(دیباچه)
در اداره سازمانهای بزرگ امروزی عمل تصمیم گیری به قدری مهم است که برخی از محققان دانش مدیریت، سازمان را شکه تصمیم و مدیریت را علم تصمیم گیری تعریف کرده اند. بی شک، امروزه با توسعه سازمانها و گسترش وظائف و مسئولیتهای مدیریت، تصمیمات مدیر باید همواره بر پایه بررسیهای فنی و آمار و اطلاعات صحیح و بر طبق اصول و روشهای خاص علمی استوار شود. جریان عملیات و فعالیتهای آتی سازمان، نیل به هدفهای مطلوب در برنامه های کوتاه مدت و دراز مدت، موفقیت و بهبود عملیات که با صرف منابع انسانی و مادی همراه است، مستقیماً به نحوه اتخاذ تصمیم مدیران وابسته است. لازم است که تصمیمات با تقبل حداقل اتلاف و ضایعات در منابع انسانی و مادی در جهت نیل به هدفهای مورد نظر اتخاذ شود.
اهمیت اطلاعات در فرایند تصمیم گیری بر هیچ صاحب نظری پوشیده نیست. اطلاعات از منابع حیاتنی سازمان بوده و هر قدر سازمانی از لحاظ اطلاعات غنی تر باشد، تصمیمات صحیحتری در آن اتخاذ خواهد شد.
به بیان ساده، تصمیم گیری یعنی انتخاب راه کار مناسب و مطلوب، از میان راه های کار مختلف برای حصول مقصودی معین.
این انتخاب بر مبنای قضاوت و اعتقادات شخصی و برآوردهای ذهنی با کمک اطلاعات عینی و واقعیتهایی که ممکن است در دسترس تصمیم‌گیرندگان و اداره کنندگان باشد، صورت می گیرد. در صورت فقدان یا محدودیت اطلاعات و آمار برای حل مشکل یا مسئله مورد نظر یا نیل به هدف مطلوب، محققاً تصمیم گیری صحیح و منطقی نیست؛ و هرقدر اطلاعات در باره راه کارها ناقص تر باشد، درجه عدم اطمینان نسبت به تصمیمی که اتخاذ می شود، بالاتر خواهد رفت. پس بدین ترتیب خواهیم دید که ارتباطات و نقل و انتقال اطلاعات در یک سازمان از جمله مبرم ترین وظائف در کار مدیران است. ضمناً اطلاعات زیربنای تصمیم گیریها و برنامه ریزیها و کنترل صحیح و کامل توسط مدیر است.
«شکل گیری سیستم های اطلاعات مدیریت»
در گذشته نه چندان دور، غالب سیستم های پرداخت حقوق و دستمزد، سیستم های پردازش داده ها بودند که به کمک آنها فقط لیست و فیش حقوق تهیه می شد و حداکثر می توانستند کسورات را محاسبه نموده و جمع دریافتی سالانه را بنویسند. اما مدیران کم کم برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد کارمندان خود درخواستهایی مطرح نمودند، درنتیجه سیستم های پردازش داده های حقوق و دستمزد، تبدیل به سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی گردید. با سیستنم اطلاعات مدیریت منابع انسانی می توان یک سری پیش بینی ها و محاسبات انجام داد، مانند بررسی پرداخت دستمزد بین گروههای مختلف کاری، استفاده بهتر از تخصص های موجود و ارائه اطلاعاتی که در تمام سطوح مدیریت مورد نیاز می باشد.
نکته ای که قابل توجه می باشد آن است که معمولاً مدیران شرکتهای تولیدی بدون شناخت دقیق از محصول، هزینه تولید و وضعیت و شرایط بازار هرگز حاضر به ایجاد یک خط جدید نیستند، اما همین مدیران خیلی راحت میلیونها تومان صرف پیاده سازی سیستم های اطلاعات مدیریت می کنند بدون آنکه شناخت دقیقی از اهداف، حدود و کاربرد آن داشته باشند. همین امر غالباً منجر به پیاده سازی و اجرای سیستم هایی می شود که با مشکلات بسیار همراه می باشد.
