مقدمه
بیشتر سازمانهای دولتی , تجاری یا غیر انتفاعی از بودجه بندی جهت اطمینان نسبت به اینکه منابع آنها طبق مقاصد و اهداف مدیریت به مصرف می رسد, و همچنین جهت سهولت در نتیجه گیری از علمیات طبق طرحهای مدیریت, استفاده می کنند.
در سازمانهای دولتی بودجه بندی از اهمیت زیادی برخوردار است , چونکه بودجه, جهت مصرف منابع عمومی , چارچوب و برنامه ارایه می کند.
از دیدگاه گزارشگری مالی و حسابداری , بودجه در سازمانهای دولتی جزء اصلی سازمان در رسیدن به اهداف حسابداری که در فصل(2) دوم توضیح داده شد, می باشد.
بودجه در سازمانهای دولتی عموماً , نشاندهنده قوانین اتخاذ شده می باشد. که اهمیت بیشتری از ابزارهای برنامه ریزی مالی دارد. چنکه بسیاری از سازمانهای دولتی از GAAP جهت تهیه بودجه پیروی نمی کنند. دولت, با مقایسه بودجه ای که بر اساس GAAP تهیه نشده با بودجه ای که مبتنی بر GAAP تهیه شده است به اهداف پاسخگویی خود می رسد.
در این فصل , فرآیند بودجه بندی در سازمانهای دولتی و موضوعات مهم در مورد اطلاعات بودجه ای که در صورتهای مالی دولت ثبت شده است را مورد بررسی قرار می دهیم.
دورنمای بودجه:
NCGAS(1) یک , (حسابداری دولتی و اصول گزارشگری مالی و مفاد NCGAI(10)) , تحت عنوان گزارشگری بودجه ای دولتی و عمومی , دورنمای اطلاعاتی مفیدی درباره فرآیند بودجه بندی ارایه شده است.
یکی از مشکلات مهم فرآیند بودجه بندی, تعریف فرآیند بودجه است, چونکه بودجه نتیجه کار قوه مقننه است.
بسیاری از واحدهای دولتی از عوامل ذکر شده در فوق دور هستند.
در عین حال , بحث های ارایه شده در زیر, اطلاعات کافی را جهت تهیه بودجه و برخورد با موضوع بودجه بندی در سازمانهای دولتی, و موسسات عمومی ارایه و آنها را توانمند می سازد
بودجه اجرایی
بودجه تخصیص یافته
بودجه تخصیص نیافته
بودجه اجرایی
فرآیند بودجه اجرایی, با تهیه بودجه اجرایی شروع می شود که توسط بخشهای اجرایی دولت این امر صورت می گیرد.که بعد از تهیه آن به قوه مقننه تسلیم می شود, (NCGAI(1)) بودجه اجرایی را بهصورت زیر تعریف می کند:
"جمع آوری اطلاعات وپیشنهادات و برآوردهای ارایه شده و ثبت شده برای قوه مقننه , که توسط سازمان برنامه و بودجه و یا اداره بودجه تهیه می شود."
این بودجه نشاندهنده , تلاش سازمان برنامه و بودجه برای گردآوری و پردازش همه در خواستها نیازهای بودجه ای برای هزینه کردن اعتبارات ثبت شده بوسیله موسسات دولتی مختلف و قسمتهای دولتی مختلف, می باشد.
این بودجه همچنین , شامل برآوردهایی در مورد درآمد های مورد انتظارو سایر منابع مالی می باشد, که جهت پرداخت هزینه های اعتبارات تصویب شده استفاده می شوند می باشد.
بعلاوه برای تقاضاهای خاص موسسات دولتی, بودجه اجرایی باید در برگیرنده هزینه هایی که برای قسمتهای مختلف مورد نیاز است نیز باشد.
برای مثال, مبالغی برای بازپرداخت بدهی , که این مبالغ از لحاظ میزان پرداخت و اینکه آن پرداختها صورت می پذیرند, فقط در دستگاههای دولتی در نظر گرفته می شود.
وجوه بازنشستگی کارمندان مثالهای دیگری از هزینه هایی است که معمولاً توسط بخشهای اجرایی تعیین می شود.
بودجه تخصیص یافته (یا تخصیص بودجه)
قسمتهای اجرایی , معمولاً بودجه اجرایی قوه مقننه و دولت را می پذیرند, بعد از گفتگو ها و مذاکرات بین قسمتهای اجرایی و قوه مقننه یا مجلس, بودجه به قسمتهای اجرایی ابلاغ می شود . که در این مرحله بودجه تخصیص یافته تلقی می شود.
