دانلود تحقیق اداره

مقدمه

در جوامع اولیه، نیازها ساده و راه رفع نیازها نیز ساده، و ابتدائی بود. اگر برای انجام دادن کاری، همکاری گروهی ضرورت می‌یافت، بعد از رفع مشکل، گروه باقی نمی‌ماند و از بین می‌رفت. سازمانها کوچک و ابتدائی، ساده و خودجوش بودند و برای تامین نیازهای فوری به وجود می‌آمدند، و بعد از رفع نیاز، از هم می‌پاشیدند.

انقلاب صنعتی و پیشرفت علوم تکنولوژی، تغییر ترکیب جمعیت روستائی و شهری، توسعه روزافزون نیازهای انسانی و بسیاری پدیده‌های دیگر، روز به روز بر پیچیدگی جوامع انسانی افزوده است. حکومتها که در جوامع ابتدائی، بسیار ساده بودند و وظایف و امکانات محدودی داشتند، در دنیای جدید نه تنها در قبال ملت خود بار مسئولیت بسیار سنگینی را تقبل کرده‌اند، بلکه در ارتباط با مسائل بین‌المللی نیز متحمل مسئولیتهای بسیار دشواری شده‌اند. پیچیدگی و اهمیت این وظایف، توجه دست اندرکاران و پژوهشگران را به سوی نتایج این مسئولیتها و چگونگی اجرای این وظایف معطوف داشت. بدین ترتیب «اداره» به عنوان موضوعی بسیار جدی مورد بحث و توجه قرار گرفت.

تعریف اداره

 اداره به معنای عام، به کلیه فعالیتهایی اطلاق می‌شود که برای نیل به هدف (اهداف) خاصی نیاز به همکاری دارد، و هر شخصی که به هر یک از این فعالیتها اشتغال داشته باشد، در حقیقت به کار اداری مشغول است. اداره وجه مشترک کلیه فعالیتهایی است که در مدرسه، دانشگاه، پادگان نظامی، مغازه، بیمارستان، باشگاه ورزشی حزب سیاسی، هتل، فرودگاه و ... انجام می‌شود.

در علوم اجتماعی، و اصولا در کلیه مواردی که با انسان و مسائل ویژه‌ی او ارتباط دارد، ارائه تعریفی جامع و مانع بسیار دشوار، و حتی غیرممکن است. به همین دلیل اداره نیز از این قاعده مستثنی نیست و تعریفهایی که برای آن ارائه شده است به دلیل دیدگاه‌های گوناگون تعریف‌کنندگان بسیار متفاوت است.

اداره را فعالیتهای گروه‌هایی دانسته‌اند که برای انجام دادن مقاصد مشترک با یکدیگر همکاری می‌کنند.

دونالد استن در این زمینه چنین اظهار داشته است:

غالبا مراد ما از کلمه اداره عبارت است از سازمان و رهبری عده‌ای از اشخاص که برای انجام مقصد خاصی، گرد هم جمع شده‌اند. ولی باید خاطر نشان کرد که مفهوم این کلمات مبهم است؛ مفهوم این کلمات هنگامی روشن و واضح می‌شود که ما روز به روز و ساعت به ساعت و سال به سال اشخاص و افکار و وقایع را در یک سازمان طوری کنار هم قرار دهیم که بتوانند برنامه خاصی را به مرحله اجرا درآورند. او معتقد است اداره ساده‌ترین کارها مانند خواندن یک نامه و گزارش تا دشوارترین کارها مانند برنامه‌ریزی توسعه پروژه‌های اقتصادی- اجتماعی را در بر می‌گیرد.

اداره، سازمان و مدیریت

با وجود اینکه مدیریت و اداره، غالبا مترادف با یکدیگر به کار می‌روند، اما مفهوم وسیع‌تری از سازمان و مدیریت دارد، به طوری که هر دو واژه‌ی مذکور را در بر می‌گیرد. پل پیگورز معتقد است:

یک فکر به خودی خود به مرحله عمل گذارده نمی‌شود. اگر بنا باشد که عقیده یا فکری عملی گردد لازم است که برای به اجرا درآوردن آن سازمانی به وجود آید. تازه وقتی یک چنین سازمانی ایجاد می‌گردد باز احتیاج هست که مسیر فعالیتهایی که برای نیل به مقاصد مشترک انجام می‌شود معلوم و مشخص گردد. پروفسور پیگورز این جریان «سازمان» دادن و رهبری و «مدیریت» فعالیتهای سازمان را «اداره» می‌نامد وی معتقد است کار هیچ نهضت گروهی و اجتماعی بدون اداره، یعنی بدون این جریان سازمان دادن و مدیریت سازمان به ادامه حیات نیست. اداره کننده از یک طرف شالوده قوانین و مقررات مکانیسم سازمان را پی‌ریزی می‌کند و از طرف دیگر کار و فعالیت موضوع هر یک از واحدهای این سازمان را رهبری می‌نماید. از اینرو به نظر پیگورز یک سازمان به خوبی قابل تشبیه با یک ماشین است که از اجزاء و قطعات استاندارد شده‌ای تشکیل یافته است هر یک از اجزاء و قطعات این ماشین موظف به انجام فعالیت بخصوصی است که برای آن در نظر گرفته شده است.

