تحقیق اهمیت اطلاعات درتجارت

مقدمه:

سیستم های اطلاعات دراشکال گوناگون می تواند درسازمانهاوکسب وکارها به کارگرفته شوند .مواردی نظیر انجام فعالیتها،حل مسائل سازمانی وپیگیری فرصتهای تجاری ،همگی بااستفاده ازآن امکان پذیر می گردد.

دراین مقاله قصد داریم اطلاعات تجاری (BIS) راکه کارکردهای گوناگون سازمانی نظیر بازاریابی،مالی ، حسابداری ،مدیریت عملیات ومدیریت منابع انسانی راپتیبانی می کند،موردبررسی قرارمی دهیم ودرپی آن اثراتی که می تواند بااستفاده ازاین سیستم ها در عملکرد سازمانها و کیفیت خروجیهای آن ایجادشود رامورد مطالعه قرارمی دهیم .

اهمیت اطلاعات درتجارت

امروزه اطلاعات هم به عنوان یک منبع استراتژیک درسازمان وهم به عنوان یگ منبع عمده برای ارزش افزوده مطرح است. اطلاعات  همواره به عنوان یک مزیت رقابتی قلمداد شده است .دستیابی به اطلاعات مربوط به فعالیتها ی  گوناگون سازمان ازجنبه های مختلف می تواند برعملکرد کلی آن اثرگذارباشد ،برخی ازمزایای آن به شرح ذیل است:

داشتن اطلاعات درزمینه نیازهاودیدگاههای مصرف کنندگان نسبت  به کالاها وخدمات فعلی سازمان می تواندبه بهبود محصولات وایجا محصولات جدید منجرشود .

اطلاعات درمورد پیشرفتهایی که در زمینه موادکاربرد فناوری وجودداردمی تواند به کارایی وبهره برداری درفرایند تولیدبهبود طراحی وکیفیت محصول منجر گردد.

ارتباط پیشرفته میان کارکنانی که خدماتی رابه مشتری ارائه می دهند وگروه عملیات طراحی وتولید محصول ،موجب مشخص شدن نواقص کالاومشکلات درنصب واجرای عملیات خواهد شد ولذا موجب افزایش کیفیت شود.

وجود جریان صحیح اطلاعات بین بخشهای تولید وفروش می تواند وظایف پیش بینی وبرنامه زمان بندی تولید رابهبود بخشیده وزمان تحویل راکاهش دهد.

به علاوه هرسازمانی که داده های صحیح ،دقزیق ،بهنگام وجامع دراختیار داشته باشدمیتواند درکمترین زمان ،به داده های ورد نیازش دسترسی داشته باشد ،بهتر می تواند به اهداش نایل شود.(7)

ویژگیهای اطلاعات مناسب:

اطلاعات مفید دارای چهارویژگی هستند: 1- بهنگام بودن   2- کیفیت   3- کامل بودن   4- مربوط بودن.بهنگام بودن به اینکه آیادرهنگاه تصمیم گیری دسترسی به اطلاعت اماکم پذیر است یاخیر،اشاره دارد. کیفیت به معنای صحت اطلاعات است .افراد به سادگی می تواند بااطلاعات غلط تصمیم های اشتباهی رااتخاذ کنند.کامل بودن به مقدار اطلاعات گردآوری شده ،دلالت داردومربوط بودن به میزان ارتباط اطلاعات بااهداف تصمیم ها اشاره دارد. معیارهای مناسب به مدیریان کمک خواهد کرد تااطلاعات وگزینه های صحیح راانتخب کنند(3)

مقاصدکلی اطلاعات

دریک دیدگاه کلی،اطلاعات داده های موردنیاز برای تصمیم گیری رافراهم می کند. این امر از طریق توصیف حالات پدیده ها ،تبیین رخدادها ،پیش بینی رویدادها ،پیشنهاد راهکارهای لازم وسرانجام ارزیابی فعلیتهای ارائه شده ،صورت می پذیرد .

-توصیف داده ها:

دراین مرحله هدف ازگردآوری داده ها توصیف شرایط موجوداست .همچنین دراین مرحله داده های مربوط به متغیرهای تاثیرگذار برعملکرد سازمان ونیز نتیجه عملکرد سازمان جمع آوری می شود تادرمراحل بعد باتفسیر و تعبیر این داده ها به اطلاعات موردنیاز دست یافت .

تبیین رخدادها :

تبیین رخدادها عاملی است که ناآشنایی وغیر منتظره بودن محیط راکاهش می دهد .درحوزه علم  تبیین شرایطی است که تحت آن برخی رویدادها تغییر ازصول پذیرفته شده تبعیت می کند .

-پیشنهاد راهکارها :

این فرایند شامل مراحل تصمیم گیری است .تعیین اهداف،شناسایی گزینه های مربوط ونتایج احتمالی آن ،ارزیابی این نتایج ودرپایان انتخاب تصمیم بهینه .

-ارزیابی:

به طور خاص درسازمان ارزیابی  فرایند تعیین چگونگی موفقیت برخی برنامه ها یااقدامات دردستیابی به اهداف تعیین شده است . اطلاعات مورد نیاز برای ارزیای به مدیران  کمک می کند تابرنامه های اجرایی راارزیابی کنند وپتانسیل آتی آن  رامشخص کنند.(4)

سیستم های اطلاعات فرابخشی:

سیستم های اطلاعات اغلب ترکیب یکپارچه ای از سیستم های اطلاعاتی بخشی هستند .این قبیل سیستم ها فرایند های تجاری راپشتیبانی می کنند.

فرایند هایی نظیر:

توسعه محصول جدید،تولید،توزیع،،مدیریت سفارش ها،پشتیبانی ازمشتریان ونظایر آن .بسیاری ازسازمانها به سیستم های فرابخشی به عنوان راهی استراتژیک برای استفاده ازفناوری اطلاعات درسهیم ساختن منابع اطلاعاتی میان بخشهای مختلف می نگرند،که به موجب آن کارایی و اثر بخشی فرایند های تجاری خود رادردسیابی به اهداف استراتژیک خود ،بهبود بخشید .به عنوان مثال،می توان ازفرایند توسعه محصول جدید درسک سازمان تولیدی یاد کرد.

این فرایند تجاری (محصول جدید)می بایستی ازسیستم های اطلاعات فرابخشی استفاده کنند که چندیت بخش رادرگیر می کنند.(شکل1)

سیستم های اطلاعات تجاری :

سیستم های اطلاعات تجاری براساس وظایف وکارکردهای تجاری که آنها راپشتیبانی می کنند ،مورد تجزیه تجزیه وتحلیل قرار می گیرند .

همان گونه که درشکل دومشاهده می شود ،سیستم های اطلات تجاری به پنج بخش اصلی گروه بندی شده اند .این سیستم ها بایکپارچه شده بایکدیگر به صورت فرابخشی سیستم های اطلاعات تجاری راشکل می دهند .(2)