کنترل فراگردی است که از طریق آن عملیات انجام شده با فعالیتهای برنامه ریزی شده تطبیق داده می شوند. این فراگرد برای تصحیح مستمر عملکرد سازمان در جهت دستیابی به اهداف سازمانی به کار گرفته می شود و میزان پیشرفت در جهت تحقق اهداف را نشان می دهد. منظور از روشهای کنترل مدیریتی، روشها و ساز و کارهایی است که مدیران برای کسب اطمینان از سازگاری« رفتار و عملکرد کارکنان» با « استانداردها، برنامه ها و هدفهای سازمانی» به کار می گیرند. در فراگرد کنترل، برنامه های منظمی به اجرا در می آیند که طی آن اطلاعات مورد نیاز کسب می شوند و پس از ارزیابی و سنجش میزان انحراف، طرحهای اصلاحی مورد نیاز برای نیل به حداکثر کارآیی در تحقق اهداف، تنظیم می گردند.
کنترل امری است که باید بطور مستمر و دائمی به آن پرداخته شود. فراگرد کنترل، از مراحل اولیه اجرای برنامه تا آخرین مراحل آن و حتی پس از آن ادامه می یابد.( استونر، 1983، ص592؛ هل ریگل و اسلوکام 1989 ، ص623: اگراوال، 1982، ص245)
فراگرد کنترل از چهار مرحله اساسی( اصلی) تشکیل می شود:
1 تعیین معیارها و ضوابط کنترل: تعیین معیارها و ضوابط کنترل معینی، تعریف و تفسیر اهداف سازمان در قالب بازداده های دقیق و قابل سنجش. این معیارها و استانداردها چند نوعند:
استانداردهای کمی: برحسب عواملی نظیر درآمد، هزینه، میزان تولید، سرمایه و میان فروش بدست می آیند.
استانداردهای کیفی: برحسب عواملی مثل مطلوبیت محصول و خدمات تعیین می شوند.
استاندارهای مختلط: ترکیبی از استانداردهای کمی و کیفی بوده و برحسب مطلوبیت و کمیت خدمات و تولیدات تعیین می شوند. برای مثال: تعداد نامه هایی که هر ماشین نویس در طی یک روز تایپ می کند. ضابطه ی کمی است ولی میزان دقت وی در انجام کارش( تایپ نامه ها)، ضابطه ای کیفی است و ترکیب این موارد، ضابطه ای مختلط بدست می دهد که کنترل کار ماشین نویس را میسر می سازد.( رضائیان، علی، 1380 : ص 497)
2 مقایسه عملکردها با اهداف و استانداردها:
معمولاً برای مقایسه بین « عملکردهای انجام شده» و « اهداف تعیین شده» از روشهای
آماری و شاخصهای کمی، استفاده می شود. برخی از آنها عبارتند از:
الف: روش نمونه گیری: با توجه به انبوه تولید، نمونه هایی را انتخاب کرده و آنها را با استانداردهای از پیش تعیین شده مقایسه می کنند.
ب: روش مشاهده و مذاکره ی غیر رسمی: با مشاهده رفتار طبیعی کارکنان( در صورت میسر بودن آن)، از این روش استفاده می شود.
ج: روش پیش بینی: اگر برنامه ی عملیات بر اساس پیش بینی نتایج احتمالی عملکرد آینده باشد، از این روش استفاده می شود.
د: روش گزارش گیری: با استفاده از گزارشهای کتبی و یا اخذ توضیحات شفاهی، عملکرد سازمان مورد بررسی قرار می گیرد.
3 تشخیص میزان انحراف ها و بررسی علل بروز آنها:
این مهم، از طریق مقایسه ی نتایج حاصله ی از عملیات و معیارهایی که از پیش مد نظر بوده اند، بدست می آید. که البته بستگی به اهمیت انحرافهای مورد بررسی دارند. اگر در موارد کم اهمیت مشاهده شوند( انحرافها)، ممکن است تلاشی برای بهبودشان صورت پذیرد. بنابراین در این مورد، حدودی از ناحیه ی( خطای) استاندارد( انحراف معیار) مجاز شمرده می شود.
