هر ساله پروژه های متعددی در زمینه های مختلف فناوری اطلاعات شکل می گیرند و سازمان های مختلف بر اساس نیازهای حال و آینده خود اقدام به تعریف و پیاده سازی پروژه های مختلفی برای بهینه سازی عملکرد خود می کنند. سازمان ها همیشه هزینه های فراوانی را برای به ثمر رساندن پروژه ها متحمل می شوند و در بسیاری مواقع پروژه ها به دلایل مختلف همچون ضعف مدیریتی، کمبود پول، از دست رفتن زمان و... به سرانجام مورد انتظار نمی رسند و این یعنی به هدر رفتن سرمایه و زمان سازمان که می توان علت های مختلفی را برای آن بر شمرد.
پروژه های فناوری اطلاعات به دلیل ماهیت خود از جنبه های نو بودن آنها در ساختار سازمان ها و تخصصی بودن کار و نیاز به برون سپاری پروژه ها بسیار حساس هستند. یعنی در فاز نیاز سنجی و تعیین اولویت های سازمان باید بررسی ها و مطالعه های دقیق، کارشناسانه و آینده نگرانه ای صورت بگیرد.
در اصول مدیریت پروژه نخستین مرحله و گام برای آغاز یک پروژه در سازمان، شامل فرآیندی کارشناسی برای بررسی وضع موجود سیستم ها و امکانات فعلی، بازنگری در ساختار سازمان بر اساس تحولات درونی و بیرونی، بررسی جایگاه سازمان در بازار و موقعیت آن در برابر رقیبان، پیش بینی نیازهای کوتاه مدت و بلند مدت و بررسی تعریف سرویس های جدیدی و قابلیت انطباق یا ارتقاء سرویس های قبلی به وسیله آنهاست.
در کل مدیریت پروژه فناوری اطلاعات یا به دنبال ایجاد یک سیستم جدید بر اساس شرایط به وجود آمده و کارکردهای مورد نیاز سازمان است و یا در صدد بهینه سازی و ارتقاء سیستم های موجود برای تطبیق دادن روش ها و سیستم های قبلی با نیازهای فعلی برای رسیدن به وضع مطلوب است که در هر دو رویکرد برای رسیدن به حداکثر بهره وری، باید مکانیسم ها و محدودیت های مختلفی همچون منابع انسانی، ابزارها، زمان، سرمایه، کیفیت و... را مورد توجه قرار دهد. برای رسیدن به تمامی این اهداف و پاسخ به سوال های متعددی که پیش از آغاز هر پروژه در ذهن مدیران و مجریان پروژه نقش می بندد و برای جلوگیری از سوء تفاهم ها و برداشت های دوگانه و چندگانه از یک موضوع واحد و دست یابی به یک خط سیر مشخص و علمی برای پروژه لازم است تا سازمان اقدام به تهیه یک سند مطالعاتی و اطلاعاتی به نام درخواست طرح پیشنهادی پروژه نماید (حسنی، 1384).
2- مفهوم درخواست طرح پیشنهادی
اگر تاکنون در پروژه های مختلف فعالیت کرده باشید یا در جلسات مقدماتی یک مناقصه حضور پیدا کرده اید، حتماً عبارت درخواست طرح پیشنهادی پروژه بارها به گوش شما خورده است. شاید هم در آگهی های مناقصه یا در روزنامه ها و مجلات این عبارت را شنیده باشید. درخواست طرح پیشنهادی خلاصه ای از عبارت سه کلمه ای Request for Proposal (RFP) می باشد.
درخواست طرح پیشنهادی، ابزاری استاندارد برای خریداری خدمات است که به صورت رسمی توسط سازمان تهیه می شود و به ارائه دهندگان خدمات مورد نظر ارائه می شود تا سازمان پیشنهادها و راه حل های مختلفی را برای یک موضوع واحد در اختیار داشته باشد و با دقت بیشتری به بررسی آن بپردازد. پس از پایان مذاکرات و توافقات ممکن است به عنوان بخشی از اسناد قرارداد نیز مورد استفاده قرار گیرد.
زمانی که یک شرکت قصد دارد یک پروژه داخلی انجام دهد یا پروژه ای را به منابع بیرون از سازمان ارجاع دهد ، به پیمانکار نیاز پیدا می کند و شرکت برای برگزاری مناقصه و جمع آوری پیشنهادات پیمانکاران مختلف باید درخواست طرح پیشنهادی خود را تهیه کند. درخواست طرح پیشنهادی به شرکت ها کمک می کند تا به تشریح جزییات مورد نظر و نیاز خود در اسناد مناقصه بپردازند و از این طریق بتوانند بهترین پیمانکار را شناسایی نمایند. در واقع تهیه درخواست طرح پیشنهادی پروژه، روش رسمی تشریح اسناد یک پروژه می باشد که به شرکت های پیمانکار کمک می کند تا چگونه طرح خود را تهیه و پاسخ لازم را ارائه دهند و بدینوسیله آنها را از روش بررسی طرح ها با خبر می سازد. با تهیه راهنماهای لازم، کار شرکت ها برای مقایسه پیشنهادات بسیار ساده می شود چراکه چارچوب کلی در دفترچه های راهنمای مناقصه منتشر و به صورت یکسان در اختیار تمامی متقاضیان مناقصه قرار می گیرد.
