مدیریت اطلاعات گزینش نیروی انسانی
چکیده
در این مقاله جمع‌آوری اطلاعات پرسنلی از داوطلبان استخدام از بعد میزان، نوع، زمان مناسب، نحوه ثبت، نگهداری، روزآمدسازی و پردازش در مراحل مختلف گزینش، مصاحبه و استخدام مورد بررسی قرار می‌گیرد.
کلیدواژه : گزینش؛ نیروی انسانی؛ مصاحبه؛ استخدام؛ اطلاعات پرسنلی؛ اطلاعات کارکنان
1- مقدمه
یکی از ارکان نظام جامع امور اداری، رکن منابع انسانی و از جمله فرآیندهای این رکن نیز «گزینش نیروی انسانی» است و در این نوشتار به مبحث مدیریت اطلاعات در گزینش نیروی انسانی می‌پردازیم.
در اغلب سازمانها به هنگام استخدام و گزینش نیروی انسانی، فرم‌های خاصی جهت کسب حداقل اطلاعات شخصی داوطلبان استخدام، تهیه شده‌اند. هر چند این نکته عمومیت ندارد ولی کسب یا در اختیار داشتن اطلاعاتی که از صحت آنها اطمینان نداریم، نه تنها کمکی به سازمان نمی‌کند بلکه موجب گمراهی سازمان نیز می‌شود.
به منظور جلوگیری از انحراف اطلاعات در ابتدا باید دید کسب اطلاعات پرسنلی به چه منظور انجام می‌شود؟ کسب اطلاعات پرسنلی قاعدتاً باید طی چندین مرحله انجام گیرد. سپس در مرحه تنفس یا در زمان تصمیم گیری برای استخدام، کلیه اطلاعات در کنار هم قرار داده شوند تا امکان بهره‌برداری از آنها میسر گردد.
2- مرحله نخست جمع‌آوری اطلاعات
در این مرحله یکسری از حداقل اطلاعات برای شناخت داوطلبان استخدام لازم است. متأسفانه کم نیستند سازمان‌هایی که در همین مرحله نیز مایل هستند تمامی اطلاعات داوطلبان اعم از مشخصات فردی و خانوادگی، تحصیلات، تجارب کاری، سوابق علمی و تألیفات و غیره را جملگی در یک فرم و در مرحله قبل از مصاحبه استخدامی کسب کنند.
این کار اولاً کمکی به سازمان نمی‌کند چرا که کمتر مصاحبه‌کننده‌ای توانایی به خاطر سپردن تمامی این حجم اطلاعات متنوع از ده‌ها داوطلب استخدام را دارد و در ضمن اگر بر فرض محال توانایی این کار را هم داشته باشد تنوع و حجم این اطلاعات موجب کاهش قدرت تجزیه و تحلیل مصاحبه کننده می‌شود که در هر صورت منتهی به تنزل کیفیت فرآیند گزینش نیروی انسانی می‌گردد.
ثانیاً در صورت عدم جذب بسیاری از داوطلبان (که بدلیل محدودیت ظرفیت‌ها)، طبیعتاً تعداد قابل توجهی از داوطلبان در اغلب موارد استخدام نمی‌شوند و این موضوع (یعنی کسب تمامی اطلاعات اشاره شده در این مرحله) موجب اعتراض بحق داوطلبان می‌شود.
به منظور جلوگیری از بروز این گونه مسائل پیشنهاد می‌گردد که سازمان، در مرحله انتخاب اولیه از بین داوطلبان، به اطلاعاتی شامل اطلاعات فردی، تحصیلات، تجارب و سوابق کاری، سوابق علمی و شرایط اختصاصی بسنده نماید. برای جلوگیری از اتلاف وقت داوطلبان و سازمان، پیشنهاد می‌گردد بلافاصله پس از تکمیل فرم اطلاعات اولیه، در صورتیکه بنا به تشخیص واحد متولی گزینش نیروی انسانی، داوطلب برای احراز سمت مورد نظر مناسب تشخیص داده شد، آزمونهای عمومی هوش و شخصیت از داوطلب بعمل آمده و با در نظر داشتن حداقل نیاز جایگاه سازمانی مورد نظر، جهت اخذ آزمونهای تخصصی احتمالی توسط واحد یا شخص متقاضی نیروی انسانی اقدام گردد و در صورت موفقیت، مجموعه‌ای از اطلاعات اولیه اخذ شده، نظر واحد متولی گزینش نیروی انسانی و نتیجه آزمونهای هوش، شخصیت و آزمون تخصصی، همچنین رتبه هریک از داوطلبان به روی نمودار، به اطلاع شخص یا واحد متقاضی نیروی انسانی رسانده شود و در صورت صلاحدید واحد یا شخص مزبور، مصاحبه انجام گردد.