بروز این مشکلات ایجاب می کند که مدیران یک شناخت اجمالی از سیستم های اطلاعات مدیریت داشته باشند. هدف سیستم های اطلاعات مدیریت نأمین نیازهای اطلاعاتی کلیه مدیران سازمان و یا واحدهایی از سازمان می باشد. این واحدها ممکن است بر اساس زمینه های عملیاتی سازمان باشد یا بر اساس سطوح مدیریت.
سیستم اطلاعات مدیریت گزارشاتی را به صورت نمودار یا جدول در اختیار کاربرتن مربوطه قرار می دهد. عوامل انسانی همواره برای عملکرد سیستم های اطلاعاتی، بسیار مهم بوده اند اما مدیران و کارشناسان اطلاعاتی می توانند برنامه هایی طراحی نمایند که آثار منفی عوامل انسانی را به نتایج مثبت تبدیل نمایند.
Mis چیست؟
تا نیمه دهه 1960 غالب شرکتهای بزرگ علیرغم همه مشکلات موفق به اجرای اولین سیستم های کامپیوتری خود شده بودند. کار این شرکت ها با حجم زیاید از داده ها که در اختیار داشتند بسیار مشکل بود و تلاش زیادی بود تا این داده ها را به شکلی تبدیل نمایند که برای کامپیوتر قابل قبول باشد. ادبیات کامپیوتر در سازمانها محدود بود به عده ای کارشناس اطلاعاتی، این کارشناسان نیز هیچگونه تجربه واقعی برای هدایت اجرای مراجل چرخه حیات سیستم نداشتند و لذا پیشرفت در این زمینه به تدریج و در اثر سعی و خطا بوجود آمد.
سازمانها در آن دوران سخت یک هدف داشتند و آن این بود که در اجرای وظائف پردازش داده ها از کامپیوتر دقیقاً همانگونه استفاده می کنند که ماشین های پانچ کارت آنرا داشتند. امور سیستم های اطلاعات حسابداری خوب تعریف می شد و روی ادارات حسابداری سازمان تأثیر می گذاشت و اصولاً اجرای کامپیوتر به معنای تبدیل امور جاری به شکل کامپیوتری بود.
تلاش اولیه برای MIS.
با اجرای سیستم های حسابداری، هم کارشناسان اطلاعاتی سازمان و هم تولید کنندگان کامپیوتر مایل بودند که فعالیت کامپوتری توسعه یابد. لذا در جستجوی طراحی سیستمی برآمدند ولی طولی نکشید که متوجه شدند این سیستم ها مطلوبیت زیادی ندارد و تکنولوژی مربوطه سالهای طولانی بود که نتوانسته بود اطلاعاتی در اختیار مدیریت قرار دهد و لذا هنگامی که برای اولین بار معلوم گردید که کامپیوتر می تواند این فاصله را پر نماید، به نظر رسید که کار آسانی باشد.
سازمانهایی که تلاش نمودند تا اولین سیستم های اطلاعات مدیریت را اجرا نمایند به نتایج دیگری رسیدند. مانع بزرگ، مدیران بودند، چرا که چیزی در مورد کامپیوتر نمی دانستند، کار خود را بلد بودند، روشهایی را برای حل مسائل ابداع کرده بودند، اما هیچگاه در مورد نقش اطلاعات در فعالیتهای خود، رسماً فکری نکرده بودند. درنتیجه برای مدیران مشکل بود تا خواسته های خود را از mis بیان نمایند.
این وضعیت برای کارشناسان اطلاعات بسیار سخت بود، زیرا این افراد از مدیریت چیز زیاید نمی دانستند و نمی دانستند از چه چیزی سوال کنند. لذا به این نتیجه رسیدند که تنها راه برای آنها، طراحی و اجرای سیستم هایی بود برای تولید اطلاعاتی که فکر می کردند مدیران به آن نیاز دارند. این کار انجام شد اما در بسیاری از موارد، پیش بینی کارشناسان اطلاعات اشتباه بود و لذا سیستم های طراحی شده توسط ایشان، قابل استفاده نبود.
