دانلود تحقیق سیستم‌های اتوماسیون اداری

Word 91 KB 5391 12
مشخص نشده مشخص نشده اقتصاد - حسابداری - مدیریت
قیمت: ۲,۰۰۰ تومان
دانلود فایل
  • بخشی از محتوا
  • وضعیت فهرست و منابع
  • سیستم‌های اتوماسیون اداری

    چکیده

    امروزه سیستم‌های اداری، سیستم‌های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمانها و تداوم فعالیتهای آنها مجهز شدن این سازمانها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات؛ یعنی سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است. در این میان از دهه 1960 که جنبه‌های بیشتری از کاربرد و فعالیتهای اداری و بازرگانی روبه گسترش گذاشت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات را دربرگیرد به وضوح احساس شد. این مقاله ضمن بررسی سیستم‌های اتوماسیون اداری ازجهات مختلف به بیان اهمیت اطلاعات و اهمیت سیستم‌های اطلاعاتی، تکامل انواع سیستم‌های اطلاعاتی و تکامل سیستم‌های اتوماسیون اداری و مزایا و معایب اتوماسیون اداری و ارگونومیک و تفاوت انواع سیستم‌های اطلاعاتی با سیستم اتوماسیون اداری پرداخته است.

    مقدمه

    با گسترش روزافزون ارتباطات و پیدایش شکلهای مختلف جریانات ارتباطی، شبکه‌های ارتباطی در تمامی امور زندگی افراد سایه افکنده است و تجارت هم که در اقصی نقاط جهان به شیوه‌های مختلف (تولید کالا یا خدمات) دیده می‌شود از این قضیه مستثنی نیست. با پیشرفته و پیچیده تر شدن ارتباطات تجاری، سازمانها برای از دست ندادن یکی از منابع ورودی (اطلاعات) لاجرم دست به ایجاد سیستم هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهینه کنند و با پردازش مناسب این اطلاعات را به مشتریان و درجهت جلب رضایت آنان، عرضه کنند. درواقع محیط پررقابت کسب و کار و دگرگونیهای این محیط در دهه 1990 (جهانی شدن اقتصاد و تبدیل اقتصادها و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی برپایه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سیستم‌های اطلاعاتی را دوچندان کرد. به همین جهت، بحث سیستم‌های اتوماسیون اداری که نوعی از انواع سیستم‌های اطلاعاتی است روز به روز اهمیت بیشتری می‌یابد، چنانکه امروز سازمانهایی می‌توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینند که از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند. اما سیستم‌های اتوماسیون اداری چیستند؟ چه مزایا و معایبی دارند؟ نیاز واقعی به تکامل و ایجاد آنها چه بوده است؟ انواع کاربردها و یا زیرسیستم‌های آن چیست؟ چه تفاوتی با سایر سیستم‌های اطلاعاتی دارد؟ و...

    اهمیت اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی

    اطلاعات یکی از منابع باارزش واصلی مدیران یک سازمان است. همان طور که منابع انسانی، مواداولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه ای هستند. ازطرفی اطلاعات کلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن یک شاخص اجتماعی به شمار می‌رود. رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهدبود. اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می‌گذارد.

    فناوری و ابزارهای الکترونیک و رایانه ای نیز در دهه گذشته پدیده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثیر مهمی را بر جهت گیری جوامع و اطلاعات موردنیاز آنها خواهند گذاشت. امروزه نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند. کاربران نظام اطلاعات، اطلاعات را چون یک منبع ارزشمند، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می‌برند. از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیتهای سازمان محسوب می‌شوند، لذا بایستی سسیتم هایی را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند. هدف نهایی چنین سیستم هایی کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات دردسترس در زمان موردنیاز و به شکل قابل استفاده است. امروزه سیستم‌های اطلاعاتی نقش اساسی در همه زمینه‌های فعالیت یک شرکت ایفا می‌کنند. توجه به شرکتهای موفق نشان می‌دهد که همگی آنها به سیستم‌های اطلاعاتی جهت فعالیت روزانه شان مجهزند. چالش حقیقی که شرکتها با آن روبرو هستند، صرفاً به کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی متکی به رایانه نیست، بلکه هدف اساسی استفاده اثربخش سیستم‌های اطلاعاتی در مدیریت است. سیستم‌های اطلاعاتی که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می‌شوند، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثربخش اهداف سازمان را با بهره وری بالا موجب می‌گردند.