الیور شلدن عقیده دارد:

اداره سازمان را به وجود می‌آورد و «مدیریت» آنرا به کار می‌اندازد و مورد استفاده قرار می‌دهد. «اداره»، هدفها را تعریف و توصیف می‌کند، «مدیریت» برای نیل به این هدفهای معین و مشخص کوشش و فعالیت می‌کند. «سازمان» ماشین «مدیریت» است در نیل به هدفها و مقاصدی که از طرف «اداره» تعیین گردیده است.» آنچه تاکنون در مورد سازمان و مدیریت مطرح شد برای روشن کردن ارتباط این مفاهیم با مفهوم واژه اداره بود. ضروری است تعریفهایی از سازمان و مدیریت نیز ارائه گردد.

سازمان رسمی عبارتست از یک دستگاه مبتنی بر نقشه، و متشکل از مساعی همکارانه، که در آن هر یک از همکاران نقش معین و تکالیف و وظایف مخصوصی داشته باشند. در تخصیص این تکالیف به حصول هدفهای سازمان بیش از ارضای امیال شخصی توجه شده است، گر چه غالبا این دو بر هم منطبق می‌شوند.

عناصر تشکیل دهنده سازمان عبارتند از: طبقه‌بندی وظایف، تفویض اختیار و تثبیت مسئولیت برای اجرای وظایف، تعیین روابط به منظور همکاری مؤثر در نیل به هدفهای سازمان.

سازمان بدون مدیریت معنی ندارد، و اصولا قابل تصور نیست. «مدیریت عبارت است از هماهنگ کردن منابع انسانی و مادی برای نیل به هدف.» عناصر تشکیل دهنده مدیریت از نظر هانری فایول عبارتست از «تنظیم برنامه، سازمان دادن، فرمان دادن، هماهنگ کردن و کنترل کردن».

اداره: هم علم و هم هنر

اداره کردن، به عنوان یک عمل هنر است، آگاهی سازمان یافته‌ای را که زیرساز این عمل است می‌توان علم شناخت. نتیجتا، علم و هنر دو پدیده جدا از هم نیستند، بلکه مکمل یکدیگرند. مانند سایر علوم، علمی که اساس اداره کردن بر آن قرار دارد خام و غیردقیق است، زیرا اغلب متغیرهایی که مدیران با آن سروکار دارند بسیار پیچیده است، بخشهایی از مدیریت نیز کمتر بررسی شده و توسعه کمتری یافته است. اما آنچه از دانش مدیریت که اکنون در دسترس است، می‌تواند عمل مدیریت را بهبود بخشد.

مدیر از یک سو با آینده سرو کار دارد، چون هدفها در آینده تحقق می‌یابند، و از سوی دیگر، به گذشته متکی است و از معلومات و دانستنیهای موجود که باعث می‌شود او به اهدافش برسد، استفاده می‌کند. مانند پزشکی که از دانستنیهای علم پزشکی (مانند کالبدشکافی، تشریح، عصب‌شناسی) برای درمان بیماران خود استفاده می‌کند؛ مدیر نیز دانستنیهای اداری را برای نیل به اهداف خود مورد استفاده قرار می‌دهد. ولی چگونگی استفاده از این دانستنیها بستگی به نظام ارزشهای فکری و اعتقادی و روانی مدیر دارد، و در این مرحله است که هنر مدیریت بروز می‌کند. در حقیقت هنر عبارتست از جریان تصمیم‌گیری است که خود مبتنی بر سیستم ارزشهای تصمیم‌گیرنده و کیفیت هدف و مقصود است. به این ترتیب مدیر باید اصول و نظریه‌های علمی مربوط به کار خود را بیابد و نسبت به آن آگاهی یابد، سپس مانند یک هنرمند خلاق، با تلفیق و هماهنگی آنها با دیگر شرایط و امکانات سازمان، برای رسیدن به اهداف سازمان آنها را به کار بندد.

