تاریخچه سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)[1]
در اواخر دهه 70 میلادی مفهوم برنامه ریزی مواد موردنیاز (MRP)[2] معرفی و توسط IBM پیاده سازی و توسعه پیدا کرد . مهمترین مشکل این سیستم ها امکانات سخت‌افزاری و نرم افزاری گران قیمتی بود که بعضاً در مراکز دانشگاهی و یا نظامی مستقر بودند .
سازمانها در استقرار MRP با مشکلات زیادی مواجه بودند . از طرف دیگر این سیستم ارتباط بین تولید و استراتژی های رقابتی سازمان را چندان مدنظر قرار نمی داد و ظرفیت های تولیدی سازمان در این سیستم لحاظ نمی شد .
بین سالهای 1980 و 1990 میلادی با توسعه و گسترش برنامه ریزی مواد موردنیاز ، مفهوم برنامه ریزی منابع تولید 2 (MRPII)[3] ارائه گردید . در اولیل همین دهه نیز سیستم برنامه ریزی توزیع (DRP)[4] که مستقل از MRPII عمل می کردند وارد این سیستم شده و عملاً مشکل عدم ارتباط این دو سیستم با یکدیگر مرتفع گردید .
پس از بکارگیری MRPII و گسترش آن در تمام عرصه های تولیدی ،خدماتی ،تجاری، توزیعی و غیره و همچنین اضافه نمودن سیستم های پشتیبان تصمیم به آنها ، سیستم ERP ارائه شد . با ظهور ERP در حوزه تولید ، تمامی سیستم های تولیدی تحت پوشش قرار گرفتند . بخش ها ، فرایندها و وظایف مختلف از جمله کنترل کیفیت ، نگهداری و تعمیرات ، حسابداری و مالی به سیستم های تولیدی متصل شده و ERP به عنوان حدفاصل سیستم های مدیریت زنجیره تأمین (SCM)[5] و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)[6] مطرح گردید . این سیستم بیش از آنکه عنوان جدیدی برای MRPII باشد ، به عنوان سطح بعدی در سطوح تکاملی سیستم های کامپیوتری طراحی شده برای پشتیبانی از عملیات سازمان مطرح است .
با گسترش اینترنت ، فناوری ERP منطبق با محیط اینترنت ارائه گردید و در نتیجه EDI و ERP با یکدیگر پیوند خوردند و اینترنت به عنوان جزیی تفکیک ناپذیر از ERP محسوب و تحت وب توسعه یافت . همچنین فناوری چندلایه ای در معماری سیستم اطلاعاتی در محیط اینترنت در نظر گرفته شد .
قابل ذکر است که در سال 1998 بیش از 20.000 سازمان در سراسر جهان مبلغی افزون بر 17 میلیارد دلار در زمینه ERP سرمایه گذاری نموده اند که این رقم در سالهای بعد همواره 30 تا 50 درصد رشد داشته و در سال 2003 به رقمی نزدیک به 100 میلیارد دلار رسیده است .
هزینه نگهداری و به روزرسانی سیستم های پیاده سازی شده در سال 2000 به رقمی حدود 5/21 میلیارد دلار بالغ شده که نرخ رشدی برابر 1/13% نسبت به سال 1999 داشته است [Broatch , 2001] . ضمناً طبق بررسی های صورت گرفته در حال حاضر بیش از 70% از 1000 شرکت طراز اول جهان از دید مجله Fortune ، سیستم های ERP را با موفقیت پیاده نموده و یا در حال پیاده سازی آن هستند [Kraft , 2001].
معرفی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)
رشد غیرقابل پیش بینی فناوری اطلاعات و ارتباطات در دهه های گذشته که با تکیه بر توسعه صنایع مختلفی از جمله الکترونیک ، کامپیوتر و مخابرات صورت گرفته بر جنبه های مختلف عملکرد سازمان ها تأثیرات شگرفی داشته است . همزمان با این تغییرات ، محیط فعالیت سازمان های مختلف پیچیده تر شده و به همین جهت نیاز به سیستم های مختلفی که بتواند ارتباط بهتری بین اجزای مختلف سازمانی برقرار کرده و جریان اطلاعات را در بین آنها تسهیل کند ، افزایش چشمگیری یافته است . این سیستم ها که در مجموع به سیستم های سازمان Enterprise Systems (ES) معروف هستند ، زمینه ای فراهم آورده اند که مدیران بتوانند در تصمیم گیری های مختلف خود از اطلاعات مناسب در هر جا و در زمان مناسب استفاده نمایند .
ظهور نرم افزارهای یکپارچه ای تحت عنوان (ERP) با هدف قرار دادن سازمان ها ، توسعه بسیار زیادی پیدا کردند . این نرم افزارهای بسیار قدرتمند و پیچیده و استاندارد، شامل زیرسیستم های از پیش طراحی شده ای هستند که پس از اعمال تغییراتی در آنها و بومی سازی توسط مشاوران پیاده ساز و مشاوران تحلیل فرایندهای سازمانی ، پیاده سازی و اجرا می شوند . در بسیاری از موارد سازمان ها به دلیل اجبار در تبعیت از منطق حاکم بر این نرم افزارها ، مجبور به اصلاح و بازبینی مجدد فرایندهای خود هستند . این نرم افزارها بر خلاف نرم افزارهای قدیمی که در سازمانها و از طریق واحدهای مختلف سازمانی توسعه پیدا می کردند ، مجموعه ای یکپارچه هستند که دارای ماژولهای مختلف بوده و هر زمان که نیاز به اضافه کردن ماژول دیگری به آنها باشد. این کار به راحتی صورت می پذیرد .
