تحقیق سیستم دبیرخانه

مقدمه :

با توجه به مشکلات سیستمهای قدیمی ، به اصطلاح دستی بودن آنها ، مشکل نگهداری اطلاعات ، بازبینی اطلاعات ، امنیت اطلاعات و همچنین صرف وقت یا هزینه هایی که متحمل می شدیم باعث تعویق بسیاری از کارها و برنامه های شرکتها  بسته به نوع فعالیتشان می گردید. لذا با توجه به پیشرفت و فن آوریهایی که در مورد سیستمهای کامپیوتری انجام شد نرم افزارهایی که این قابلیت ها را داشتند مثل حسابداری ، پرسنلی و ... طراحی گردید که دبیرخانه از جمله این سیستمهاست . این نرم افزار به گونه ای برنامه ریزی شده است که شما می توانید ثبت ونگهداری نامه های وارده ، صادره و  داخلی رابه صورت کامپیوتری انجام دهید و احتمال خطا را تا حد زیادی کاهش می دهد.  این سیستم قابلییت چند شرکت را دارا می باشد. امیدواریم که با استفاده از این نرم افزار تسریع در کار و بهبود در اوضاع کارتان صورت پذیرد .

چگونه شروع نمائیم :

برای شروع به کار با سیستم باید مراحل زیر را گام به گام انجام دهید .

گام اول :

چگونگی وارد شدن به سیستم دبیرخانه:

ابتدا برنامه را انتخاب نموده و دوبار کلیک نمائید ، سپس با وارد کردن  کلمه شناسایی ، رمز عبور،  نام شرکت مورد نظر و بخش مربوطه ، کلید تائید را انتخاب کنید. در صورت صحت اطلاعات وارد شده،  شما وارد برنامه می شوید. 

فرم اصلی سیستم شامل :

1- تعاریف اولیه

1- 1 تعریف شرکتها

 در این قسمت اسامی شرکتها را ثبت می کنید

1-2 تعیین شرکت فعال

در این قسمت شرکت  مورد نظر را تعیین می کنید .

1-3 کد ینگ عمومی

1-3-1 اسا می قسمتها وبخشهای داخلی 

در این قسمت می توانید بخشها وقسمتهای داخلی مربوط به شرکت را تعریف کنید.

1-3-2 دستور مدیریت

در این قسمت می توانید انواع دستورهایی که ممکن است از سوی مدیریت صادر شود را تعریف کرده و در قسمت ارجاعات از آنها استفاده کنید.

1-3-3 اسامی فرستند گان وگیرند گان

در این قسمت می توانید اسامی فرستند گان وگیرندگان را ثبت کنید.

1-3-4 نوع نامه

در این قسمت می توانید انواع نامه هایی را که با ان کار می کنید را تعریف کنید از قبیل وارده ،اصل ...

1-3-5 الویت نامه

در این قسمت می توانید الویت  نامه ها را در برگشت از ارجاع  مشخص کنید از قبیل فوری ،عادی، محرمانه ...

1-3-6-طبقه بایگانی

در این قسمت می توانید نامه ها رابر اساس طبقاتی که در بایگانی وجود دارد  طبقه بندی کنید.

1-3-7 طبقه بندی نامه

در این قسمت می توانید طبقه بندی نامه ها را وارد کنید ازقبیل: محرمانه، عادی...

1-3-8 کدینگ عمومی

در این قسمت می توانید به صورت کلی کد ینگ عمومی را تعریف کنید.

1-4 تعریف شهرها

در این قسمت شهرهای مربوط به قسمت دفترجه تلفن را وارد  کنید .

1-5 شهر فعال

در این قسمت می توانید  شهری  که می خواهید با ان کارکنید را در سیستم مشخص نمائید .

1-6 تعریف تلفن های ضروری

در این قسمت می توانید تلفن های ضروری مورد نیازتان را ثبت و نگهداری کنید.

1-7 تعیین مهلت برای انواع نامه

در این قسمت می توانید مهلت پاسخگوئی به نامه ها را برحسب الویتشان مشخص نمائید ودر بخش ارجاعات از ان استفاده نمائید.

1-8  تعریف سال فعال

در این قسمت می توانید  سالی ا که می خواهید با ان کارکنید را در سیستم مشخص نمائید .

1- 9عملیات

در این قسمت چند گزینه داریم :

1- می توانید در قسمت تعیین دوره جدید برای نگهداری نامه ها  یک دوره جدید تعریف کنید.

2- می توانید در قسمت حذف اطلاعات از سیستم ، از این طریق هم اطلاعات را از سیستم حذف کنید.

3-می توانید  در قسمت کنترل کارتابل،  کارتابل را به صورت اتوماتیک وبا تعیین زمان برای ان کنترل نمائید .

4- می توانید در قسمت نمایش تصاویر اسکن شده اگر سیستم تان دارای نرم افزارهای pstarter  یا ACDSee  می باشد تعیین کنید که تصاویررادر کدام نرم افزار نمایش دهد و از امکانات انها استفاده کنید.

5- می توانید در قسمت بازشدن فرم نامه ها تعیین کنید که نامه ها روی کدام رکورد باز شوند.

6- می توانید در قسمت شماره ثبت دفتری که  سه صورت امکان دارد برحسب نیازتان شماره ها را ثبت کنید.

7- می توانید در قسمت فرم اطلاعات مربوط به فایلهای متنی اطلاعات مربوط به نامه ها را از قبیل نام فایل ، تاریخ و فرستنده را مشاهده کنید.

2-سیستم دبیرخانه

2-1 نامه های وارده

در این فرم می توانید مشخصات نامه های از نوع وارده را ثبت ونگهداری کنید.این نامه ها،نامه هایی هستند که از خارج از مجموعه برای ما ارسال شده اند.

- شماره ثبت دفتری:

 شماره ثبت دفتری مربوط به نامه های وارده را درج نمائید.

- تاریخ نامه:

تاریخ نامه را وارد کنید و این تاریخ نباید کمتر ویا برابر تاریخ دریافت نامه باشد.

- پیوست:

اگر نامه وارده دارای پیوست بود در این فیلد تعداد برگهای ان را وارد کنید.

- نوع نامه:

نوع نامه وارده را از لیست انتخاب نمائید.