    انواع سیستم‌های اطلاعاتی

    در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی مدیران نداشته و از رایانه‌ها فقط جهت پردازش داده‌ها در امور حسابداری استفاده می‌شد. در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود. درحال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها، گفته می‌شود و باید توجه داشت که سیستم‌های پردازش داده مقداری اطلاعات نیز تولید می‌کنند.

    در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رایانه‌های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می‌کردند روشهای جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده؛ یعنی سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت. پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا (DECISION SUPPORT SYSTEM)DSS به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری باتوجه به پیشرفتهای حاصله در تجهیزات رایانه ای، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان ازطریق به کارگیری تجهیزات رایانه ای و الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم‌های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند.

    اما درواقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که IBM محصول جدید خود، یعنی نوار مغناطیسی/ ماشین تایپ سلک توری (MT/ST) را معرفی کرد شروع شد، ماشین تایپی که می‌توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند. این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم‌های کوچک در ریزپردازنده‌ها تبدیل شد. و تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد. و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه 1970 کارایی کارخانه‌ها 90 - 85 درصد افزایش یافت، درحالی که کارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت، پس بایستی سیستم هایی به وجود می‌آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می‌شدند.

    سیر تکامل فناوری اداری

    سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره‌های فناوری اداری، فناوری رایانه ای و فناوری ارتباطات است. در دوره اول کارفرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسائل کارخانه ای و درمعنای عام محیط تولید، کلیه امور اداری، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد، از مهمترین شاخصهای این دوره انجام مطالعاتی درمورد جایابی و فضاسازی برای محیطهای اداری بود. (دهه 20 به بعد) درحقیقت در این دوره سعی در جداساختن فعالیتهای اداری از فعالیتهای تولیدی بود و درنهایت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرایی جدا گردیدند. تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری، حقوق و دستمزد و مالی بود، فراهم گردد.

    در دوره دوم؛ یعنی فناوری رایانه، با ورود رایانه‌های کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهره مند بودند،‌ مدیران تصمیم گرفتند که با استفاده از این وسایل و سرمایه گذاری در رایانه ای کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره شان به خوبی یاری کرد.

    در دوره سوم؛ یعنی فناوری ارتباطات، با گسترش روزافزون و همه جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هریک از این سیستم‌ها در یکدیگر. درحقیقت امروزه سیستم‌های اداری سیستم‌های جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند. نوعاً ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است. از مشخصات دیگر این دوره که الان در آن به سر می‌بریم، این است که سازمان ها و شرکتها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و یا کیفیت پی برده اند و در بازارهای پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعات به معنای از دور خارج شدن سازمان است. به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است.

    تعریف اتوماسیون اداری: بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل درامور مرتبط با فعالیتهای اداری را اتوماسیون اداری می‌نامند.

    اما از دهه 1960 که جنبه‌های بیشتری از کاربردها و فعالیتهای اداری و بازرگانی گسترش یافت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری، مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را دربرگیرد به وضوح احساس شد که با نامهای مختلفی همچون سیستم‌های اداری، سیستم‌های اطلاعات اداری، سیستم‌های کاربر نهایی و سیستم‌های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است. ولی عمومی ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم‌های اداری به نام اتوماسیون اداری نامیده می‌شود. سیستم‌های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاههای کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم‌های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است. در اینجا به برخی از آنها اشاره می‌کنیم.

    اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم‌های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می‌شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می‌سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است. (RAYMOND,1998)

    سیستم‌های اطلاعات اداری (OFFICE INFORMATION SYSTEM=OIS) از امور اداری ازطریق فناوری اطلاعاتی حمایت می‌کند. سیستم‌های اطلاعات مدرن ازجمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می‌کند. (ZWASS, 1992) اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیتهای دفتری به منظور افزایش کارایی؛ کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می‌تواند به مدیر سود برساند. (بهشتیان،1378)

    مزایا و معایب اتوماسیون اداری: مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت درکار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است. و اتوماسیون اداری موجب می‌گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختیار مدیران قرار گیرد.

    به طورکلی، مزایای کاربرد سیستم‌های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می‌شود.

