موسسه بازرگانی روشن به امر توزیع فروش شیشه به صورت جام در سطح شهر مشهد اشتغال دارد این موسسه از سال 1365 با سرمایه ای حدود 50,000,000 ریال به صورت نقدی وحدود 200,000,000 ریال به صورت غیرنقدی فعالیت خود را آغاز کرده است.کلیه خریدها و سفارشات موسسه از سه کارخانه تولید نسیه صورت می گیرد.
بخش عمده سرمایه و اموال موسسه را موجودی کالا تشکیل می دهد سایر اموال و داراییهای موسسه روشن شامل ساختمان فروشگاه, ساختمان شیشه در شهرهای تهران, ساوه و قزوین به صورت نقد و انبار,اثاثه,ملزومات,وسایل نقلیه شامل(دو دستگاه وانت نیسان و یک دستگاه موتور سیکلت هندا )می باشد.
موسسه بازرگانی روشن یک موسسه خصوصی بوده که کلیه سرمایه گذاری آن توسط آقای روشنی صورت گرفته است.
در موسسه بازرگانی روشن کادر 1 اداره انبار 2 اداره کارپردازی 3 اداره حسابداری و مالی 4- اداره فروش5- و اداره اعتبارات زیر نظر آقای روشنی فعالیت می کنند.
فعالیتهای موسسه بازرگانی روشن را عمدتا‍‌ً به سه بخش کلی خرید کالا, انبار کردن کالا و فروش کالا می توان طبقه بندی نمود.
قسمت اول :
خرید کالا
در موسسه بازرگانی روشن, دایره کارپردازی مسئولیت خرید را به عهده دارد.
خرید کالا شامل چهار فعالیت زیر است:
1- سفارش کالا 2- دریافت کالا 3- حسابداری خرید کالا 4- انبارداری کالا
سفارش کالا:
نخستین اقدام برای فرایند خرید,تنظیم درخواست خرید می باشد درخواست خرید در دو نسخه تهیه و به امضای مقام مجاز می رسد نسخه اصلی درخواست خرید به دایره کارپردازی فرستاده می شود و نسخه دوم آن در بخش انبار برای پیگیری نگهداری می کنند.
معمولاً برای انجام هر خرید باید اطلاعات زیر را فراهم کرد0 1- اجناس مورد نیاز را تعیین کند. 2 فروشنده را انتخاب نماید3- سفارش خرید اجناس را بدهد.
الف - تعیین نیاز :
موسسه روشن اقلام کالاهایی از کارتهای موجودی کالا به دست می آورد که نمونه ای از آن در زیر ارائه می شود.
هر کارت تعداد موجودی یک نوع جنس را نشان می دهد و در آن تعداد حداقل و حداکثر موجودی لازم از آن نوع جنس برآورد و نوشته می شود. هرگاه تعداد موجودی یک نوع جنس به حداقل تعیین شده برسد, هنگام آن است که نسبت به خرید آن تا حداکثر مقدار مجاز اقدام شود.
کارت موجودی کالا
کد حسابداری:
نوع جنس:
محل استقرار:
حداقل موجودی حداکثر موجودی
50متر 400متر
درخواست خرید
بازرگانی روشن شماره درخواست:
واحد درخواست کننده: دایره فروش تاریخ درخواست:
محل تحویل: انبار
تاریخی که اجناس مورد نیاز است:
تاریخ
مقدار وارده
بهای هرمتر
مقدار صادره
مقدار موجودی
شرح
موجود
مورد درخواست
نام درخواست کننده: سمت درخواست کننده: امضا
ب- انتخاب فروشنده:
انتخاب فروشنده به عهده دایره کارپردازی می باشد,دایره کارپردازی پس از دریافت برگ درخواست خرید فهرستی از فروشندگان و آخرین فهرست قیمت هر یک از آنان را از طریق تهیه فرم استعلام بها به دست آورده و پس از بررسی های لازم نسبت به دادن سفارش اقدام می نماید نمونه ای از فرم استعلام بها در زیر ارائه شده است.
استعلام بها
بازرگانی روشن: شماره پیاپی:
بلوار وکیل آباد,نبش خیابان معاد تاریخ:
نشان فروشنده: تلفن فروشنده:
خواهشمند است ضمن تعیین قیمت,شرایط فروش و زمان تحویل اجناس زیر, این فرم را تکمیل و تا تاریخ 000000به این بازرگانی ارئه نمائید.
امضا دایره کار پردازی
ردیف
شرح
متراژ
واحد
ارزش ریالی
1
شیشه ساده چهار میل
100
جام 120-200
00000000000
شرط فروش نسیه: 30 روزه
محل تحویل: انبار بازرگانی روشن
تاریخ تحویل
تاریخ تکمیل: مدت اعتبار این استعلام00000روز امضا : فروشنده
ج- نحوه خرید و دادن سفارش:
دایره کارپردازی پس از بررسی استعلام بها انتخاب فروشنده
مناسب نسبت به دادن سفارش خرید اقدام می نماید .برای این منظور از فرم سفارش خرید استفاده میکند نمونه ای از آن در زیر ارائه میشود.این فرم در پنج نسخه تهیه میشود که نسخه 1 آن به فروشنده, نسخه 2 آن به دایره درخواست کننده (دایره فروش),نسخه 3 به دایره کارپردازی,نسخه 4 آن به دایره انبار(قبض انبار)و نسخه5 به دایره انبار فرستاده می شود.
در خریدهای نسیه نسخه اول برای فروشنده کالا فرستاده می شود.در خریدهای نقدی این نسخه همراه با چکی که معمولا از حساب بانکی خاص(تنخواه گردان کارپردازی)در وجه فروشنده صادر می گردد, به مامور خرید داده می شود.نسخه دوم به دایره درخواست کننده فرستاده می شود,تا در جریان اقدامات مربوط به خرید اجناس مورد تقاضایشان قرارگیرد.نسخه سوم به عنوان سابقه دردایره کارپردازی بایگانی می شود.نسخه های چهارم و پنجم به دایره انبار ارسال می شود تا پس از دریافت کالا به عنوان گزارش کالا,دریافت کالا یا قبض انبار مورد استفاده قرار گیرد.
2 دریافت کالا:
هنگامی که اجناس خریداری شده دریافت گردید, ابتدا باید بسته بندی آن باز سپس بازدید و شمارش و در پایان در جای مناسبی در انبار گذاشته شود یا به دایره فروش یا درخواست کننده ارسال گردد.برای این کار انبار دار که مسئول دریافت کالاست,نخست اجناس وارده را به دقت شمارش و از لحاظ آسیب دیدگی در جریان حمل و کامل بودن سفارش بررسی می کند.و سپس تعداد و مشخصات اجناس دریافتی را با مشخصات و تعداد مندرج در برگ سفارش خرید مطابقت می کند چنانچه بین اجناس دریافتی و سفارش اختلافی نباشد تعداد هریک از اقلام دریافتی در نسخه چهارم برگ سفارش خرید(مخصوص انبار)درج می شود.نسخه چهارم سفارش خرید به عنوان قبض انبار یا گزارش دریافت کالا مورد استفاده قرار می گیرد.در این مرحله انباردار اقدام به صدور رسید انبار می نماید. .
(جداول و نمودار در فایل اصلی موجود است)