به مرور زمان وقتی مدیران با کامپیوتر آشنا شدند و متوجه منطق واقعی فرآیندهایی که در حل مسایل بکار می گرفتند شدند، توانستند نیازهای اطلاعاتی خود را بیان نمایند. کارشناسان اطلاعاتی نیز به نوبع خود با مبانی مدیریت آشنا شدند و یاد گرفتند برای طراحی سیستم های اطلاعاتی چگونه با مدیران همکاری نمایند. بدین ترتیب سیستم های اطلاعات مدیریت دوباره طراحی شدند به گونه ای که با نیازهای مدیران هماهنگی بیشتری داشتند و بالاخره سیستم های اطلاعات مدیریت به عنوان زمینه عمده کاربر کامپیوتر تعیین گردید.
تعاریف MIS:
برای سیستمهای اطلاعات مدیریت تعاریف زیادی ارائه شده است. برای آشنایی بیشتر به چند تعریف ارائه شده می پردازیم:
سیستم اطلاعات مدیریت یک سیستم سازمانی است که اطلاعات گذشته، حال و پیش بینی شده در مورد شرکت و محیط آن را ارائه می کند.
با درنظر گرفتن اینکه سازمان دارای سطوح مختلفی می باشد و گروه های متعددی برای تأمین یک هدف واحد وظائف مختلفی را انجام می دهند، MIS یک ساختار جامعی است از پاغیگاه داده ها و جریان اطلاعات در تمام سطوح و اجزاء که با جمع آوری، نقل و انتقال و ارائه اطلاعات، نیازهای سازمان را به بهترین نحو تأمین می کند.
Mis سیستمی است کامپیوتری که اطلاعات را در اختیار کاربران مربوطه قرار می دهد. کاربران معمولاً یک سازمان رسمی را تشکیل می دهند. اطلاعات، سازمان یا یکی از سیستم های عمده آنرا برحسب اینکه در گذشته چه وقایعی برای آن اتفاق افتاده، هم اکنون در آن چه می گذرد، و احتمالاً در آینده برایش چه واقع خواهد شد، نشان می دهد. اطلاعات به شکل گزارشات ادوارای، گزارشات خاص و نتایج شبیه سازی ریاضی تهیه می شود: نتایج گزارشات توسط ندیران و غیر مدیران هنگام تصمیم گیری برای حل مسائل سازمان مودر استفاده قرار می گیرد.
هدف از ایجاد یک سیستم اطلاعات مدیریت چیست؟
هدف از سیستم اطلاعات مدیریت که گاهی به آن سیستم گزارش دهی اطلاعات نیز می گویند، ارائه بازخور از عملیات جاری و روزمره شرکت به مدیر و کارکنان دیگر می باشد. این گزارشات در کنترل، سازماندهی و برنامه ریزی فعالیت های جاری سازمان به آنها کمک می کند.
سیستم های اطلاعات مدیریت با ارائه اطلاعات صحیح و مناسب به کارکنان ذیربط، به شکل مناسب و در زمان مناسب، نقش حساسی در جهت تأمین هدف اصلی سازمان دارد.
گزارش دهی در سیستم اطلاعات به چه شکل است؟
کار سیستم های اطلاعاتی مدیریت فقط این نیست که داده های خام را از منابع مربوطه عبور دهند، بلکه داده ها را جمع آوری نموده پس از پردازش و طبقه بندی آنها، مدیران را در مورد فعالیت های مهم سازمانی آگاه می کند. سیستم، اطلاعات خود را از طریق گزارشهایی که از قبل تعریف شده اند ارائه می کند. مثلاً مدیران با بررسی لیست فروش بر حسب زمان درخواهند یافت که محصولات چگونه به فروش می روند. گزارشات روزمره فروش می تواند به راحتی این کارها را انجام دهد. بدین ترتیب که داده های مربوط به محصولات مختلف، دوره های زمانی، نمایندگی های فروش، مناطق مختلف و عیره را محاسبه و ارزیابی می نمایند. حال اگر مدیری بخواهد وضعیت یک فروشنده خا را بداند، اطلاعات مربوط به راحتی در اختیار وی خواهد بود. ضمن اینکه با همین گزارش می تواند به اسانی فروش فصول مختلف را با هم مقایسه کند و یا فروش یک فصل را در سالهای مختلف بررسی نماید. توسط MIS می توان انواع گزارشات را تهیه نمود. این گزارشات ممکن است برنامه ریزی شده، گزارشات بر اساس درخواست و نیاز خاص و یا گزارشات بر اساس شرایط و حوادث خاصی باشد.