اصول مدیریت علمی

تیلور معتقد بود که «برای انجام دادن هر کار، همیشه راه بهتری وجود دارد و یافتن روش صحیح انجام دادن هر کار، فقط با به کار بردن اصول مدیریت علمی ممکن می‌باشد. اصول مدیریت علمی عبارتست از:

الف: تفکیک اجزای مختلف یک کار و تعیین بهترین و کوتاه‌ترین روش انجام دادن هر یک از اجزای کار به طیق علمی.

ب: انتخاب دقیق کارکنان و آموزش صحیح آنان به منظور آشنا کردن آنان با روش صحیح انجام دادن کار و تبعیت از استانداردهای زمانی اجرای کار.

ج: ایجاد محیط مناسب، به منظور جلب همکاری کارکنان و پیروی آنان از روشهایی که به وسیله مدیریت ابداع و طرح‌ریزی شده است.

د: تقسیم مساوی و هماهنگ کار و مسئولیت بین کارکنان و مدیریت، به طوری که وظیفه طرح‌ریزی و مطالعات علمی برای بهبود روشها به عهده مدیریت باشد و پیروی کامل از روشها و استانداردهای تعیین شده، وظیفه کارگران محسوب گردد.

برای اجرای اصول مدیریت علمی از روشهای خاصی باید استفاده کرد که بطور خلاصه عبارتند از:

1- مطالعه و اندازه‌گیری دقیق زمان انجام دادن هر جزء کار، و تعیین روش صحیح اجرای آن.

2- ضرورت اعمال سرپرستی تخصصی با استفاده از سرپرستی چند جانبه در سازمان.

3- استاندارد و یکنواخت کردن کلیه ابزارها و وسائل و تشخیص بهترین شیوه به کار بردن آنها.

4- تهیه دستورالعمل و راهنمای شرح وظایف و مشاغل برای هر یک از کارکنان سازمان.

5- برقراری سیستمی برای پرداخت حقوق و دستمزد متناسب با کیفیت و کمیت کارگران یا کارمندان.

اهمیت مدیریت علمی

نظام مدیریت علمی برای اولین بار توجه مدیریت را به این نکته مهم جلب کرد که حل مسائل و رفع مشکلات سازمان، تنها با تبعیت از اصول تحقیق علمی و به کار بردن مراحل تجزیه و تحلیل، به منظور برقراری روشهای بهبود یافته و صحیح به جای روشهای غلط و غیرمنطقی، امکان‌پذیر است. همچنین، نظام مدیریت علمی، مدیران را متوجه کرد که مدیریت صحیح باید مبتنی بر عوامل و عناصر پنجگانه زیر باشد:

1- تحقیق و تحزیه و تحلیل مداوم به منظور پی بردن به مسائل و مشکلات سازمان و ارائه راه حلهای صحیح و منطقی برای آنها.

2- به وجود آوردن استانداردها، ضابطه‌ها و معیارهای علمی و منطقی برای اجرا کردن کار.

3- ایجاد سیستم منظم طرح‌ریزی برای پیش‌بینی عملیات و فراهم کردن وسایل اجرای آنها.

4- به وجود آوردن ضابطه‌هایی برای کنترل کارهای انجام شده، و مقایسه آنها با کارهایی که برابر طرحهای پیش‌بینی شده، می‌بایستی انجام شده باشد، و از بین بردن عواملی که سبب ایجاد وقفه در پیشرفت امور شده است.

5- ایجاد محیط مناسب کار برای جلب همکاری کارکنان سازمان با دستگاه مدیریت، به منظور تلفیق هدفهای سازمان و هدفهای کارکنان.

شبکه مدیریت

یکی از شناخته‌ترین روشهای روشن کردن و شناساندن شیوه‌های رهبری شبکه‌ی مدیریت است که چندین سال پیش به وسیله‌ی رابرت بلیک وجین موتان مطرح شده است.

بر پایه‌ی پژوهشهای پیشین که اهمیت توجه داشتن مدیریت را هم به تولید و هم به کارکنان نشان می‌داد، در همه‌ی جهان به نام وسیله‌ای برای آموزش مدیریت، شناختن و شناساندن آمیزه‌های مختلفی از شیوه‌های رهبری مورد بهره‌گیری قرار گرفته است.

ابعاد شبکه: شبکه دو بعد دارد، یک بعد توجه به کارکنان و بعد دیگر آن توجه به تولید را نشان می‌دهد. هم چنانکه بلیک و موتان تأکید کرده‌اند بهره‌گیری از عبارت «توجه به» برای نمایاندن رساندن چگونگی توجه مدیران به کارکنان واحد تولید است و نه توجه به اینکه در عمل چه اندازه تولید توسط کارکنان انجام می‌گیرد. «توجه به تولید» شیوه‌ی برخورد سرپرست را به مجموعه‌ای از امور مانند کیفیت تصمیمهای مربوط به خط مشی‌ها، رویه‌ها و فرآیندها، نوآفرینی حاصل از پژوهش، کیفیت خدمات ستادی، کارآیی در کار و حجم بازده را در بر می‌گیرد.

