طراحى فراروندى است که کاملاً به شخص طراح بستگى دارد. سازماندهى. طراحى سازماندهى است. در سازماندهى، جایگاه هر عنصر و خصوصیات آن و چگونگى ارتباط عناصر با یکدیگر مشخص مىشود.
منابع مهمترین عامل محدود کننده یک سیستم، منابعى است که توسط سیستم قابل استفاده و در دسترس است. منابع سیستم، مجموعه عوامل داخلى یا خارجى است که فعالیت سیستم با استفاده از آنها انجام مىشود. حل یک مسئله بزرگ از حل صدها مسئله کوچکتر تشکیل مىشود. طراحى باید مستقل از خصوصیات فردى و موارد غیر ثابت در سیستم انجام شود.
سادهترین بخش فعالیت تجزیه و تحلیل سیستمها است. براى انجام طراحى یک سیستم سازمانى - انسانى، تحلیلگر و طراح باید از ماهیت، روشها و ابعاد طراحى سیستم با اطلاع باشند. در این بخش، مختصراً سعى در معرفى ماهیت طراحى سیستم، بیان روشهاى طراحى، و شناسائى ابعاد طراحى داریم. بیان طراحى در یک بخش جداگانه و بصورت مجزا از بخش دوم (تجزیه و تحلیل سیستم)، به معناى جدا بودن این دو مبحث نیست. بلکه طراحى بخشى از فراروند تجزیه و تحلیل سیستم است. تنها به دلیل تنوع و پیچیدگى و حجم زیاد مباحث آن، این تفکیک صورت گرفته است.
طراحى چیست؟
این اولین سئوالى است که شما از خود مىپرسید. آیا طراحى همان نقاشى است؟! آیا طراحى یعنى نقشه کشى؟! حتماً میدانید که اینطور نیست. پس این فعالیت عجیب و غریب چیست که ما دائماً از آن صحبت مىکنیم؟
براى شناختن مفهوم طراحى ابتدا لازم است تا عواملى را که در فراروند طراحى وجود دارند بشناسیم. این عوامل عبارتند از :
توجه به این نکته ضرورى است که بحث ما پیرامون کلمه طراحى، تنها از دیدگاه طراحى سیستمهاى سازمانى - انسانى انجام مىشود، در حالى که این کلمه، کاربرد وسیعى در علوم و زمینههاى مختلف، بخصوص در زمینههاى مهندسى دارد.
طراح. شخصى که فراروند طراحى را انجام مىدهد. طراحى فراروندى است که کاملاً به شخص طراح بستگى دارد. شاید فراروندى مانند آشپزى چندان به آشپز مربوطه بستگى نداشته باشد، بلکه اصل دستورالعمل و مواد پخت غذا است. یعنى اگر چند آشپز مختلف، با استفاده از مواد یکسان، دقیقاً دستورالعمل پخت یکسانى را انجام دهند، غذاهاى پخته شده مشابه خواهد بود (به لفظ دقیقاً توجه کنید). اما طراحى چنین خصوصیتى ندارد. یعنى اصولاً دستورالعمل واحد و قطعى براى آن وجود ندارد. وقتى یک دستورالعمل براى کشیدن یک تابلو نقاشى توسط افراد مختلف اجرا مىشود، نقاشىهاى حاصله احتمالاً (یا قطعا) شبیه هم نخواهد بود. زیرا افکار و روحیات هر فرد، در کشیدن آن نقاشى نقش موثرى را ایفا مىکند. به همین ترتیب نیز طراحى یک سیستم با توجه به افکار، سلایق و روحیات شخص طراح شکل مىگیرد. دو طراحى براى یک سیستم واحد که توسط دو نفر مختلف انجام شود کاملاً با هم متفاوت خواهند بود. از همین رو، توجه به اینکه چه کسى کار طراحى را انجام مىدهد و میزان خلاقیت، ابتکار، تجربیات و توانائیهاى فکرى وى، در کیفیت طراحى ارائه شده بسیار موثر است.