تعریف سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)
سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) را می توان به عنوان نرم افزار یکپارچه‌ای تعریف نمود که دارای اجزا و یا ماژولهایی برای برنامه ریزی ، تولید ، فروش، بازاریابی ، توزیع ، حسابداری ، مدیریت منابع انسانی ، مدیریت پروژه ، مدیریت موجودی ، مدیریت خدمات و نگهداری و تعمیرات ، مدیریت حمل و نقل و بازرگانی الکترونیک است . معماری و ساختار ERP بگونه ای است که یکپارچگی و جامعیت اطلاعات سطح سازمان را فراهم نموده و جریان روان اطلاعات بین بخش های مختلف سازمان را فراهم می آورد .
انجمن کنترل تولید و موجودی آمریکا ERP را به صورت زیر تعریف می نماید :
«روشی برای برنامه ریزی و کنترل مؤثر تمامی منابع موردنیاز برای دریافت ، تولید ، ارسال و پاسخگویی به نیازهای مشتریان ، در شرکتهای تولیدی ، توزیعی و خدماتی» .
تعاریف بسیار زیاد دیگری برای ERP ارائه شده است از جمله :
- «ERP یک بسته نرم افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچه سازی اطلاعات و جریان آنها بین تمامی بخشهای سازمان از جمله مالی ، حسابداری ، منابع انسانی ، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است.» (Davenport)
- «سیستمهای ERP سیستم های اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیمی هستند که اطلاعات و فرایندهای مبتنی بر اطلاعات سازمان را در درون واحدهای سازمانی و بین آنها یکپارچه می نماید .» (Kumar & Hilsgersberg , 2000)
- «ERP یک پایگاه داده ، یک برنامه کاربردی و یک واسطه یکپارچه در تمامی سازمان است.» (Tadjer ,1998)
- «ERP سیستم هایی مبتنی بر کامپیوتر هستند که براپ ردازش تراکنش های سازمان طراحی شده اند و هدف آنها تسهیل برنامه ریزی ، تولید و پاسخگویی به موقع به مشتریان در محیطی یکپارچه است.» (O'Leary , 2001)
- ERP یک بسته نرم افزاری استاندارد مشتمل بر چندین ماژول مرتبط و یکپارچه است که کلیه فرآیندهای تجاری یک سازمان را اعم از تولید، منابع انسانی ، مالی ، بازاریابی و فروش پشتیبانی می نماید و منجر به یکپارچگی وظایف (Functions) در سازمان می شود.
- یک راه حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم به هم پیوسته، به سرعت و با دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می دهد تا به طور مناسب فرایند برنامه ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نماید .
- ERP به مثابه ستون فقرات اطلاعاتی یک سازمان از نظر بانک های اطلاعاتی و فرآیندهای سازمانی محسوب شده و به منزله نرم افزاری برای پشتیبانی فرآیندهای داخلی سازمان می باشد .
در تعاریف فوق توجه و تمرکز بر روی عبارت Enterpriseدر اختصار ERP بیش از عبارت Planning و Resource می باشد ، چرا که این سیستم فراتر از برنامه ریزی عمل کرده و با وجود تمرکز بر روی منابع سازمان ، عناصری فراتر از آن را پوشش می‌دهد .
آنچه که در این تعاریف بیش از همه شفاف است ، یکپارچگی و استاندارد بودن سیستم ERP است و همین دو جنبه مهم از ERP آنرا از سایر سیستم های اطلاعاتی یکپارچه متمایز می سازد .
لازم بذکر است که سیستم ERP به صورت کامل همه بخش های گزارشات و تحلیل داده ها و فرآیندهای عملیات را در سطوح مختلف سازمان پوشش می دهد بدین صورت که هسته مرکزی پوشش دهنده سطوح سیستم های فرآیند عملیات (TPS)[7] و سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS)[8] می باشد و ابزارهای تحلیل و تجزیه تجاری پوشش دهنده ، سطوح سیستم های پشتیبان تصمیم (DSS)[9] و سیستم های اطلاعات اجرایی (EIS)[10] در سازمان هستند . البته این تقسیم بندی ها چندان شفاف نبوده و مرز مشخصی بین این سطوح و بخش های اصلی ERP قابل ترسیم نیست و همپوشانی‌هایی در این بین وجود دارد .
دلایل و دستاوردهای پیاده سازی ERP در سازمان ها
پیاده سازی سیستم ERP مزایای بی شماری را برای سازمان ها به ارمغان می آورد و لیکن این مزایا و بهبود فرایندهای تجاری سازمان به راحتی قابل توصیف نمی باشد . پیاده سازی موفق یک سیستم ERP بستگی بسیار زیادی به انتخاب سیستم مناسب ، تأمین کننده مناسب ، نحوه بومی سازی نرم افزار در سازمان با توجه به استراتژی ، فرهنگ و ساختار سازمان ، تعهد و حمایت مدیریت سازمان از پیاده سازی نرم افزار ، شایستگی مشاوران در پیاده سازی نرم افزار ، کنترل پروژه مناسب در طول فرایند پیاده‌سازی و اتمام پروژه در زمان مشخص و بودجه پیش بینی شده دارد .
پیاده سازی ERP در سازمان دستاوردهای زیادی را به همراه خواهد داشت که به صورت خلاصه می توان به موارد زیر اشاره کرد :
- ایجاد یکپارچگی سازمانی از بعد اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان .
- استانداردسازی فرایندهای سازمانی بر اساس بهترین تجربیاتی که شرکت های عرضه کننده نرم افزار از سازمانهای مختلف به دست آورده اند .
- مهندسی مجدد فرایند های سازمانی و کاهش زمان انجام آنها .
- تبدیل فرایند های سازمانی از حالت ضمنی به حالت صریح به علت مهندسی مجددی که در فرآیندهای سازمان صورت می پذیرد