4 تنظیم و اجرای برنامه ها و اقدامات اصلاحی:
اگر نتیجه ی عملیات کمتر از حد پیش بینی شده( مورد انتظار) باشد، اقدامات اصلاحی صورت می پذیرند که ممکن است این اقدامات همراه با « عملیات اجرایی مرحله ی بعد» انجام گیرد و شامل مواردی از قبیل: افزایش کیفیت کالا، ارائه ی خدمات بهتر، ممکن است باشند( رضائیان، 1380، ص498)
تدابیر و وسایل کنترل و نظارت:
به هنگام کنترل، مدیران از بعضی وسایل لازم مانند: بودجه، گزارشهای بررسی آماری، گزارشهای عملیاتی ویژه، داده های حاصل از ارزشیابی داخلی و تجزیه و تحلیل نقطه‌ی سر‌به‌سر استفاده می کنند.( رضائیان، 1380، ص500)
کنترل عملیات:
روشهایی که در امور تدارکات، بازاریابی، حسابداری و غیره بکار می رود و عملیات مربوط به تولید را در کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت بررسی می کند. این مجموعه اطلاعات سودمندی را راجع به داده هایی مانند موجودی مواد اولیه، وجه نقد و دارایی های ثابت و درآمد و میزان پیشرفت ارائه می دهند.( رضائیان، 1380،
ص500)
بودجه: تنظیم بودجه، یعنی ارائه برنامه های سازمان در قالب اعداد و ارقام پولی و مالی. با تنظیم بودجه مشخص می شود که چه مقدار از منابع مالی در محدوده زمانی مشخص برای انجام یک طرح یا برنامه معین بکار می رود و این مورد برنامه های آینده (آتی) سازمان را مشخص می کند.( رضائیان،1380، ص500)
گزارش های بررسی آماری:
این گزارشها معمولاً به طور مستمر و ادواری، با توجه به تقاضای مدیران، تهیه می شوند و در صورت استمرار و ارائه دقیق آنها، امکان مقایسه و تجزیه و تحلیل اطلاعات مربوط به دوره های متناوب امکان پذیر می باشد. برای نمونه: تعداد افراد ناراضی و منحرف از خدمت در دو سال متوالی می توانند مقایسه شوند و با مقایسه آنها می توان میزان رضایت شغلی افراد سازمان را بدست آورد( رو به پیشرفت است و یا رو به کاهش می باشد).( رضائیان، 1380، ص501)
گزارش های عملیاتی ویژه:
این گزارشها صرفاً برای بررسی یک برنامه یا یک عملیات ویژه تهیه می شوند. در
واقع در موارد بخصوصی این گزارشها را برای مدیران تنظیم می کنند و ارزش این گونه گزارشها بدلیل این که توجه مدیران را به یک وضعیت خاص معطوف می کند، می باشد.( رضائیان، 1380،ص501)
ارزشیابی عملکرد واحد ها:
در این ارزشیابی ها، فراگردی ها، برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری وسیع امکانات و منابع و همچنین کنترل عملیات کل سازمان مورد بررسی واقع می شود و تحت نظارت قرار می گیرد.( رضائیان، 1380، ص501)
کنترل مستمر:
در این نوع کنترل، از اولین مرحله تا آخرین مرحله عملیات مورد نظارت قرار می گیرد و اگر کوچکترین انحرافی در طول عملیات مشاهده شود، همان زمان در جهت صحیح انحراف صورت گرفته عمل می کنند.( رضائیان، 1380، ص502)
کنترل عملکرد مدیریت:
به منظور سنجش و ارزیابی عملکرد مدیران در بخشهای گوناگون مانند: فروش و
تبلیغات و امور مالی و همچنین ارزیابی چگونگی کیفیت هدایت کارکنان توسط مدیران، جهت کنترل مدیران تدابیری اندیشیده شده اند.( استونر،1983، ص597؛ آگراوال، 1982، ص251252)
انواع کنترل:
بسته به تشخیص مدیران و با توجه به شرایط موجود می توان از انواع روشهای کنترل استفاده کرد. با در نظر گرفتن زمان و جایگاه و میزان کنترل طبقه بندی های متنوعی صورت می پذیرند که در آنها« روشهای کنترل موقت و مقطعی در برابر روشهای کنترل مستمر»،« روشهای کنترل متمرکز در برابر روشهای کنترل غیر متمرکز» و « روشهای کنترل کمی در برابر کنترل کیفی» مطرح می شوند. همچنین می توان از کنترل « آینده نگر» و « حال نگر» و « گذشته نگر» استفاده کرد.( رضائیان، 1380، ص502)
کنترل آینده نگر:
در این حالت، قبل از اجرای عملیات، بر پایه نتایج احتمالی( پیش بینی نتایج)، برنامه‌های تصحیح صورت می پذیرند. در این روش باید امکان دسترسی سریع به اطلاعات دقیق وجود داشته باشد و بتوان تغییرات احتمالی را پیش بینی کرد.( رضائیان،
1380،ص502)
کنترل حال نگر:
در این روش، از امکان بروز انحراف جلوگیری شده یا در صورت وقوع انحراف، در زمان اجرای عملیات جلوی آن گرفته می شود. برای مثال: برای کنترل امنیت هواپیما در هنگام پرواز از کنترل حال نگر استفاده می شود.( رضائیان، 1380، ص503)