هیچگونه استاندارد مشخصی برای تهیه درخواست طرح پیشنهادی پروژه وجود ندارد اما نهاد های دولتی معمولاً چارچوب هایی را برای هدایت مسیر طرح های پیشنهادی اعمال می کنند.
شرکت های پیمانکار مناقصه ها با خواندن درخواست طرح پیشنهادی و نوشتن طرح پیشنهادی خود به تشریح توانایی های خود برای تامین نیاز ها و درخواست های لحاظ شده و تعیین شده برای چهارچوب پروژه می کنند. هنگام نوشتن طرح پیشنهادی شرکت متقاضی شرکت در مناقصه باید با دقت تمام از راهنمایی ها و چهارچوب تعیین شده در درخواست طرح پیشنهادی پروژه را دنبال کند تا از دور شدن از مسیر اصلی پروژه اجتناب کند.
به طور خلاصه، محتوای یک طرح پیشنهادی شامل موارد زیر است:
• خلاصه مدیریتی (خلاصه ای از تمام پروژه که در یک یا چند صفحه اطلاعات کلی و لازم)
• شرح ضرورت (تشریح ضرورت انجام پروژه و تاثیرات آن در کسب و کار)
• تشریح پروژه (تشریح چگونگی اجرا و ارزیابی پروژه)
• اطلاعاتی در مورد سازمان (آشنایی کلی با سازمان موردنظر)
• برنامه زمانی پروژه (زمان بندی انجام کار)
• بودجه (میزان منابع مالی موردنیاز)
• نتایج پروژه (پیش بینی نتایج اجرای پروژه).
نکته قابل توجه این است که شرایط شرکت های کوچک با شرکت ها و سازمان های بزرگ برای تهیه طرح های پیشنهادی تفاوت می کند. این به آن معنی است که نوشتن طرح برای یک شرکت کوچک به محض اعلام نیاز بسیار ساده تر از نوشتن طرح برای یک پروژه بزرگ دولتی است و نیاز به مطالعات و بررسی ها و امکان سنجی های گسترده ندارد.
یک درخواست طرح پیشنهادی پروژه می تواند در دو صفحه یا در حجم یک کتاب تهیه و منتشر شود. همچنین، نمونه های بسیاری از درخواست های طرح پیشنهادی پروژه در شبکه اینترنت و وب وجود دارد که می توانید با جستجو آنها را بیابید (حسنی، 1384).
3- موارد بکارگیری درخواست طرح پیشنهادی
از درخواست طرح پیشنهادی زمانی استفاده می شود که:
1- فرآیندی کارشناسی، منصفانه و رقابتی برای ارزیابی و انتخاب یک خدمت دهنده صورت گیرد.
2- برای به انجام رساندن نیازهایی معین و جدید در سازمان نیاز به پاسخ هایی متناسب با شرایط زمانی و نه راه حل های آماده و در دسترس باشد.
3- قصد داریم با برون سپاری بخشی از فعالیت های سازمان ارتباط کاری مداومی با یک خدمت دهنده داشته باشیم.
4- نکات مورد توجه در تهیه درخواست طرح پیشنهادی
در فرآیند تهیه درخواست طرح پیشنهادی باید به یک سری نکات توجه داشت. همچنین باید به ابهامات و سوال های احتمالی پاسخ داده شود. به پیشنهاد دهندگان این امکان داده شود که از پیامدهای قانونی کار کاملاً آگاه شوند. به علاوه، مراجع قضایی و فنی حل اختلاف مشخص شوند و با فازبندی پروژه مقاطع اصلی و مهم پیشرفت پروژه تعیین گردد. همچنین سازمان باید زمان و نحوه پرداخت هزینه های اجرای پروژه و ساختار اولیه قرار داد را به اطلاع مجریان برساند.
5- مراحل اجرایی تهیه درخواست طرح پیشنهادی
کار تهیه درخواست طرح پیشنهادی از نظر اجرایی شامل مراحل مختلفی است که باید با برنامه ریزی و دقت زیادی انجام شود. از نظر اجرایی می توان پنج مرحله برای کاربردی شدن آن و آغاز فعالیت پروژه در نظر گرفت. این مراحل عبارتند از:
1- شناخت نیازهای پروژه
2- تهیه و تنظیم درخواست طرح پیشنهادی
3- ارسال درخواست طرح پیشنهادی برای اشخاص و شرکت های واجد شرایط اجرای پروژه بر اساس استانداردهای مورد تایید
4- برپایی جلسات پرسش و پاسخ
5- دریافت پیشنهادها از شرکت های مختلف
در مرحله چهارم شما می توانید بر اساس برنامه زمان بندی شده و با توجه به حجم پروژه روز یا روزهای مشخصی را اعلام کنید و در ساعت معینی به شرکت ها اجازه دهید با حضور در جلسه های مشترک سوال های احتمالی خود را برای ارائه دقیق تر پیشنهاد خود ارائه دهند (موریس ، 2008).