(NCGAI 10) فرآیند تخصیص بودجه را به صورت زیر تعریف می کند, مجوز انجام هزینه ای که بوسیه لایحه تخصیص بودجه یا آئین نامه تصویب شده که بصورت قانونی تصویب و به امضاء رسیده است , ایجاد می شود و مربوط به درآمدهای برآوردی هست.
تخصیص بودجه شامل همه وجوه احتیاطی , مبادلات و تخصیصها و متمم بودجه و سایر تغییرات اجرایی و سایر مصوبات مجاز قانونی می باشد.
اهمیت تخصیص بودجه به مساله تعادل در انجام هزینه هایی که دولت نمی تواند این هزینه ها را بیش از حد معمول انجام دهد,تاکید دارد.
بودجه تخصیص نیافته(عدم تخصیص بودجه)
بعضی از دولتها ممکن است به جای استفاده از فرآیند تخصیص بودجه که در بالا توضیح داده شده از طرحها و برنامه های مالی استفاده کنند که این هم نوعی بودجه محسوب می شود, که به عدم تخصیص بودجه اشاره دارد.
عدم تخصیص بودجه توسط(NCGAI(10))به صورت زیر تعریف شده است:
عبارتست از طرحها و برنامه های مالی برای یک سازمان دولتی و قسمتهای دولتی و برنامه ها و فعالیتها یا وظایف تصویب شده یا روشهای مجازی که بوسیله قانون اساسی تصویب و مجاز شناخته شده است, یا مجوز, یا قانون موضوعه یا اساسنامه, یا هر گونه مقررات محلی هستند که در آنها فرآیند تخصیص بودجه پیش بینی نشده است و خارج از محدوده تعریف تخصیص بودجه هستند.
میزان استفاده دولت از بودجه, تخصیص نیافته بستگی به میزان هزینه هایی دارد که تصویب شده اند.
مدیریت و اجرای بودجه (عملی کردن بودجه)
(NCGAI (10)) مفهوم مدیریت و اجرای بودجه را به صورت زیر تعریف کرده است:
تخصیص فرعی , ایجاد ذخایر احتمالی ,ابطال, تسلیم , انتقال, تخصیص بودجه, کنترل خرید و فروش و تدارکات و توزیع وجوه توسط قسمتهای اجرایی بودن مصوبه قانون رسمی.
این فعل و انفعالات ممکن است مطابق کنترلهای حسابداری مختلف و اهداف گزارشگری داخلی باشد , ولی قسمتی از تخصیص بو دجه محسوب نمی شود و مدیریت و اجرای بودجه بوسیله تخصیص بودجه که در بالا توضیح داده شد و بوسیله بودجه تفضیلی, مدیران دولتی و نمایندگان مختلف آنها و قسمتهای مختلف را برای بکارگیری بودجه بعنوان یک ابزار تخصیص منابع و ابزار مدیریتی توانمند می کند.
ضمیه(1)
مثالهای زیر باید به قهم برخی از فرآیند های بودجه بندی به خوبی کمک کند.
برای مثال فرض می شود که موسسه دولتی در یک شهر , وجود دارد که عضو هیات مدیره آن , ممجاز است که برای شهرداری در سال بعد تقاضای وجه بکند, بودجه تقاضا شده 3 میلیون دلار است که جهت 50 کارمند اداری و مدیران دولتی آن سازمان می باشد. و 2 میلیون دلار برای سایر افراد شاغل در سازمان و هزینه های سربار تقاضا شده است و 5 میلیون دلار برای انجام و اتمام فعالیتهای برنامه ریزی شده توسط سازمانهایی که با آنها قرارداد منعقد شده است, تقاضا شده . این بودجه اجرایی بوسیله مجلس تصویب می شود, که ابتدا به صورت طرح پیشنهادی ارایه می شود. در این مثال , بودجه تخصیصی در برگیرنده 3 مبلغ زیراست:
3 میلیون دلار برای هرینه خدمات پرسنلی و 2 میلیون دلار برای سربار و 5 میلیون دلار برای اجرای قراردادها, می باشد که می تواند افزایش هم داشته باشد.