    1 - مزایای مستقیم: این مزایا عبارتند از: افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کار. معمولاً این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از:

    الف) کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار؛

    ب) تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می‌گیرد، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می‌شود؛

    ج) فعالیتهای غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می‌شود؛

    د) سازماندهی پرسنل بهتر انجام می‌شود. چرا که با استفاده از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت و گردهمایی کمتر می‌گردد.

    2 - مزایای غیرمستقیم: این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند از:

    الف) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر؛

    ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات؛

    ج) به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهای خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می‌یابد؛

  • فهرست:

    ندارد.


    منبع:

     

    1. اسکندری، علی رضا، بررسی موانع و مشکلات استقرار سیستم‌های اطلاعاتی دربخش منابع انسانی وزارت نفت، پایان نامه کارشناسی ارشد، دانشگاه تهران، دانشکده مدیریت 1380.

    2. بهشتیان، مهدی؛ ابوالحسنی، حسین، سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت، تهران: شرکت پردیس 1378.

    3. ثاقب تهرانی، مهدی؛ تدین، شبنم. مدیریت فناوری اطلاعات. تهران: مرکز آموزش مدیریت دولتی، 1380.

    4. سلمانی، داود سیستم‌های اطلاعات مدیریت، تهران: دانشکده مدیریت، جزوه چاپی مقطع کارشناسی ارشد، نیمسال اول 81 - 80.

    5. شه نواز، هوشنگ. ارگونومی و انتقال تکنولوژی. تدبیر، ش 100، 1378.

    6. صرافی زاده، اصغر؛ علی پناهی، علی. سیستم‌های اطلاعات مدیریت. تهران: میر، 1380.

    7. عندلیب آذر، مجتبی. اتوماسیون اداری. مدیریت، ش 44، مرداد و شهریور 1379.

    8. فتحی، مجید. مقدمه ای بر اطلاع رسانی و نظامهای اطلاعات. مدیریت، شماره 51 و 52 مرداد و شهریور 1380.

    9. کریمیان، عباسقلی، بررسی علل مشکلات سیستم‌های اداری مکانیزه و اتوماسیون در وزارت آموزش و پرورش. پایان نامه کارشناسی ارشد، دانشگاه تهران، دانشکده مدیریت، 1359.

    10. مجیدی، اردوان. تنگناهای اجتماعی در مکانیزاسیون و توسعه سیستم‌های کامپیوتری در سازمان. گزارش کامپیوتر، شماره 137، 1378.

    11. مؤمنی، هوشنگ. مدیریت منابع اطلاعات. تهران: اتحاد، 1372.

    12. مک لئود، ریموند. سیستم‌های اطلاعات مدیریت. ترجمه مهدی جمشیدیان و اکبر مهدی پور. دانشگاه اصفهان، 1377.

    13.لیلی حبیبی: کارشناس ارشد مدیریت دولتی دانشگاه تهران گرایش سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت

    14.OLOF BRENNER, STENAND & 10 VOSTBERG (1995). “WORKING CONDITIONS AND ENVIRONMENT AFTER A PARTICIPATIVE OFFICE AUTOMATION PROJECT”. JOURNAL OF INDUSTRIAL ERGONOMICS, 150.

    15.PARKER, CHARLESS (1989) MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM, MCGRAW HILL.

    16.RAY, CHARLES AND KALMER JANET (1995). OFFICE AUTOMATION A SYSTEM APPROACH, 3RD, AMYZ SOUTH WESTERN EDUCATIONAL PUBLISHING.

    17.ZWASS, VALDIMI (R1992). MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM, WM. C. BROWN.

عنوان طرح: تعریف معماری سازمان و پیاده سازی سیستم جامع اطلاعاتی و اتوماسیون مورد نیاز مرکز تأمین قطعات تراکتورسازی تبریز. مقدمه امروزه با پیشرفت تکنولوژی و تغییر ماهیت فعالیتهای مدیریتی، اطلاعات به عنوان اصلی ترین موجودیت در هر فرآیند کاری و مهمترین ابزار مدیریت می تواند نقش حائز اهمیتی در افزایش راندمان فرایندها و تضمین اهداف کسب و کار داشته باشد. رقابت موجود در دنیای تجارت، ...

