تحقیق سیستم جامع برنامه ریزی منابع سازمانی

آشنایی با شرکت سهامی ذوب آهن اصفهان

ذوب آهن اصفهان یکی از عظیم ترین صنایع زیر بنایی کشور و اولین تولید کننده محصولات فولادی درایران

تاریخ توافق نامه : 23 دی ماه 1344 بین کشورهای ایران و شوروی سابق

مکان : کیلومتر 45 جاده اصفهان شهرکرد در 5 کیلومتری زاینده رود

آغاز عملیات اجرایی :  سال  1346

شروع بکار : دی ماه سال 1350 تولید چدن ، 1351 تولید فولاد

ادامه کار : سال 1369به ظرفیت یک میلیون نهصد هزار تن در سال

واکنون : با ظرفیت دومیلیون دویست هزار تن در سال مقاطع طویل

بخش های اصلی ذوب آهن اصفهان:

واحدهای کوره بلند 1و2 : تولید چدن مذاب

واحد فولادسازی : تولید فولاد مذاب

واحدهای ریخته گری : تولید شمش فولادی

واحدهای نورد : تولید مقاطع طویل شامل انواع تیر آهن / میلگرد /ناودانی/نبشی / مفتول

مقدمه :

چرخش سریع و صحیح اطلاعات در سازمانهای بزرگ و سوق دادن فعالیتها و تصمیم گیریهای لحظه ای و بعضا" سلیقه ای به سمت سیستمهای مبتنی بر استانداردهای متداول و پذیرفته شده ، یکی از مهمترین عوامل موفقیت سازمان به حساب می آید.اصولا" دامنه اطلاعات و داده هائیکه در کارخانجات و سازمانهای بزرگ بایستی مبادله شوند به حدی است که نمیتوان در غیاب یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه به صحت آن اطمینان داشت و غالبا" گزارشات استحصالی تحت تاثیر شرایط خاص و تفسیرهای مختلف تهیه کنندگان متفاوت و مغایر می باشدو احتمالا" مدیریت را در تحلیل داده ها و اتخاذ تصمیم مناسب گمراه می کند.

امروزه پیشرفت فن آوری ارتباطات و اطلاعات ، اقتصاد دیجیتالی و تجارت الکترونیکی را به دنیا هدیه کرده و این پدیده جدید عرصه رقابت برای ماندن در چرخه اقتصاد را بسیار تنگ و سخت کرده است. در چنین شرایطی تنها سازمانهایی یارای ماندن و پیروز شدن را دارند که خود را برای این چالش آماده کرده و با سرعت و زیرکی ابزارهای لازم برای پذیرش تحول را در اختیار بگیرند.

برای مکانیزه کردن سازمان بصورت یکپارچه یعنی ایجاد سیستم های اطلاعاتی جامع راههای مختلفی وجود دارد ، بعنوان مثال ، مطالعه همه جانبه گردش اطلاعات و فرآیندهای کاری در سازمان و سپس طراحی بانک های اطلاعاتی و نهایتا" با برنامه نویسی، سیستم های مورد نیاز تولید می شوند. روند فوق بسیار زمانبر وهزینه بر است. اما با انتخاب بسته های نرم افزارهای ERP می توان راه میانبر را انتخاب کرد و از مزایای آن بهره مند شد. در این روش به جای برنامه نویسی و ایجاد سیستم های اطلاعاتی مخصوص یک سازمان  ، از سیستم های اطلاعاتی و برنامه های استاندارد از پیش آماده شده استفاده  می شود.

ERP یا Enterprise  Resource  Planning  به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی (بنگاه اقتصادی ) که مفهوم ساده این کلمات عبارت است از «یک راه حل نرم افزاری که می کوشد کلیه فعالیت های  واحد های مختلف سازمان (اعم از صف و ستاد) را بطور یکپارچه در یک سیستم نرم افزاری واحد تعریف و ایجاد نماید، بنحویکه آن واحدها بتوانند نیازهای کاری و اطلاعاتی خود را از آن دریافت نمایند » اما از نظر علمی ERP مجموعه نرم افزار و سیستمی است که فرآیندهای کاری یک سازمان رابابکارگیری محیط کاری یکپارچه ، داده ها و بانک اطلاعاتی یکپارچه  و زبان برنامه ریزی یکپارچه در زمینه های مالی / فروش / خرید / انبارها / تولید ومنابع انسانی مکانیزه می کند.