این مبالغ باید بین قسمتهای مختلف سازمان تقسیم شود, برای مثال چه موقع 3 میلیون دلار هزینه خدمات پرسنلی باید تامین شود؟ چه میزان به مدیریت و چه میزان به کارکنان و پرسنل اختصاص می یابد؟ برای چه به قسمتهای فرعی و کارکنان پرداخت شود؟ و حقوق آنها چقدر است؟ و میزان افزایش حقوق آنها طی دوره های بعدی چقدر است؟
و سوالات مشابه ای باید درباره سرباز مجاز پرسیده شود , همچنین چه میزان از 2 میلیون دلار برای اجاره پرداخت شود و چه میزان برای برنامه ها, حمل و نقل و آموزش پرداخت شود؟
و 5 میلیون هزینه قراردادهای قانونی علاوه برآن باید سرشکن شود.
چه برنامه های کامپیوتری باید خریداری شود ؟ در چه شهرهایی برنامه ها اجرا و عرضه شود؟ تفکیک این 3 مبلغ که تشکیل دهنده سطوح کنترل قانونی هستند چه هدف بودجه ای برای مدیریت در بر دارد.
یک سیستم کدگذاری فرعی معمولاً ایجاد می شود که تحت عنوان کدهای بودجه نامیده میشود. و یا سایر موضوعاتی که می تواند معادل سطح کنترل عادی باشد. اگر موسسات دولتی از جابجایی هرگونه بودجه مجاز تخصیص یافته منع شده اند. که سطوح کنترل قانونی از 3 مبلغ فوق تشکیل شده است.
که برای انتقال و جابجایی بودجه های تخصیص یافته از یک سطح به سطح دیگر موافقت و اجازه قوه مقننه نیاز خواهدبود.
دقت داشته باشید که, اهمیت بودجه بندی موثر برای کارکنان مالی که برنامه های بودجه را ارایه می کنند روشن و واضح است .
دولت می تواند اسناد بودجه ای برای GFOA را بر اساس این برنامه ها برای ملاحظات قاونونی مشابه به روشهایی مثل صورتهای مالی جامع سالیانه (که در فصل 5 بحث خواهد شد) بپذیرد و می تواند GFOA را برای ملاحظات مربوط به اسناد و مدارک اش که جهت رسیدن به گزارشگری مالی مطلوب , مقرر شده است , بپذیرد.
اصلاح بودجه:
بعد از تصویب بودجه برای دولت در سال مالی مورد نظر, اغلب موارد لازم است که تغییراتی در بودجه در طی سال مالی صورت بگیرد. که برای اینکه بودجه دولت ممکن است اصلاح شود, دلایل متعددی وجود دارد, برای مثال:
درآمد مالیاتی ممکن است کاهش زیادی داشته باشد, که نیازمند این امر است که مبالغ تصویب شده جهت هزینه ها کاهش داده شود.
شرایط آب و هوایی(مثل بارش برف و وزش طوفان و تندباد و جاری شدن سیل) این شرایط ممکن است منجر به ایجاد هزینه های هنگفتی برای دولت شود.
مسایل سیاسی ایجاد شده طی سال ممکن است باعث تغییر انگیزه دولت برای انجام هزینه های جدید از منابع قبلی شود.
هر لحظه ممکن است هزینه های مزایای بازنشستگی بیشتر یا کمتر از مبالغ مورد, انتظار شود.
زمانیکه بودجه به طور قانونی تصویب می شود, فرآیند تغییر بودجه بوسیله قوانین و مقررات عمومی دولت تعیین می شود. اغلب موسسات دولتی قادر به جابجایی وا نتقال مبالغ بودجه ای بین قسمت های مختلف هستند.
بعلاوه آنها ممکن است برای انتقال وجوه بودجه ای مثل هزینه های خدماتی کارکنان و یا سایر هزینه ها محدود شوند.
زمانیکه تعییرات بودجه , مبالغ ناچیزی هستند, دستگاه تصویب کننده بودجه معمولاً نیاز به پذیرش اصلاح بودجه قبل از اصلاح بودجه به صورت رسمی دارد. مطالب فوق بعنوان قسمتی از نیازمندیهای عمومی و عادی عنوان می شود. زمانیکه بودجه ممکن است اصلاح شود, زمان اصلاح در سازمانهای دولتی متفاوت خواهد بود.
برای مثال متمم بودجه تصویب شده سالهای مالی گذشته (سال مالی قبل) کنترل نمی کند استفاده از منابع دولتی را, اما ممکن است تفاوتها یا اختلافات زیاد از مبالغ بودجه شده اصلی را پنهان کند.
قوانین عمومی ممکن است, از این نوع دستکاری ها جلوگیری بعمل آورد, اگر چه بعضی از موسسات دولتی واقعاً قادر هستند مبلاغ بودجه ای شان را بعد از پایان سال مالی , اصلاح کنند.