سیستم اطلاعات مقدمه بیش از هشتاد درصد کار روزانه مدیران صرف اطلاعات می‌شود از جمله دریافت اطلاعات، برقراری ارتباط و استفاده از اطلاعات در طیف وسیعی از امور مختلف. از آنجایی که اطلاعات مبنای تمام فعالیت‌های یک سازمان است، سیستم‌هایی باید وجود داشته باشند که اطلاعات را تولید و مدیریت کنند. هدف چنین سیستم‌هایی ایجاد تضمین در ارائه اطلاعات صحیح و قابل اطمینان در مواقع مورد نیاز و در ...

در سالهاي گذشته محققين و صاحبنظران مديريت منابع انساني شاهد تغيير و انتقال نقش مديريت منابع انساني از نقشي اداري، عملياتي وظيفه محور و انفعالي به نقشي استراتژيک، مشاوره‌اي تجارت محور و فعال بوده‌اند به عنوان مثال الريخ بيان نموده است که اين نقشهاي ج

نقش منابع هوشمند در مدیریت دانش جکیده هدف این مقاله، بهبود درک فرآیندهایی است که بدان طریق فراهم‌آوری دانش، ابزارهای فنی، و عوامل سازمانی می‌توانند به توسعه سازمان از جهت گسترش دانش به عنوان یک سلاح رقابتی نظام‌‌مند کمک کنند. این مقاله، روابط بین تکنولوژی و ارزشهای انسانی را بررسی می‌کند، زیرا این روابط ابزارهای ضروری فرایند مدیریت دانش می‌باشند. با توجه به اینکه مدیریت دانش به ...

سیستم اطلاعاتی کیفیت از جمله موضوعاتی است که تعداد مقالات نوشته شده با این عنوان بسیار نادر می‌باشد و حتی در اینترنت و مجلات لاتین نیز کمتر منبعی با این عنوان دیده می‌شود. واقعیت این است که علی‌رغم نام کیفیت در این عنوان،معنای کیفیت بسیار جامع‌تر از مواردی است که در سیستم‌های کنترل و تضمین کیفیت با آنها روبه‌رو می‌شویم. سیستم اطلاعاتی کیفیت(QIS): سیستم اطلاعاتی کیفیت، یک سیستم ...

پيشينه تاريخي سازمان مديريت و برنامه ريزي کشور : سازمان مديريت و برنامه ريزي کشوراز ادغام دو سازمان امور اداري و استخدامي کشور(سابق) و سازمان برنامه و بودجه (سابق) به وجود آمده است. الف – سازمان برنامه وبودجه به منظور هماهنگ نمودن فعاليت هاي عمراني

به نام خدا شرکت رهنمون فناوري اطلاعات در سال 1381 با مالکيت خصوصي به شماره ثبت 196417 در تهران با هدف ارايه راهکارهاي جامع اتوماسيون مالي و اداري تاسيس گرديد. اين هدف با پوشش جنبه‌هاي مختلف فناوري اطلاعات شامل بررسي و امکان سنجي پياده

در عصرحاضر اشتغال زايي يکي از دغدغه هاي مهم مديران و برنامه ريزان جوامع بشري محسوب مي گردد. به طوريکه در گزارشي که در سال 2000 توسط سازمان جهاني کار منتشر شد، بر اين موضوع تاکيد گرديده است که کشورهاي جهان تا سال 2010 ميلادي بايد قادر به ايجاد 500 مي

توجه به گسترش روز افزون علم و دانش و نفوذ هرچه بیشتر دانش و تکنولوژی در عرصه های مختلف زندگی و در جهت کاهش هزینه ها و سرعت بخشیدن به انجام امور اداری امروزه بیشتر سازمانها و ارگانها در صدد مکانیزه کردن امور مختلف اداری می باشند. در حقیقت طرح اتوماسیون و مکانیزه کردن طرحی در زاستای حذف عملیات کاغذی و سرعت بخشیدن به انجام امور و افزایش امنیت در دسترسی به اطلاعات میباشد، در این ...

مقدمه: با گذشت بيش از يک قرن از طراحي و راه‌اندازي اولين شبکه انرژي الکتريکي با يک نيروگاه متمرکز و بار توزيع‌ شده در سال 1882 توسط توماس اديسون، که تعداد 59 مشترک را با ولتاژ 110 ولت مستقيم تغذيه مي‌کرد و مقايسه آن با وضعيت کنوني شبکه‌هاي عظيم

ثبت سفارش
تعداد
عنوان محصول