مجموعه نرم افزارهای ERP نتیجه بیش از 40 سال تجربه و سعی و خطا است و بدلیل بهبود مستمر در تکنیک های موجود در مدیریت سازمان ها و رشد سریع تکنولوژی اطلاعات ، این مجموعه نرم افزار نیز به همراه آن رشد کرده و روند تکاملی خود را طی کرده است. این بسته های استاندارد به راحتی در هر سازمان در زمان نسبتاکوتاهی که فقط برای بومی سازی سیستم صرف خواهد شد قابل پیاده سازی و بهره برداری می باشد.

شرکت سهامی ذوب آهن اصفهان  در راستای ایجاد سیستم های اطلاعاتی یکپارچه  به دلیل ویژگیهای ERP این ابزار را بعنوان گزینه برتر برای سیستم اطلاعات مدیریت کارخانه برای اولین باردر کشور بعنوان یک پروزه مستقل سازماندهی و اجراء کرده است و هم اکنون در مرحله عملیاتی کردن  این مجموعه در کلیه واحدهای تولیدی ، پشتیبانی ، و ستادی می باشد.

به منظور آشنایی  همکاران / دانشجویان و علاقمندان با مفاهیم بنیادی در سیستم های اطلاعات مدیریت و سیر تکاملی آنها و جایگاه ERP و توانمندیهای آن ، مجموعه مقالاتی در طی دوره پیاده سازی سیستم ERP تدوین شده که در هفته نامه آتشکار ذوب آهن ،  سایت ذوب آهن ، همایش ها و مجلات کامپیوتری انتشار یافت  به منظور استفاده علاقمندان تمامی آن مقالات در این مجموعه  آورده شده است.

در پایان از دوستان و همکاران عزیزم که اینجانب را در تهیه این مجموعه یاری کردند صمیمانه تشکر می کنم و امیدوارم این تلاش جمعی مورد رضای حق تعالی قرار گیرد . 

مرتضی    حسین نخعی 

معاون فن آوری اطلاعات وسیستم ها

ذوب آهن اصفهان

اهمیت سیستم های اطلاعات مدیران  :

امروزه اطلاعات عامل اصلی کسب قدرت است و تسلط واقعی در جهان کنونی ، تسلط اطلاعاتی است دستیابی به ماده و انرژی و تبدیل آن به محصول ، پایه های قدرت در جامعه های سنتی به شمار می آید و امروزه مهمترین مشخصه جامعه قدرتمند اولویت دادن به اطلاعات و استفاده بهینه از آن است و به جرأت می توان گفت پیشرفت و توسعه نمودی عینی از کاربرد اطلاعات می باشد.

زیباترین و موثرترین جلوه اطلاعات در مدیریت تجلی می یابد که ثمره اصلی آن تصمیم گیری و راهبرد سازمانهاست. اطلاعات مدیران تنها ابزاری است که آنها را در اتخاذ تصمیم یاری می کند . مدیران با دریافت اطلاعات و پردازش آن به شناختی دست می یابند که براساس آن گزینه های ممکن در حل مسائل را تشخیص داده و مناسب ترین آنها را انتخاب می کند و در حقیقت سرعت عمل مدیر در تصمیم گیری و درستی تصمیم او بستگی کامل به کم و کیف اطلاعاتی دارد که در دسترس او قرار میگیرد.

اطلاعات در مدیریت امور فردی و خانوادگی نیز نقش اصولی یافته و پیشرفت انسان و بهره برداری مناسب در زمان و منابع در اختیار فرد ، ارتباط مستقیم با حجم اطلاعات جذب شده وی دارد.

امروزه توسعه و پیچیدگی سازمانهای تخصصی ، مدیریت سنتی گذشته را غیر کارآمد ساخته و سیستمهای اطلاعات مدیریت MIS ، پدیده ای است که می توان آن را مشخصه گذر از مدیریت سنتی به مدیریت مؤثر جدید دانست . مدیران سنتی با حضور فیزیکی در محیط سازمان به کسب مستقیم اطلاعات می پردازد و با آزمون و خطا روشهای مورد نظر را تجربه میکنند. شبکه اطلاعاتی آنها به تعداد اندکی از افراد مورد اعتماد که در نقاط حساس گمارده می شوند محدود میگرددو گاه نفوذ در این گونه شبکه های اطلاعاتی امکان خط دهی به مدیران را فراهم می سازد. این مکانیزم کسب اطلاعات پاسخگوی شرایط پیچیده حاضر نیست و نمی تواند در برخورد با مسائل بغرنج صرفاً به ذهنیات و یا گزارشات محدود  اقوال دست اندرکاران متکی شد.