همچنین لازم است در هر صورت، پس از پایان مصاحبه ابتدایی، نتیجه بطور ضمنی به اطلاع داوطلب رسانده شود ویا حداقل تأکید شود که در صورت نیاز حداکثر ظرف مدت مشخصی جهت مصاحبه بعدی از داوطلب دعوت خواهد شد. همچنین لزومی به اطلاع داوطلب از نتیجه آزمونهای هوش، شخصیت و آزمون اختصاصی نیز نمی‌باشد و در صورت جویا شدن داوطلب نیز ذکر این نکته که نتایج بصورت نسبی و مقایسه‌ای می‌باشد، کفایت می‌نماید.
لازم است کلیه مراحل بالا در حداقل زمان ممکن و در طی یک جلسه انجام گردد تا موجب اعتراض بعدی داوطلبانی که به استخدام سازمان در نیامده‌اند، نگردد. به این منظور لازم است واحد متولی گزینش نیروی انسانی کلیه تلاش خود را مصروف راهبری و اجرای مرتب مراحل فوق نماید.
3- مرحله مصاحبه استخدامی
پس از مصاحبه اولیه، چنانچه متقاضی نیروی انسانی، هر تعداد از داوطلبان را مناسب تشخیص دهد، واحد متولی گزینش نسبت به تکمیل مدارک و جمع آوری اطلاعات این دسته از داوطلبان بصورت متمرکز و برگزاری مصاحبه استخدامی اقدام می‌نماید.
لازم است در این مرحله، اطلاعات ثانویه شامل:
مشخصات دقیق شناسنامه‌ای
وضعیت تأهل، مشخصات و سوابق تأهل
تعداد و مشخصات دقیق فرزندان و افراد تحت تکفل
وضعیت مسکن و مشخصات دقیق مربوطه (شامل تملک، آدرس و کروکی) از مدت معینی تا به حال
وضعیت و سوابق تحصیلی و مشخصات دقیق مربوط به زمان و مکان تحصیل
سوابق علمی و آموزشی و مشخصات دقیق مربوط به زمان، مکان، نام استاد یا استاد راهنما یا مسئول گروه آموزشی و دلیل نیاز به آموزش‌ها
سوابق و تجارب شغلی مرتبط و غیر مرتبط، با ذکر دقیق مقاطع زمانی، مکان، وظایف محوله، اقدامات انجام شده، طریقه آشنایی و علت قطع رابطه استخدامی، نام فرد یا افراد مافوق
نام، مشخصات و آدرس معرف یا معرف‌هایی با ذکر مدت، نوع و میزان آشنایی (ترجیحاً غیر منتسب)
نام، مشخصات و آدرس بستگان درجه اول
همراه با تعهد کتبی و مشروط به بیان واقعیات، از داوطلبان دریافت گردد. همچنین باید به کلیه داوطلبان تصریح گردد که قطعاً اطلاعات و مدارک ارائه شده، کنترل و جهت احراز توانایی‌های شغلی پیرامون ایشان تحقیقاتی صورت خواهد گرفت.
سپس از داوطلبان، توسط مقام مسئول استخدام سازمان، مصاحبه بعمل آمده و نتیجه به واحد منابع انسانی اعلام می‌گردد. هر چند اطلاعاتی که بلافاصله قبل از مصاحبه استخدامی اخذ می‌گردد، دارای دقت تقریباً زیادی هستند ولی برای رفع سوء تفاهم بعدی بهتر است کلیه اطلاعات قبل از اعزام داوطلب به مصاحبه نهایی، بوسیله واحد متولی گزینش و همراه با داوطلب کنترل شده و مجدداً نظر مشورتی واحد متولی گزینش در فرم کسب اطلاعات قید گردد.