دانلود مقاله روابط صنعتی

چهار اصل مدیریت زمان

1- آیا لازم است این کار حتما انجام شود؟

2- آیا من ملزم به انجام دادن ان هستم؟

3- آیا می‌توانم این کار را به تعویق بیندازم؟

4- آیامن مستقیما این کار را باید انجام دهم؟

در صورتی که این تامل‌ها صورت بگیرد در طول یک سال مقدار زیادی در وقت صرفه‌جویی خواهد شد. پس بیاید هر کدام را با جزئیات بیشتری مورد بررسی قرار دهیم.

کارهای قابل حذف:

محققان چنین اظهار می‌‌کنند که بعضی از امور وقت‌گیر بیشتر بر حسب عادت انجام می‌‌گیرد تا برای بازدهی. اثر بخشی یا سودآوری. این گونه فعالیتها چنان بازندگی ما عجین شده‌اند که هیچ کس فکر نمی‌‌کند چرا آنها را انجام می‌دهیم یا اینکه ممکن است راه‌های بهتری برای رسیدن به نتایج مشابه وجود داشته باشد. بطور کلی در طول یک روز هشت کار از ده کاری که انجام می‌دهیم مثل راهزن‌ها وقت ما را غارت می‌‌کنند.

دانستن آنچه که قابل حذف است:

آیا انجام دادن این کار به من کمک می‌کند که به اهدافم برسم؟

اگر جواب (بلی ) است لازم است سراغ سوال دوم بروید.

آیا من بهترین فردی هستم که می‌‌توانم این کار را انجام دهم؟

اگر پاسخ این سوال (نه) باشد مشخصاً به شما این اجازه را می‌دهد که آن کار را کنار بگذارید. زیرا هر دقیقه که صرف آن کنید بیهود خواهد بود. 

اگر بالا اجبار باید کاری را انجام دهید تا آنجا که می‌توانید آن را بهتر انجام دهید تا بدین طریق باز هم بتوانید در وقت خود صرفه‌جویی کنید.

برچسب قیمت هر فعالیت:

با پی بردن به ارزش و قیمت وقت خود که بیشتر مدیران این قیمت را کم تخمین می‌زنند برای هر فعالیت می‌توان بر چسب قیمت تهیه کرد.

با انجام دادن کاری که مقرون به صرفه باشد قادر خواهید بود از وقت خود استفاد موثری بکنید.

دانستن قیمت وقتتان می‌تواند شما را در فروش آن به رؤسا و همکارانتان یاری دهد. این یکی از امتیازات مدیریت زمان است.

تفویض اختیار:

ناتوانی یا اکراه در تفویض اختیارات بزرگترین عامل شکست بسیاری از مدیران و کارکنان حرفه‌ای در مدیریت زمان است.

پژوهشها نشان می‌دهد که در بعضی از شرکتها 97% وقت مدیران در روز صرف اجرای کارها می‌‌شود تا اداره امور. تمام مدیران موفق به این نکته واقف هستند که تفویض اختیار صحیح و کارامد برای مدیریت موثر زمان امری بسیار ضروری است.

موانع روانی تفویض اختیار:

چرا مدیران از تفویض اختیار روزمره‌ترین امور اکراه دارند. جواب را عموماً می‌توان در وجود سه مانع روانی جستجو کرد.

1- ترس از دست دادن اقتدار:

بعضی از مدیران از این نگرانند که تفویض اختیار حتی در موارد جزئی و پیش پا افتاده باعث می‌‌شود که مقام آنها در سازمان زیر سوال برود و تضعیف شود .

2- ترس از اشتباهی که روی خواهد داد:

این ترس معمولا به علت کمبود به اعتماد به نفس در مدیر یا کارمندانش پدید می‌‌آید.

3- ترس از محو شد ن:

بعضی از مدیران ترجیح می‌دهند که وظایف کلیدی را تحت نفوذ خود داشته باشند زیرا بر این باور هستند که با این ترفند نمود برجسته‌ای در سازمان خواهند داشت.

کی و چه کاری را تفویض کنید:

چهار معیار اصلی وجود دارد که تعیین می‌کند کی چه کاری تفویض شود. همواره سعی کنید اختیارات خود را تفویض نمایید.

زمانی که کاری می‌‌تواند بطور رضایت بخش توسط کس دیگری که از شما کمتر دستمزد می‌گیرد یا اینکه می‌‌خواهد کمتر بگیرد انجام شود.

زمانی که دانش یا مهارت لازم را برای انجام دادن کاری به طور شایسته نداشته باشید.

زمانی که کار روزمره باشد.

زمانی که کاری به رشد کارمندان کمک می‌کند.

چگونه تفویض اختیار کنید:

بعضی از مدیران از تفویض اختیار سر باز می‌زنند زیرا اگر کار به درستی انجام نشود خودشان خیلی سریعتر آن را انجام می‌‌دهند.

تفویض اختیار به فرد مناسب:

با تشخیص پختگی کارمندی که انتخاب کرده‌اید آغاز کنید.

توانایی: مهارت و دانش لازم برای انجام کار را دارا باشد.

انگیزه: اشتیاق به انجام کار با حداکثر توانایی.

از نظر کلی هیچ کس نه کامل است نه ناقص مگر آنکه در ارتباط با کار معینی سنجیده شود. یک کارمند که در یک کار پختگی دارد ممکن است با تغییری در طبقه‌بندی شغلی برایش پیش آید به ناپختگی برسد. کارایی افراد در سه سطح مورد بررسی قرار می‌گیرد.

کارایی کم = توانایی ضعیف + انگیزه کم

کارایی متوسط = توانایی ضعیف + انگیزه زیاد

کارایی زیاد = توانایی زیاد + انگیزه زیاد .

