است و در مدیریت عملکرد از سیستم های کنترلی استفاده می شود. به منظور روشن شدن نقش سیستم سنجش عملکرد در سازمان ها، مفهوم کنترل و دلایل نیاز سیستم های مدیریت به کنترل بررسی می‌شود.
کنترل فرایندی مستمر برای اطمینان از انطباق نتایج واقعی با برنامه های پیش بینی شده است. کنترل ابزاری برای ارزیابی اثربخشی و کارایی سایر فعالیت های مدیریت، یعنی برنامه ریزی، سازماندهی، تأمین نیروی انسانی و رهبری است.
کنترل : مراتب و مصادیق آن
کنترل دارای گستره وسیع و مراتب و اشکال گوناگونی می باشد که از آن جمله می توان به : نظارت و هدایت حین اجرا، اندازه گیری فعالیتها، فرایندها و نتایج، مانیتورینگ، انواع ممیزی، ارزیابی، رسیدگی و بازنگری و ... و روش های کسب اطمینان از حصول اهداف و برنامه ها و اجرای اصلاحات مورد نظر اشاره کرد.
فرایند کنترل
فرایند کنترل در سه سطح مطرح می شود :
1) سطح استراتژیک
فرایندی است که به منظور کنترل روند تصمیم گیری ها وتعیین هدفهای کلی سازمان یا تدوین مجدد استراتژی های بلندمدت در رسیدن به هدفهای سازمان صورت می گیرد.
برای انجام این نوع کنترل، فعالیتهای فرعی به شرح زیر بر اساس برنامه تعیین شده باید اجرا شوند:
الف)کنترل صحت مفروضات پایه ای برنامهریزیاستراتژیک
با توجه به اینکه استراتژی‌ها بر پایه و بر اساس یکسری مفروضات بنا می‌شوند، لذا اولین بعد مفهوم استراتژی که بایستیکنترل شود، مفروضات برنامهریزیمیباشد. مفروضات برنامه‌ریزی بر دو اساس وضعیت داخلی و وضعیت محیطی (پیشبینی شده) سازمان تعیین میگردند و ممکن است این مفروضات به صورت غلطینتیجهگیریشده باشند یا اینکه بدلیل تغییرات جدید، اعتبار خود را از دست داده باشند. لذا در این فعالیت فرعی صحت و اعتبار مفروضات برنامهریزیبا توجه به شایستگیهایکلیدیمؤسسه و اقتضائات محیطیمورد بررسی و کنترل قرار میگیرند.
ب) کنترل تغییرات درونی و بیرونی
یکی دیگر از ابعاد استراتژی‌ها که بایستیمورد بررسی و کنترل قرار گیرد، بررسیاثر تغییرات درونی و بیرونی، که در شکل تغییرات در قوتها و ضعفها وتهدیدها بروز مینماید، میباشد. باتوجه به اینکه استراتژیهایسازمان بر اساس وضع موجود و پیشبینی شده طراحی می‌شود، لذا تغییرات وضع موجود یا وضعیت پیشبینیشده موجب تغییر در گزینههایموجود میگردد، که بایستی اثر این تغییرات محیط مورد بررسی و در صورت لزوم برای تعریف مجدد استراتژی‌ها به کار گرفته شود.
ج) کنترل صحت اجرایفرایند برنامه‌ریزی استراتژیک
سازمانها بدون اجرای صحیح استراتژی های تدوین شده نمی توانند به اهداف مورد نظر خود دست یابند، پس در زمینه اجرای صحیح استراتژی ها نیز به نظام های کنترلی نیاز داریم.
د) بررسی ادواریجامع استراتژی‌ها (بازنگری استراتژیک)
برای کنترل کلی و سیستماتیک و در نظر گرفتن تعاملات تمامی ابعاد استراتژی ها، شامل مفهوم و اجرا، بازنگری استراتژیک پس از طی یک دوره خاص از اجرای استراتژی ها به صورت ادواری صورت می گیرد. [1]
2) سطح فرآیندی
فرایندی است که به وسیله آن مدیریت اطمینان می یابد که اهداف و استراتژی های تعیین شده از طریق زنجیره ای از فرایندهای مورد نظر به شکل برنامه های عملیاتی توسط واحدهای مختلف سازمان جاری می شوند. در این سطح، کنترل توسط مالکان فرایند و تحت نظر مدیریت سازمان صورت می گیرد.
3) سطح وظیفه ای
فرایندی است برای اطمینان از اینکه در راستای برنامه عملیاتی و جاری سازی برنامه ها به منظور نیل به اهداف و استراتژی‌ها، وظایف مشخص واحدهای وظیفه ای به طور مؤثر و مناسب انجام یافته است.
نظام کنترل مدیریت
نقش مدیریت درکنترل ، « کنترل مدیریت » و نظامی که درکارهایی از قبیل جمع آوری ، تجزیه و تحلیل و ارزیابی اطلاعات برای استفاده ازآن درکنترل فعالیتهای سازمان می کوشد ، « نظام کنترل مدیریت » نامیده می شود.
کنترل مدیریت شامل کلیه روش ها و دستورالعمل های لازم، ازجمله نظامهای کنترل مدیریت است که برای اطمینان یافتن از انطباق آنها با استراتژی ها و خط مشی های سازمانی مورد استفاده قرار می گیرد و نظام کنترل مدیریت یک فرایند و ساختار منظم سازمان یافته است که مدیریت درکنترل مدیریت به کار می گیرد.
نقش هدفها واستراتژی هادر کنترل مدیریت
سازمانها به هدف هایی نیازمندند که به صورت بیانیه هایی، نشان دهنده دلیلی برای بقای سازمان می باشند. این چنین بیانیه‌هایی برای هماهنگی، هدایت و بهینه سازی هدف برای اعضای سازمان طرح ریزی شده است. برای هماهنگی فعالیتهای سازمان در راستای هدفها، سازمانها استراتژی هایی را تدارک می دهند که مدیریت سازمان،آنها را برای رسیدن به هدفها دنبال می نماید.
استراتژی ها شکل «خط مشی ها» و « برنامه ها» را به خود می گیرند واین دو مبنای انواع مختلف کنترل مدیریت و نظامهای کنترل مدیریت را تشکیل می دهند. فرایند کنترل مدیریت در رابطه با میل به هدف های سازمان از طریق اجرای استراتژی ها ممکن است. تا حد ممکن، نظام کنترل مدیریت می بایستی به نحوی طرح ریزی شود که برای استراتژی های مشخص درهر سازمان مناسب بوده ومدیران باید دریابند که چگونه استراتژی ها فرایند کنترل مدیریت را تحت تأثیر قرار می‌دهند. طراحان نظام بایستی اطمینان یابند که نظام های کنترل مدیریت با هدفهای سازمان تجانس داشته و به آنها منتهی شود. [ 2]
متغیرهای کلیدی در طراحی کنترل مدیریت
با توجه به اینکه نظامهای کنترل مدیریت باید به نحوی طرح ریزی شوند که با ارائه اطلاعاتی در زمینه ارزیابی عملکرد سازمان،رسیدن به اهداف را ازطریق اجرای استراتژی ها تسهیل نمایند پس باید ارائه کننده سنجش های مناسب باشند. که در این راستا تعریف معیارها و شاخص ها به منظور کنترل میزان دستیابی به اهداف و استراتژی ها اهمیت ویژه می یابد.