«توجه به کارکنان» نیز همچنین بگونه‌ای گسترده تعبیر می‌شود. این توجه عنصرهایی مانند درجه‌ی تعهد شخصی کارکنان به هدفها، نگاهداشت احترام و اعتماد به خود از سوی کارکنان، واگذاردن مسئولیت بر پایه‌ی اعتماد بجای فرمانبرداری، فراهم کردن موقعیتهای مساعد کار و پدید آوردن و نگاهداشتن پیوندهای رضایت‌بخش میان کارکنان را در بر می‌گیرد.

     مدیریت تولید و عملیات

در گذشته «مدیریت تولید» اصطلاحی بود که به کوششهای لازم برای تولید فرآورده‌ها اشاره می‌کرد، در سالهای اخیر این زمینه بگونه‌ی عمومی گسترش یافته و کارهایی مانند خریداری، انبار کردن، حمل و نقل و دیگر عملیات از فراهم کردن مواد خام به راه‌های گوناگون تا در دسترس خریدار گذاردن فرآورده را در بر گرفته است. افزون بر این اصطلاح «مدیریت عملیات» به کوششهای لازم برای پدید آوردن و انجام دادن یک خدمت، همچنین تولید و تحویل یک فرآورده مادی اطلاق می‌شود.

 بی‌گمان، فعالیتهای دیگری از سوی شرکتها و سازمانهای نمونه‌ی بر عهده گرفته می‌شود. این گونه وظیفه‌های سازمان افزون بر تولید یا عملیات به بیشتر پژوهش و توسعه، مهندسی، بازاریابی و فروش، حسابداری و امور مالی را در بر می‌گیرد. نظریه‌ی مدیریت عملیاتی، یک بررسی تجربی در مدیریت است که نظریه یا عالم آنرا پی‌ریزی کرد هاست. ما به عملیات از جایگاهی ویژه نگریسته‌ایم زیرا بگونه‌ی چشمگیر در این زمینه است که بیشتر وظیفه‌های مدیریتی (برنامه‌ریزی، سازماندهی، تأمین نیروی انسانی، رهبری و نظارت)، از جنبه‌های نظری و اصول فنی به کار گرفته شده‌اند. از این رو این زمینه‌ای است که می‌تواند برترین نمونه‌ی کاربرد اصول فنی و عنصر علمی مدیریت را مورد توجه قرار دهد و به سامان رساند.

نظامهای مدیریتی عملیاتی

یک نظر کلی را در باره‌ی وظیفه‌ی عملیاتی نشان می‌دهد. داده‌ها یا درون داده‌ها دگرگونی می‌یابند تا ستادها یا برون دادها را تولید کنند. درون دادها در برگیرنده‌ی نیازهای مشتریان، فن‌شناسی اطلاعات، کار و مدیریت، دارائیهای ثابت، و دارائیهای تغییرپذیری است که با فراگرد دگرگون‌سازی پیوند دارند. مدیران و کارگران اطلاعات و عاملهای مادی را به کار می‌گیرند که تولید محصول کنند. پاره‌ای عناصر هادی مانند زمین، ساختمان، ماشین‌آلات و انبارها نسبتا پایدار هستند. دیگر عنصرهای مادی مانند مواد و اندوخته‌ها در جریان تولید بکار گرفته می‌شوند.

 فراگرد دگرگون‌سازی، برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت مربوط به سیستم را با هم می‌آمیزد و یگانه می‌کند. ابزار و اصول فنی بسیاری موجود است که فراگرد دگرگونی را آسان می‌کند. الگو همچنین نشان‌دهنده‌ی توجه همیشگی برای بهبود نظام است. برون داده‌ها از فرآورده‌ها و خدمات تشکیل می‌شود که ممکن است حتی در برگیرنده‌ی اطلاعاتی باشد که از سوی یک مؤسسه‌ی مشاور آماده و فراهم شده است.

آخرین بخش الگو نشان می‌دهد که عملیات زیر نفوذ عاملهای نیروی انسانی بسیاری مانند مقررات ایمنی یا کار منصفانه قرار می‌گیرد. در اینجا بحث گسترده‌ای درباره آن نخواهد شد بلکه اشاره می‌شود که مدیریت عملیاتی باید نظامی باز باشد که با محیط خود داد و ستد رویاروی داشته باشد.