اداره امور به شیوه های موثر و کارآمد مستلزم پردازش حجم انبوهی از اطلاعاتی گوناگون است که با آهنگی سریع رشد کرده و تحلیل آنها را دشوارتر می سازد . نگرش سیستمی به جهت جامعیت بالقوه به یکپارچگی و هماهنگی اطلاعات موجود در سازمان انجامیده و  نمود نگرش سیستمی به سازمانها به استقرار سیستمهای اطلاعات مدیریت MIS منجر می گردد . این سیستمها که از جمع آوری و سازماندهی داده ها شروع و به تولید اطلاعات ، سطح بندی و انتقال آن به مدیران می انجامد ، همچون ناظری مقتدر در تمامی سطوح سازمانها حضور یافته و حیطه معرفتی مدیر را توسعه داده بینش وی را برای اتخاذ تصمیمات صحیح مهیا می سازد.

لازم به توضیح است که سیستم های اطلاعات مدیریت همپای تحول در شیوه های مدیریتی متحول و پاتر تر شده اند تا بتوانند نیازهای مدیریت موثر قرن حاضر را تامین کنند.

تجزیه وتحلیل کلمه های سیستم / داده/  اطلاعات/  پردازش :

درمقالات وکتاب های مختلف اسامی متفاوتی برای سیستم های اطلاع رسانی جامع آورده شده است ازجمله :

سیستم های اطلاعات مدیریت        - MIS  Management Information System

سیستم پشتیبانی تصمیم گیری                - DSS Decision Support System

برنامه ریزی منابع سازمانی                   - ERP Enterprise Resource Planning

سیستم اطلاعات استراتژیکStrategic Information System – SIS                 

درنهایت همه این عناوین دلالت بر سیستم های اطلاع رسانی جامعی است که مدیران را در رهبری سازمان وتصمیم گیری ودستیابی به اهداف یاری می رساند.اگر چه اصطلاح   MIS   از دهه 1960 به کاربرده شده اما هنوز درباره مفهوم آن یک توافق جهانی وجود ندارد برای درک بهتراین ا صطلاح تعاریف زیر رامطرح می کنیم.

سیستم System  

به مجموعه ای از اجزاء که با یکدیگر در تعامل باشند وهدف خاصی را دنبال کنند سیستم می گویند با توجه به این تعریف یک سیستم اولا بیش از یک عضو دارد ثانیا اجزاء وقطعات یک سیستم باید باهم ارتباط منطقی داشته باشند به عنوان مثال ساعتها ، ماشین ها ودوچرخه ها همگی سیستم می باشند  زیرا بیش از یک قطعه دارند وقطعات نیز با هم ارتباط منطقی دارند اما یک صخره نمی تواند یک سیستم باشدلازم به توضیح است یک ساعت مچی خراب که دیگرزمان صحیح را نشان نمی دهد نیز یک سیستم است ولی یک سیستم معیوب مانند سازمانی که درست عمل نمی کند.

مورد دیگری که در تعریف سیستم قابل تامل است قصد مشترک برای دستیابی به یک هدف می باشد هر سیستم برای دستیابی به یک یا چند هدف طراحی می شود وتمام اجزاء به جای دستیابی به اهداف شخصی برای دستیابی به اهداف کل سیستم فعالیت می کنند.

سیستم هایی که شامل انسان می باشند(مانند سازمانها )برخلاف سیستم های مکانیکی از پیچیده گی

زیادی برخوردارند زیرا انسان ها در فرهنگ ، خلق وخو ،  روابط انسانی و ..... متفاوتند همه این موارد بر روی عملکرد سیستم های انسانی اثر میگذارند وکارمدیران در سیستم های انسانی برای دستیابی به اهداف سازمان به مراتب مشکل تر خواهد بود.

