دانلود مقاله مدیریت زمان پروژه

مقدمه

در اوایل قرن بیستم همزمان با انجام و تعریف پروژه‌های بزرگ در صنایع لزوم کنترل و مدیریت پروژه به صورت ساختار یافته به عنوان فعالیتی حیاتی مطرح شده و امروزه با پیچیده‌تر شدن پروژه‌ها تنها به کمک سیستم‌های نوین مدیریت پروژه امکان پذیر خواهد بود. تلاشهای زیادی در ایجاد نظام‌های میدریت پروژه بعمل آمده است که حاصل آنها نظام‌هایی است که در حال حاضر در ابعاد گوناگون مدیریت وجود دارد. به عنوان مثال می‌توان به ساختار سازمان پروژه‌ای، حسابداری قراردادی (پیمانکاری)،‌ نرم افزارهای کنترل پروژه و استانداردهای مشهوری همچون استانداردهای مؤسسه PMI با عنوان PMBOK اشاره کرد .

با وجود فراوانی در نظام‌ها و استاندارهای مدیریت پروژه کمبود یک سیستم پشتیبان تصمیم گیری که بر پایه این استانداردها ایجاد شده و مدیران پروژه را در تصمیم گیری یاری نماید کاملاً مشهود است.

در سال‌های ابتدایی قرن بیست و یکم کشور ما از جمله کشورهایی است که به تأسی از کشورهای در حال توسعه، با اولویت بخشیدن به رشد و سازندگی، ساخت و بهره برداری از پروژه‌های مختلف عمرانی را در عرصه‌های مختلف اقتصادی – صنعتی در دستور کار خود قرار داده  است. به گونه‌ای که بیش از یک دهه است که همه ساله سهم بودجه عمرانی دولت از بودجه جاری آن پیشی گرفته، از این رهگذر اولویت اقتصادی کشور، توجه به ساخت و تدارک پروژه‌های زیربنایی مختلف اعم از نفت، گاز، برق، آب و ….. می‌باشد.

هر چند مسابقه افتتاح و کلنگ زنی پروژه‌های مختلف، با وجود بیش از 900 پروژه نیمه تمام در کشور، که موجب اتلاف و استهلاک میلیاردها دلار سرمایه می‌گردد، از جمله ایرادهای استراتژیک مدیران ارشد کشور در مسیر فوق الذکر به شمار می‌رود، مشکلات دیگری نیز در این رهگذار به چشم می‌خورد.

طولانی شدن بسیار زیاد زمان اجرای پروژه‌ها، ضعف مشهود کیفی پروژه‌های اجرا شده، هزینه تمام شده بسیار بالای پروژه‌ها نسبت به برآوردهای اولیه، فقدان استراتژی اجرای قوی جهت انجام پروژه‌ها، ضعف آموزش در جهت بهره برداری از پروژه‌های اجرا شده و …. را می‌توان به عنوان بخشی از زنجیره مشکلات مهم پروژه‌های کشور ارزیابی نمود.

هر چند عدم تخصیص اعتبارات در زمان مناسب نقش بسیار مهمی را در طولانی شدن پروژه‌ها ایفا می‌کند، و هر چند توجه به ساخت داخل ممکن است در ابتدای امر به پایین آمدن کیفیت تجهیزات ساخته شده، و طولانی شدن زمان اجرای پروژه‌ها بیانجامد، اما به اعتقاد نگارنده، منشأ عمده مشکلات و معضلات فوق الذکر، فقدان مدیریت صحیح و یکپارچه علمی در ارتباط با پروژه‌های کشور می‌باشد.

مدیریت زمان پروژه

Progect Time Management

I. مدیریت زمان پروژه :Project Time Management

نکته مهم: به یاد داشته باشید تحقق (حداقل) یک فرآیند در اجرای هر یک از مراحل پروژه ضروری است.

i. فرآیند تعریف فعالیت‌ها

ii. فرآیند تعیین توالی فعالیت‌ها

iii. فرآیند برآورد مدت زمان فعالیت‌ها

iv. فرآیندهای تهیه زمان بندی (تهیه زمانهای شروع و پایان فعالیت‌های پروژه)

‌v. فرآیند کنترل زمان بندی Schedule Control

i. تعریف فعالیت‌ها :Activity Definition

(a ورودی لازم برای تعریف فعالیت‌ها:

1. ساختار شکست: نوعی دسته بندی عناصر تشکیل دهنده پروژه با محوریت نتایج آن، بیان فعالیت‌های پروژه به صورت ساخت یافته.

