امروزه انبار د یگر حالت یک محفظه را ندارد بلکه عملیات آن زمانی کافی ورضایت بخش است که از دوجهت اطلاعاتی وفیزیکی مورد توجه قرارگیرد به طور کلی انبا رمحل وفضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی ،صنعتی یا مواداولیه یا فرآورده های مختلف که اساس یک سیستم صحیح طبقه بندی وتنظیم می گردد.
انواع انبارها :
انبارها از نظر فرم ساختمانی به سه صورت زیر می باشند:
انبارهای پوشیده :
این مکان از تمام اطراف بسته است ودارای سقف ووسایل ایمنی کامل می باشد .
انبارهای سرپوشیده یا هانگارد :
این انبار دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است وفاقد حفاظ جانبی است . این نوع انبارها کالاها را فقط از باران وآفتاب حفظ می کند .
انبار با ز یامحوطه :این انبار به صورت محوطه بوده وجهت نگهداری ماشین آلات ولوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد.
وظایف انباردار :
تحویل اجناس خریداری شده ومورد نیاز سازمان ، رسیدگی وبررسی طبق اسناد ومدارک اولیه.
صدور برگ درخواست خرید کالا به واحد تدارکات داخلی یا سفارشات خارجی درصورت عدم وجود موجودی .
مراقبت ونگهداری کالاها از سرقت ، صدمه ،ضایعه ،حادثه ناشی از طبقه بندی یا قفسه بندی یا چیدن اقلام درانبار
پیش بینی ، برنامه ریزی وکنترل مواد انبار وانجام انبارگردانی متناسب با نوع شرکت وکالاهای آن وسیاست مؤسسه .
تهیه گزارشات لازم درخصوص ضایعات، موجودیها ونظریات اصلاحی وسایر گزارشات مورد نیاز مدیریت .
صدور قبض انبار پس از دریافت کالا وحواله انبار هنگام تحویل دادن کالا به متقاضی وفرمهای مرجوعی در صورت برگشت کالا وسایر فرمهای مربوط به انبار وثبت صادره ووارده در دفاتر وکارتهای مربوطه.
بایگانی اسناد ومدارک مربوط به انبار وتعبیه یک کارت برای هریک از اقلام انبار.
کدگذاری کالاها:
تعریف وفواید کدگذاری :
به ایجادرویه وسیستمی که بوسیله آن اطلاعات ونشانه های مورد نیاز از شخصی به شخص دیگر یا ازنقطه ای به نقطه دیگر به صورت خلاصه منتقل گردد کدگذاری گویند . که به معنی رمز یا نشان خاص است وجهت سهولت درکار وتقلیل حجم گفته ها ونوشته ها به کار می رود درکدگذاری ممکن است از عوامل متعددی چون رنگها، نورها ،اشکال ، اعداد ،الفبا و… یا ترکیبی از آنها بهره گرفت اما مهمترین فواید سیستم کدگذاری عبارتند از :
جلوگیری از نوشتن جملات طویل وتوصیفی وشناسایی کردن ساده ودقیق تر کالاها .
استاندارد کردن کالاهاوکمک به جمع آوری صحیح آمار و اطلاعات آماری ومحاسباتی .
ثبت عملیات واردات وصادرات کالاها ونگهداری حساب دقیق موجودی انبار توسط ماشینهای الکترونیکی پیشرفته .
صدور سفارش خرید بطور ساده ومطمئن ودقیق وپیگیری ساده تر امور وسهولت برنامه ریزی وکنترل.
انواع روشهای کدگذاری :
روش ساده با روش اعداد ترکیبی .
روش اعداد گروهی
روش اعشاری یا روش دیوئی
روش حروفی یا الفبایی
روش نیمونیک یا روش استفاده از حرف اول نام کالاها
روش مخفی
روش کدینگ ویژه
روش کدینگ استاندارد .
سیستم کدینگ انبار :
دراین بخش مراحل طراحی سیستم کدینگ انبار کارخانه مزبور ارائه می‌شود. دراین سیستم کد کالاها از ده رقم تشکیل شده است . شکل زیر تعریف این ده رقم رانشان می دهد .
سایر مشخصات نوع کالاها گروه کالا محل مصرف ماهیت کالا
تعریف سیستم اطلاعاتی انبار ونتایج اجرای آن :
منظور ازسیستم اطلاعاتی ایجاد روشی سیستماتیک ومنطقی است برای اجرای عملیات مربوط به کالای موجود در انبار وهمچنین اعمال کنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات ،یا می توان گفت که ایجاد روشی است ،سیستماتیک ومنطقی که امکان انجام عملیات تهیه ونگهداری جنس را ازمرحله درخواست اجناس با مرحله تهیه کامل وتحویل به مصرف کننده میسر می سازد . جزئیات عملیات در واحدهای مختلف تولیدی یا خدماتی، بسته به نوع فعالیت وسازمان داخلی ،ممکنست با هم تفاوت داشته باشند ولی نتایج زیر از اجرای هر طرح سیستم اطلاعاتی انبار عاید موسسه می شود :
ایجادرابطه های بهتر ومنطقی تر در داخل کارخانه برای تبادل اطلاعات.