سازماندهى. طراحى سازماندهى است. در سازماندهى، جایگاه هر عنصر و خصوصیات آن و چگونگى ارتباط عناصر با یکدیگر مشخص مىشود. فرمانده یک ارتش، در سازماندهى آن، محل استقرار لشگرهاى تحت امر خود را مشخص مىکند و تعیین مىکند که هر یک از لشگرها چگونه باید در عملیات جنگى عمل کنند و هر یک چه وظیفهاى دارند. همچنین وى مشخص مىکند که هر یک از لشگرها و گردانها چگونه با لشگرها و گردانهاى دیگر در ارتباط باشند. در طراحى یک سیستم نیز طراح، عناصر، اجزاء، پرسنل، منابع، فراروندها و سایر عوامل موجود در یک سیستم را سازماندهى مىکند و مشخص مىکند که هر یک در چه موقعیت فیزیکى یا منطقى باید قرار گیرند.
اهداف سیستم
طراحى بر اساس اهداف سیستم انجام مىشود. به عبارت دیگر طراحى باید بصورتى انجام شود که سیستم طراحى شده به اهداف خود دست یابد. اهداف سیستم در هنگام تعیین نیازهاى سیستم در فاز مطالعه و طراحى سیستم جدید تعیین مىشود.
منابع. مهمترین عامل محدود کننده یک سیستم، منابعى است که توسط سیستم قابل استفاده و در دسترس است. منابع سیستم، مجموعه عوامل داخلى یا خارجى است که فعالیت سیستم با استفاده از آنها انجام مىشود. طراحى دو سیستم با نیازها و خصوصیات کاملاً مشابه، ولى با منابع متفاوت، مىتواند باهم داراى تفاوتهاى اساسى باشد. وقتى مىخواهید براى یک مسافرت در تعطیلات برنامهریزى کنید، در دو حالت زیر از دسترسى به منابع، دو طرح کاملاً متفاوت ارائه خواهید کرد :
حالت اول - 100000 تومان بودجه در نظر گرفتهاید، اتومبیل شخصى مناسب دارید، اداره شما یک آپارتمان با تمام امکانات در شهر مورد نظر در اختیار شما قرار مىدهد.
حالت دوم - 20000 تومان بودجه در نظر گرفتهاید، اتومبیل شخصى ندارید، بلیط قطار پیدا نمىشود، هتلها و مسافرخانههاى ارزان قیمت در دو ماه اخیر جاى خالى ندارند.
فراروند طراحى، مبتنى بر منابع موجود انجام مىشود بنا بر این در هنگام طراحى باید منابع مشخص شده باشد.
فراروندها. در طراحى، فراروندها و فعالیتهائى که در سیستم باید انجام شود، مشخص مىشود. فراروندهائى که باید انجام شوند تا سیستم به نحو مطلوب عمل کند و به اهداف خود دست یابد. در یک سازمان، از کوچکترین فراروند نظیر ارسال یک نامه از یک واحد به واحد دیگر گرفته تا فراروندهاى پیچیده نظیر فراروند خرید (شامل درخواست خرید و استعلام، خرید، عملیات انباردارى، عملیات حسابدارى خرید) در هنگام طراحى مشخص مىشود.
خروجىهاى سیستم. باید مشخص شود که سیستم چه خروجىهائى را باید ارائه کند. ورودىهاى سیستم. براى دستیابى به خروجىها باید چه چیزهائى به سیستم وارد شود؟ عناصر موجود در سیستم. در هنگام طراحى باید مشخص شود، چه عناصرى در سیستم باید وجود داشته باشند و هر یک داراى چه خصوصیتى هستند؟
روابط بین عناصر. چه ارتباطى بین عناصر موجود در سیستم وجود دارد؟
محیط. طراحى هر سیستم با توجه به محیط انجام مىشود. باید عوامل محیطى و محدودیتها و شرایطى که سیستم باید در آن شرایط فعالیت کند، در طراحى در نظر گرفته شوند. بنا بر این، باید محیط سیستم کاملاً شناسائى شده باشد. طراحى باید به نحوى انجام شود که نه محیط مشکلى براى فعالیت سیستم ایجاد کند و نه سیستم محیط را دچار مشکل کند. با توجه به این عواملى که براى طراحى ذکر شد، تعریف ما از طراحى عبارت خواهد بود از :
سازماندهى و تعیین عناصر سیستم و روابط آنها، منابع و فراروندها در جهت استحصال خروجىها از ورودیها، در تقابل با محیط، در جهت دستیابى به اهداف سیستم، با توجه به سلایق، دیدگاهها، تفکر، خلاقیت و هنر طراح.
و در یک تعریف مختصر و خلاصه:
سازماندهى عناصر سیستم در محیط، براى دستیابى به اهداف، توسط طراح.