تنظیم عنوان نامه
عناوین نامه در مکاتبات اداری، بستگی به مخاطب، فرستنده و موضوع نامه دارد. انتخاب عنوان صحیح و آغازی منطقی، اثری مطلوب در خواننده بجا خواهد گذاشت عنوان نامه، مخاطب را وادار می کند نامه را به دقت مورد مطالعه قرار داده و جوابی منطقی و مناسب به آن بدهد چنانچه در انتخاب عنوان نامه دقت کافی به عمل نیاید امکان وجود دارد که مخاطب در همان نگاه اول نسبت به نگارنده امضاء کننده حالت مخالف به خود بگیرد که مسلما نتیجه مطلوب حاصل نخواهد شد. در حال حاضر برای تنظیم عنوان نامه از واژه های « از ما به ما موضوع» استفاده می گردد به این ترتیب که د رمقابل از نام فرستنده و در مقابل « به » عنوان گیرنده نامه و در مقابل واژه « موضوع» جمله کوتاهی که مبنی بر محتوای نامه باشد نوشته می شود.
2- تنظیم متن نامه
به طور کلی متن برنامه اداری از سه قسمت متمایز از همدیگر تشکیل می شود:
- مقدمه
- تنظیم متن نامه
به طور کلی متن برنامه هر نامه اداری از سه قسمت متمایز از همدیگر تشکیل می شود:
- مقدمه
- پیا اصلی
- اختنام مطلب و نتیجه گیری
مقدمه: در فرهنگ فارسی معادل « طلیعه اول هر چیزی» آمده است در اصطلاح نگارش عبارتست از سر آغاز و یا آنجچه در ابتدای هر نوشته آورده می شود بدون شک کلیه نامه ها به خصوص مکاتبات اداری باید مقدمه داشته باشد نویسنده در مقدمه ای کوتاه که درآغاز نامه عنوان می نماید ذهن خواننده را بر دریافت پیام خود آماده ساخته و از طرفی وی را در دست یابی به سوابق کمک می نماید در آئین نگارش آنچه مورد نظرات هدف از مقدمه است که باید در نیل به آن کوشش کرد در برخی از نامه ها که بسوق و سابقه می باشد، شماره تاریخ نامه قبلی می تواند به عنوان مقدمه مورد استفاده قرار گیرد زیرا از طریق آن خواننده و یا دریافت کننده نامه، سوابق قبلی را مورد مطالعه قرار داده و به سهولت نسبت به تهیه پاسخ لازم اقدام می نماید، که می توان در نامه های اداری سازمان از واژه هایی مانند: پاسخ نامه و یا پیرونامه و ... استفاده کرد.
در مورد نامه هائی که ابتدا به ساکن تهیه و ارسال می گردد، لازم است که در مقدمه انگیزه و هدف از ارسال نامه تسریح شود. علت ارسال نامه ممکن است یک تکلیف قانونی باشد که دریافت کننده ملزم به اجرای آن است و یا یک ضرورت و لزوم اداری، در مورد اول سپس از ذکر عنوان قانون و شماره ماده اصل آن در داخل علامت گیومه « .....» نوشته می شود. چنانچه بنابر ضرورت اداری لازم باشد که نام نوشته شود، دلائل کافی در توجیه مطلب در مقدمه بیان می شود.
پیام اصلی: منظور پیام اصلی ، همان چیزی است که نامه برای انتقال آن ارسال می گردد بنابراین با اهمیت ترین قسمت متن می باشد شایان ذکر است که موفقیت یا عدم موفقیت نگارنده نامه در گرو تنظیم و تدوین صحیح همین قسمت است. نامفهوم بودن پیام باعث ایجاد مکاتبات اضافی شده در نتیجه مقدار زیادی دقت و هزینه بدون دلیل مصرف می گردد. با توجه به این نامه یکی از مهمترین وسایل ایجاد ارتباط در سازمان ها وادارات است ، شایسته است ک در نوشتن آن از لغات دور از ذهن و متروک و کنایه و استعاره های پیچیده استفاده نشود بهترین راه در نگارش اداری پرداختن به موضوعات اصلی و توضیحات لازم پیرامون آنهاست.
ج- اختنام مطلب و نتیجه: نامه های اداری ممکن است به گونه های مختلف پایان پذیرند ولی آنچه در پایان نامه بیش تر به چشم می خورد نشان دهنده اهمیت آن و ترتیب اقدام کننده در سرعت بخشیدن به انجام درخواست و ارسال پاسخ است از طرفی بهتر است در نامه های جوابیه، نتیجه چه مثبت و چه منفی کاملا مشخص گردد. تفکیک ارکان متن نامه لزومی ندارد ولی رعایت ضمنی آن باعث می شود که نامه ای روشن، و با محتوائی مطلوب تهیه و ارائه گردد.
مرحله سوم: بررسی پیش نویس: بعد از آن که پیش نویس تهیه گردد لازم است قبل از ماشین شدن مورد بررسی قرار گیرد. در مورد پاسخ نامه ها می توان نامه واصله را پیش نویس نامه جوابیه تهیه شده مقایسه کرد تا اطمینان حاصل شود که: پیش نویس تهیه شده کامل و بودن نقص بوده و به تمام درخواست های فرستنده نامه پاسخ گفته شده است یا خیر. چنانچه مطالب عنوان شده ناقص باشد باید اصلاحات لازم به عمل آید برای بازبینی پیش نویس، می توان از فهرست بررسی ( چک لیست) استفاده کرد و براساس آن نسبت به بررسی مجدد پیش نویس اقدام نمود. در فهرست بررسی، سوالاتی مطرح می شود که سوالات مطروحه، بستگی به سلیقه نویسنده و یا موقعیت و خواسته سازمان دارد که قبلا باید تهیه شده و در جلوی دید تهیه کننده نامه باشد. بدین ترتیب ، تهیه کننده پیش نویس می تواند از طریق آن، مطالب نوشته شده را به طور دقیق مورد بررسی قرار دهد و در صورت لزوم اصلاحاتی در آن به عمل آورد.