یکی از عوامل مهم در تفویض اختیار میزان کارایی است. پس سوالی که در اینجا مطرح است این است که آیا کارمند کارایی لازم را دارد یا خیر.

برای مثال:

              توانایی                    انگیزه

مارک        متوسط              کم

پیتر           زیاد                   کم

مری          زیاد                   زیاد

در این فهرست، مری مناسب‌ترین کارمند برای ارجاع کاری است که شما در نظر دارید.

انتخاب فردی مناسب جهت تفویض اختیار متضمن دستورالعملی روشن و آگاهانه درباره این است که  کار چگونه و کی و کجا باید انجام گیرد. ضمناً باید به میزان صحیح از کارمند مربوطه حمایت شود و با توجه به نیازهایش به وی دلگرمی‌‌ لازم داده شود.

زمانی که کارمند شما به طور منطقی به کارایی رسید می‌‌توانید حمایت و پاداشهای عاطفی بیشتری به او عرضه کنید تا انگیزه را در وی بالا ببرید.

 کارمندی که دارای سطح بالای از آمادگی است از مدیرانش توقع دارد که هنگام تفویض اختیار به آنان اعتماد و بر کارشان کمتر نظارت کنند.

ابلاغ واضح دستورالعمل‌ها:

چنین محاسبه شده است که حتی کارگران فنی نیز سه چهارم وقت خود را به گفتگو با دیگران سپری می‌‌کنند و در پژوهشی که اخیراً انجام شده  معلوم شده است 84% مدیران قبول دارند که مهارت بر قرار کردن ارتباط کلید ترقی سازمان‌های آنهاست. ضمناً معتقدند که این مهارتها برای مدیریت موثر زمان هم بسیار اساسی است. هنگامی ‌‌که می‌‌خواهید کاری را تفویض کنید در زمان ابلاغ دستورالعمل‌ها و جهت‌گیری‌ها هفت نکته زیر را در فهرست خود کنترل کنید:

کار را مشخص کنید:

در ذهن خود طبیعت دقیق کاری را که می‌‌خواهید تفویض اختیار کنید به طور واضح بررسی کنید.

آیا فرد مناسبی را انتخاب کرده‌اید؟

انتخاب فرد مناسب به زمان، مکان، طبیعت کار و هدفی که مایلید به آن دست یابید بستگی دارد.

قابل دسترس بودن:

تا آنجا که ممکن است از کار دادن به کارمندانی که خود از قبل درگیر کارهای با اولویت بیشتر هستند اجتناب کنید.

کارمند خود را آماده کنید:

تصویر روشنی از کاری که قرار است انجام گیرد ارائه دهید بویژه اگر با کارمندی روبرو شدید که در سطح پایین تا متوسط کارایی قرار دارد .

هرگز تصور نکنید کارمند دستورالعمل‌های شما را فهمیده باشد مگر آنکه آنها را با کلمات خود برای شما بازگو کند.

هر وقت که لازم بود به نسبت که دستورالعمل‌ها را صادر می‌‌کنید حمایت هم بکنید .

پیشرفت کار را هدایت کنید:

بخصوص هنگامی‌ ‌که کار پیچیده یا طولانی باشد. اما این تصور را در ذهن کارمند ایجاد نکنید که دائماً کارش را کنترل می‌‌کنید.

اگر مراحلی را که قبلاً اشاره کردم دنبال کرده باشید دیگر دلیل و بهانه‌ای وجود ندارد که کار تفویض شده برگشت داده شود .

همیشه بد کار کردن بسیار آسان و خوب کار کردن بسیار سخت است. اما اگر ملکه ذهن شود یکی از قویترین ابزارهای قابل دسترس مدیریت زمان خواهد بود .

بیرون راندن غاصبان

در هر هفته کاری هزاران ساعت پر ارزش توسط غاصبان سنگدل زمان به یغما برد می‌‌شود. هزینه این دزدی‌ها در روز روشن سر به میلیون‌ها می‌زند. تازه تعداد کمی ‌‌از مدیران متوجه این غارت شده‌اند و تعداد کمتری گام‌های مثبتی برای بیرون راندن این تبهکاران از خانه خود برداشته‌اند.

مواردی که لازم است نه بگوید:

در (5)موقعیت زیر باید نه بگویید

زمانی که خواسته نامعقول باشد.

زمانی که کار از اولویت کمتری برخوردار باشد.

زمانی که از دانش و مهارت کافی برخوردار نمی‌‌باشید.

زمانی که ناراحت یا عصبانی باشید.

زمانی که لازم نیست شما آن کار را انجام دهید.

زمانی یک در خواست نامعقول است که:

خارج از قوانیین استخدامی ‌‌شما باشد.

به حریم شخصی شما تجاوز کند.

بدون اجازه وقت آزاد شما را اشغال نماید.

کسانی که از کمبود اعتماد به نفس رنج می‌‌برند اغلب با هر خواسته غیر منطقی موافقت می‌‌نمایند به این دلیل که فکر می‌‌کنند با رد کردن این درخواست دیگر دوست داشتنی نخواهند بود.

بعضی‌ها چنین استدلال می‌کنند که جواب بلی دادن به آنها کمک می‌کند تا به هدف محبوب‌ترشدن که برای شخصیت و حرفه‌شان مهم است دست یابند و با تظاهر به اینکه عضو علاقه‌مندی در گروه هستند دورنمای شغلی خود را بهتر کنند.

(نه) گفتن به درخواستهای نامعقول همیشه هم راحت نیست. هر چه بیشتر به دیگران اجازه داده باشید که سوارتان شوند، در هم شکستن این عادت و رها شدن از آن به مراتب سخت‌تر خواهد بود. خوشبختانه عکس این مسئله هم صادق است.