2. بیانیه محدوده کار پروژه: مشخصه‌های اصلی محدوده کار پروژه و شرح مختصر هر یک از آنها در یک مجموعه جمعبندی و تدوین می‌گردد. این مجموعه مدرون را بیانیه محدوده کار پروژه می‌نامند . ضمن ایجاد دیدگاه مشترک و کامل از محدوده کار بین متولیات و دست اندرکاران، مبنای اتخاذ تصمیمات اصلی آنان در طول اجرای پروژه می‌باشد.

3. اطلاعات و سوابق مرتبط: سوابق واطلاعات پروژه‌های مشابه قبلی.

4. محدودیت‌های کاری و محیطی

5. فرضیات: فرضیات عموماً با درجه‌ای از ریسک همراه بوده و قطعیت تحقق صد در صد را ندارد. اما از حیث ماهیت باید واقع بینانه و مطمئن باشند.

6. آرا و نظرات خبرگان: به صورت فردی یا جمعی توسط گروه مدیریت پروژه سایر واحدهای سازمان و یا افراد و سازمانهای متخصص وابسته به مراجعه ذیصلاح ارائه شود.

(b تکنیک‌ها و ابزار لازم در تعریف فعالیت‌ها:

1. تجزیه و تفکیک کار: اصلی به فرعی، بزرگ به کوچک، تفکیک و تقسیم می‌شوند.

مراحل اصلی تجزیه کار: تعیین عناصر عمده پروژه: تعیین کفایت تجزیه و تفکیک کار

تعیین مراحل کار: بازبینی مراحل طی شده

2. الگوها: الگوها به جز تعریف لیست فعالیت‌ها حاوی اطلاعات مفید دیگری نیز مانند لیست منابع کاری و مدت زمان لازم جهت انجام هر یک از فعالیت‌ها و نتایج مورد انتظار آنها هستنتد.

(c نتایج حاصل از تعریف فعالیت‌ها:

1. لیست فعالیت‌ها: حاوی کلیه فعالیت‌های لازم برای اجرای پروژه می‌باشد لذا باید جامع و مانع بوده و کلیه نیازهای مندرج در محدوده پروژه را پوشش دهد و موجب اطمینان کامل افراد پروژه از درک آن شوند.

2. مستندات تفصیلی: کلیه مدارک و مستندات مربوط به لیست فعالیت‌ها می‌بایستی طبقه بندی و ثبت شوند. در ضمن شکل و ترکیب ومحتوای مستندات تفصیلی بین پروژه‌های مختلف نیز متفاوت است.

3. ساختار شکست بهنگام: ممکن است برای تعیین فعالیت‌های اجرایی، فعالیتی از قلم افتاده باشد که اصلاح آن لازم است.

ii. فرآیند تعیین توالی فعالیت‌ها:

(a ورودی فرآیند تعیین توالی فعالیت‌ها:

1. لیست فعالیت‌ها

2. شرح محصول: مشخصه های محصول اغلب در تعیین توالی مؤثر هستند.

مشخصه‌های محصول و یا خدمات پروژه باید مدرن و مستند باشند. بسیاری از فعالیت‌های اصلی پروژه‌ها عمدتاً طی انعقاد قرارداد با پیمانکاران و مشاورین انجام می‌شود و همان طور که در مراحل اولیه به اقتصاد است به مرور و متناسب با پیشرفت پروژه به تفصیل بیشتر تکمیل می‌شود.

3. وابستگی‌های الزامی (وابستگی‌های کاملاً منطقی) بعضی فعالیت‌ها دارای روابطی مستند که انجام آن فعالیت‌ها مستلزم رعایت کامل ارتباطات آن بوده که آنها را وابستگی‌های الزامی می‌نامند. مانند اجرای اسکلت فلزی اصلی که مستلزم اجرای فونداسیون می‌باشد.