تسریع درعملکرد قسمتهای مختلف به کمک طرح فرمهای مناسب .
ایجاد کنترلهای بهتر در مؤسسه (کارخانه )
کمک به شناسایی بهتر کالاهای موجود درانبار با توجه به تنوع آنها .
سفارش به موقع کالا وبه میزان مورد نیاز به آن .
ایجاد اطمینان در مدیریت از عدم سوء‌استفاده در موجودیهای انبار
شناسایی کالاهای بلا استفاده که سبب اتلاف فضای انبار و راکد نگهداشتن سرمایه مؤسسه می شوند .
انواع فرمهای انبار :
متداولترین فرمهای مورداستفاده درسیستم اطلاعاتی انبار به شرح زیر می‌باشند.
کارت انبار:
این فرم جهت ثبت کلیه نقل وانتقالات مربوط به موجودی مورد استفاده قرار می‌گیرد وتوسط انبار دارتهیه می شود وبرای موارد زیر به کار می رود :
الف ) ثبت مقادیر ورودی وخروجی هریک از اقلام موجودی
ب ) مبنای کنترل گردش اقلام موجودی
ج) مبنای مقایسه با کارت حسابداری انبار واصلاح مغایرات
د) تشخیص اقلام کم گردش وراکد
ه) ضبط سوابق سفارش موجودی
برگ درخواست جنس از انبار:
این فرم جهت دریافت کالا ازانبار مورد استفاده قرار می گیرد و توسط مصرف کننده پر می شود ودارای کاربردهایی به شرح زیر است :
الف ) ذکر مشخصات ومقادیر اقلام درخواستی از انبار
ب ) مجوز تحویل جنس به درخواست کننده
ج) مبنای صدور درخواست خرید
حواله انبار (برگ مصرف کالا ) :
این فرم هنگام تحویل کالا به متقاضی تنظیم می شود وتوسط انبار پر می شود ودارای کاربردهای زیر است :
الف ) اعلام نوع ومقدار اقلام صادره از انبار جهت هریک از واحدهای درخواست کننده.
ب ) مبنای ثبت کارت موجودی وحسابداری انبار
ج ) مبنای تهیه صورت خلاصه گردش اقلام در انبار
د ) مبنای قیمت گذاری اقلام صادره .
برگ درخواست خرید :
این فرم توسط انبار تکمیل می گردد و به منظور خرید اقلام برنامه ای یا بر اساس مصوبات شرکت مورد استفاده واقع می گردد.
رسید موقت انبار :
این فرم مشخص کننده این است که جنس به انبار رسیده وتحویل انباردار گردیده ولی به دلایلی چون نرسیدن کامل اجناس ویا بزرگ بودن محوطه ودر راه بودن بقیه ،همه آن نرسیده است ،دارای کاربردهای زیر است :
الف ) ضبط اطلاعات کلی اقلام وارده هنگامیکه بررسی دقیق اقلام به سرعت امکان پذیر نباشد .
ب ) به عنوان رسید موقت در دست تحویل دهنده است.
ج ) مبنای پرداخت پس کرایه حمل است .
رسید انبار:
هنگام دریافت ورسید کالا به انبار این فرم بمنزله تأیید تحویل کالا به انبار بوده وتوسط انبار تنظیم می شود ودارای کاربردهای زیر می باشد:
الف ) اعلام وتأئید رسید اقلام وارده به انبار وذکر مشخصات اقلام .
ب ) اعلام رسید محموله های برگشتی از فروش به انبار محصول .
ج ) اعلام رسید اقلام امانی به انبار .
د ) قیمت گذاری اقلام وارده .
ه )ثبت کارتهای موجود وحسابداری آنها .
کارت حساب انبار:
این کارت توسط مسئول کاردکس مرکزی عمل می شود وتقریباً مثل کارت انبار است بااین فرق که ستون مبلغ هم در آن وجود دارد. یک کارت حساب هم مقدار فیزیکی وهم ریالی را کنترل می نماید .
برگ کنترل اسناد :
این فرم همراه یک دسته از فرمها که قرار است از قسمتی به قسمت دیگر فرستادده شوندارسال می شود تادرصورتی که فرمهای ارسالی تعدادشان تغییر کرده باشد مشخص می شود وتوسط قسمت ارسال کننده فرمها تهیه وتنظیم می شود.
برگ درخواست تأمین کالا :
این برگ توسط یکی از دوایر برای انبار جهت درخواست تأمین کالا ارسال می شود .
روشهای مختلف انبار کردن کالا
انبار کردن به ترتیب شماره یا حروف (با درنظر گرفتن حداکثر موجودی )
انبارکدرن به ترتیب شماره یا حروف ( با درنظر گرفتن حداقل موجودی )
انبار کردن به ترتیب ورود موجودیها ( کالاها )