داده  Data/ اطلاعات  Information/ پردازش Processing

اطلاعات به داده های خامی گفته می شود که بعد از پردازش نتیجه خاصی را ارائه دهند. افراد زیادی داده واطلاعات را به جای هم بکار میبرند این مسئله در مکالمات غیر رسمی قابل قبول است ولی باید بین این دو تفاوت قائل شد .داده چیزی است که برای تصمیم گیری ، محاسبه ویا اندازه گیری مورد استفاده قرار می گیرد . به عنوان مثال داده ممکن است تعداد ساعت کارکردهر یک از کارکنان شرکت باشد وقتی این داده ها پردازش شد می تواند به اطلاعات منجرشود برای نمونه وقتی ساعت کارکرد هر یک از کارکنان در نرخ دستمزد ساعتی وی ضرب شود حاصل آن درآمدناخالص فرد خواهد بود و وقتی درآمد های ناخالص کلیه کارکنان با هم جمع شودحاصلجمع عبارت است از کل مبلغ قابل پرداخت شرکت به کارکنان . حال این ارقام یک اطلاعات برای مدیر شرکت به حساب می آید پس اطلاعات به مدیر چیزی رامی گوید که وی قبلا نمی دانسته است.نکته قابل توجه در بحث داده و اطلاعات این است که اطلاعات استخراج شده از یک سیستم می تواند داده ای برای سیستم دیگر منظور شوددر مثال قبل ارقام مجزا برای هر یک ازکارکنان اطلاعات به حساب می آیند زیرا هر عدد به کارمند می گوید در ماه گذشته چه مقدار پول بدست آورده است ولی برای مدیر قسمت این ارقام فقط داده است ومدیر می خواهد بداند که مبلغ حقوق پرداختی شرکت چقدر می باشد بنابراین این ارقام فردی می بایست برای تولید این اطلاعات مجددا پردازش شود.

پردازش داده ها می تواند توسط دست ویا به کمک ابزار مانند ماشین حساب ویاکامپیوتر انجام شود که به آن سیستم پردازش داده   Data Processing System   گفته می شود. معمولا بین زمانی که داده ها جمع آوری می شوند وزمانی که به اطلاعات تبدیل می شوند فاصله زمانی وجود دارد. به عنوان مثال داده های حقوق بگیران تا پایان دوره پرداخت یعنی هنگامی که لیست حقوق بگیران آماده شود نگهداری می گردد ودرپایان ماه به اطلاعات تبدیل می شود وهمچنین اطلاعات تولید شده برای استفاده کاربر می باید ذخیره سازی وحفاظت شود تا در صورت نیاز به آن مراجعه کنند بنابراین نگهداری وذخیره اطلاعات در سازمان از اهمیت خاصی برخوردار است که این مهم جزء وظایف مدیریت پایگاه داده ها  Database Management System - DBMS   می باشد که یکی از اجزاء مهم سیستم اطلاعات مدیریت MIS  به شمار می رود.با بکارگیری وسیع کامپیوترها در امر پردازش وذخیره سازی داده ها وایجاد سیستم های اطلاعات مدیریت MISدر عصر حاضراطلاعات بیشترین توجه را به خود جلب کرده است.

در پایان این قسمت بایدگفت گردش اطلاعات در سازمان ها از ارزش بالایی برخوردار شده است ودر واقع این گردش در سازمانها مشابه گردش خون در بدن انسان است همانطور که اگر در بدن انسان به عضوی خون نرسد آن قسمت از کار می افتد ودرنهایت اعمال سایر اعضا نیز مختل میشود در سازمانها نیز مختل شدن روند گردش اطلاعات منجر به روند عدم اجرای وظایف کامل یک قسمت ویا تمامی قسمت های سازمان خواهد شد.

چرخه فرآیند مدیریت :

همانگونه که  توضیح داده شد MIS از سه کلمه سیستم،اطلاعات و مدیریت تشکیل شده است . در بالا در مورد دو کلمه سیستم و اطلاعات توضیح داده شد و اکنون به تجزیه و تحلیل کلمه مدیریت می پردازیم.

مدیریت یعنی فن و دانش انجام کار توسط دیگران ، این تعریف توسط پایه گذاران علم مدیریت عنوان شده است . اما در علم مدیریت روز ، مدیریت بصورت یک چرخه فرآیند تعریف می گردد.