4. وابستگی ترجیحی :Discretionary Dependencies وابستگی‌هایی که توسط گروه اجرایی ایجاد می‌شود و محدود کننده زمان بندی فعالیت‌ها می‌باشد.

شیوه‌های عملی: مختص همان پروژهاست.

شیوه‌های غیر معمولی: علاوه بر توالی معمول، توالی مشخصی را هم ناگزیر می‌سازد)

5. وابستگی‌های خارجی :External Dependencies ارتباطات و وابستگی میان فعالیت‌های اجرایی و محیط خارج از محدوده پروژه برای تهیه افراد به سخت افزار مناسب نیاز داریم.

6. محدودیت‌های کاری و محیطی: از عوامل محدود کننده فعالیت‌های گروه مدیریت

(b تکنیک‌ها و ابزارهای نمایش توالی فعالیت‌ها:

ترسیم شبکه‌های ممتدی و تأخری:

پایان به شروع

شرح به شروع

شرح به پایان

2. ترسیم شبکه‌های برداری: پایان به شروع و فعالیت مجازی

3. روش‌های ترسیم شبکه‌های احتمالی پرت: مانند گرت و مدلهای دینامیکی، انجام فعالیت‌های غیر متوالی و وجود سیکل و تعریف فعالیت‌های شرطی را (بر خلاف دو روش قبل) مجاز می‌داند.

4. الگوهای ترسیم شبکه

(c نتایج حاصل از توالی فعالیت‌ها (خروجی):

1. نمودار شبکه

2. لیست فعالیت‌های به هنگام

iii. فرآیند برآورد مدت زمان فعالیت‌ها:

(a ورودی لازم برای برآورد مدت زمان فعالیت‌های ورودی:

1. لیست فعالیت‌ها

2. محدودیت‌های کاری و محیطی

3. فرضیات

4. منابع کاری مورد نیاز: منابع کاری تخصصی اثر مهمی بر روی مدت زمان اجرای هر یک از آنها دارد اجزای یک فعالیت به طور همزمان توسط دو منبع و انجام دو فعالیت به طور همزمان توسط یک منبع از داده‌های افزایش بهره‌وری در زمان است. تعیین انواع و مقایسه منابع کاری مورد نیاز جهت تحقق هر یک از عناصر ساختار شکست کار پروژه.

5. توانایی‌های منابع کاری: نمونه، درجه تحصیلات، تجربه مرتبط و مفید و سوابق مشابه از جمله عوامل تعیین کننده توانایی منابع انسانی می‌باشد. درجه و میزان هر یک از عوامل در کیفیت، زمان و هزینه انجام کار مؤثر می‌باشد.

6. اطلاعات و سوابق مرتبط: برای تعیین زمان محتمل اجرای فعالیت

بایگانی پروژه

بانکهای اطلاعاتی

دانش گروه مجری

اطلاعات بدون جمع بندی و مستند سازی اعتبار چندانی ندارد.

7. ریسک تبیین شده: باید در انجام برآورده‌ها از اطلاعات ریسک‌های تبیین شده به طور کامل استفاده شود و این اطلاعات شامل احتمال و همچنین تفسیر اثرات حاصل از وقوع هر یک از رویدادهای بالقوه مخاطره انگیز است که باید در برآورد مدت زمان مبنای فعالیت‌ها مورد توجه قرار گیرد.

(b تکنیک‌ها و ابزار لازم در برآورد مدت زمان فعالیت‌ها:

1. نظارت و آرائ خبرگان: با توجه به عوامل متعددی چون تنوع، مشخصه‌های اصلی و بهره‌وری منابع کاری که در تعیین مدت زمان انجام کار مؤثر هستند باید از نظرات و آراء خبرگان استفاده مفیدی به عمل آورد چرا که در غیر اینصورت برآوردها غیر مطمئن و با ریسک بالا همراه خواهد بود.

2. برآورد های مشابه (برآوردهای از بالا به پایین): برای برآوردن زمان فعالیت‌های آتی می‌توان مدت زمان واقعی انجام فعالیت‌های مشابه در گذشته استفاده کرد. روش برآورد مشابه در صورتی قابل اعتماد است که: