توصیه هایی برای مدیران
اهمیت مدیریت
از مرحوم آیت اله العظمی حاج سید محمد حسن شیرازی (ره) منقول است که فرموده اند: ریاست (منظور مرجعیت دینی و رهبری بوده) نیازمند به یکصد جزء است که یک جزء آن علم و جزء دیگرش عدالت و نود و هشت جزء دیگر آن مدیریت است.
بنابراین لازم است از بالاترین مقامات نظام تا وزیر و مدیر مدرسه و رئیس ثبت و پیش نماز، مدیر مجله، واعظ، نامه رسان و آشپز و... همه و همه طریقه ساماندهی و مدیریت خوب کار خود را بدانند وگرنه درجا زدن و انحطاط، نتیجه قهری کارشان خواهد بود.
آیا مدیریت ذاتی است یا اکتسابی؟
صفات روحی همانند اعضاء بدن مواد خامی هستند که قابل رشد می باشند همانگونه که دست کودک کم کم رشد می کند تا بمیزان معین خود در طول، عرض، کیفیت و سایر مزایا برسد، بهمین ترتیب علم کودک هم قابل رشد است تا جایی که به درجه یکی از دانشمندان بزرگ برسد همچنین نسبت به صفات و غرایز دیگر.
صفت نیز در دو جهت مانند عضو است:
الف- رشد عضو بستگی به غذا دارد، همانگونه که به دست انسان اگر غذا نرسد، رشدش متوقف می گردد، انسان هم اگر در تحصیل علم نکوشد، رشد دانش او متوقف می گردد.
ب- هر یک از اعضاء بدن انسان میزان معینی رشد می کند و نهایتی دارد که هر وقت رشد به آنجا رسید باز خواهد ایستاد، رشد علم و دانش نیز نمی تواند بیش از استعداد بشری که در افراد متفاوت است، برسد. البته تفاوتی بین صفات روحی و اعضاء بدن وجود دارد و اینکه ممکن است یک صفت در یک حالت معینی متوقف شود بدون آنکه از بین برود یعنی اگر تحصیل ادامه پیدا نکرد معلومات محدودی برای شخص می ماند. ولی اعضاء بدن در صورت بی غذا ماندن از بین می روند. لذا مهارت در مدیریت یکی از صفات روحی است و تا حدودی ذاتی است. صفت مدیریت از همان مراحل ابتدایی تا مراحل رشد مکانی آن اکتسابی است، اکتساب این صفت احتیاج به جدیت و کوشش فراوان و یادگیری و ممارست بسیار دارد تا در مراحل ابتدایی رشد آن متوقف نشود. مثلاً حفظ مطالب در ابتدا کاری دشوار است، اما اگر انسان همیشه در خواندن و تکرار مطالب مصر باشد حفظ شده و برای او ملکه خواهد شد بطوری که هر وقت بخواهد می تواند آن محفوظات را بدون زحمت و بصورت طبیعی از حفظ بخواند و حتی بجایی می رسد که همزمان با انجام کاری دیگر هم می تواند محفوظات را قرائت کند. ممارست و تمرین نکات مدیریت نیز چنین نتیجه ای دارد.
عادت به صبر در ناملایمات:
کسی که اداره اموری را بعهده دارد قهراً برای او ناملایماتی چه از ناحیه رؤسا و مافوق و چه از ناحیه دوستان و همکاران و چه از ناحیه مرئوسین و زیردستان و یا از ناحیه کارهای مربوطه پیش خواهد آمد. بنابراین بدون صبر و بردباری انسان نمی تواند به خوبی از عهده اداره امور مربوطه برآید.
اکثراوقات رؤسا و افراد مافوق مدیر از او توقعاتی دارند که تأمین آنها برای او مقدور نیست، اگر صبور باشد و اظهار عجز و خستگی از توقعات آنان ننماید، بتدریج خواسته های رؤسا تعدیل می شود و این صبر و بردباری محبوبیت خاصی برای مدیر می آفریند.
به همین ترتیب همکاران و هم قطاران اکثراً درباره انسان حسادت می ورزند و بیشتر به بزرگنمائی اشتباهات مدیر می پردازند بازهم چاره کار صبوری است و موجب می شود تخریب ها با مرور زمان متوقف و سربلندی را ارمغان آورد. مرئوسین و زیردستان مدیر نیز همیشه از اوامر و نواهی او اطاعت نمی کنند و موجب ناقص ماندن یا تعطیلی برخی از امور می شوند.
اینجا نیز چاره کار صبر و تحمل است و با پشتکار و سماجت برای انجام کار مورد نظر بایستی تلاش نمود تا نتیجه و هدف پیش بینی شده تحقق یابد.
کم حرفی و پرکاربودن مدیر
نتیجه گیری مطلوب در پی کار و کوشش حاصل می شود نه با پرحرفی و گفتار بیجا، بلکه بیشتر اوقات پرحرفی و سخن بیمورد موجب شکست مدیر خواهد شد. لذا حداقل از موارد زیربایستی خودداری نمود:
الف- خرده گیری و انتقاد شدید در مورد کسانیکه در کار مدیر مشارکت دارند ولو بحق هم باشد، موجب تحریک طرف مقابل و سستی در کار و مقاومت منفی و حتی قیام بر ضد انتقادکننده خواهد شد.
ب- گریز از بیهوده گوئی که معمولاً افراد کار بدست به آن دچارند. شعار یکی از احزاب بزرگ اندونزی (کم حرفی و پرکاری است) و این ضرب المثل «کار کردن با سکوت و آرامش نشانه پیروزی است» در عمل کارائی خود را نشان داده است.
شناسائی راه ورود و خروج در هر کار
انسان مسافر زمانی مسافرت موفقی را خواهد داشت که قبل از انجام بداند به کجا می رود؟ چه زمانی می رود؟ با چه وسیله ای می رود؟ و اگر در اثنای مسافرت مشکلی برای وسیله او پیش آمد چه جایگزینی را برای ادامه مسیر دارد؟
طرق شروع و خاتمه دادن موفق به هر کاری نیز تبعیت از همین مثال دارد و از نکات حساس مدیریتی است که به مدد دانش، تجربه، استعداد و مشورت می توان بهترین خط مشی را برگزید.
در راه رسیدن به یک هدف خاصی ممکن است راه حلهای گوناگونی موجود باشد و طبیعتاً مدیری موفق تر است که بهترین و آسانترین گزینه ها را انتخاب کند.
بررسی زندگینامه مدیران بزرگ
مطالعات پیگیر در حالات اداره کنندگان بزرگ، مانند نورافکنی قوی راههای مدیریت را به انسان می آموزد و همانگونه که تجربیات گذشته هر مدیر برای آینده او کارگشاست، به همین ترتیب تجربیات مدیران موفق نیز می تواند کارساز باشد. مدیریت مانند نهر آبی است که قطره قطره جمع می شود و قطرات مدیریت نیز از هزاران قطره حکمت و صدها قطره تجربه جمع آوری می گردد.
مطالعات باید پیگیر باشد، زیرا دست کشیدن از مطالعه همانند بریدن آب از یک درخت سبز و خرم است و موجب جمود فکری می شود.
ترجیح اهم بر مهم در مدیریت
مواقعی در تصمیم گیریها مصالح امور با هم در تعارضند و یا مفاسد معارض یکدیگرند. در این قبیل موارد مدیر باید مصلحت بیشتر و مفسده کمتر را در نظر بگیرد وگرنه مصلحت را از دست داده در مفسده بزرگ خواهد افتاد و هر دو بمعنای ضعف مدیریت است.
گذشت در پاره ای موارد
غیر از معصوم(ع) انسان هر اندازه رتبه اش بیشتر و بالاتر باشد امکان لغزش و اشتباه بزرگتر برای او قابل تصور است، بنابراین گذشت از خطای دیگران در برخی موارد از خصلتهای یک مدیر موفق است.
اگر مدیر از خطای دیگران گذشت نکند در مدیریت خود شکست می خورد. همچنانکه خداوند به پیامبر خود در سوره 7 آیه 991 فرمان عفو و گذشت می دهد و مولی علی(ع) می فرماید «با احسان خاطی را سرزنش کنید. »
بدیهی است گذشت نامحدود و اغماض از هر جرم و خیانتی، مورد نظر نیست بلکه در حدود امکانات و مواردی است که چندان ضروری به کار نمی زند.
تفویض اختیار
مدیر خود باید عهده دار امور مهم تر شده و امور جزئی و روزمره را به مرئوسین خود تفویض اختیار کند.
اگر مدیری اصرار داشته باشد که خود شخصاً همه کارها را از کوچک و بزرگ انجام دهد نوعی اهانت به تدبیر و نظر مرئوسین کرده و موجب دلسردی و بی تفاوتی آنان می شود و اگر امور مهم را به آنان واگذار کند موجب از هم گسیختگی و شکست مدیر می شود، لذا واگذاری امور فقط باید در امور جزئی و روزمره محدود بماند.
برنامه ریزی و سازماندهی
تنظیم و تقسیم امور از شرایط مهم مدیریت است تا جائیکه حضرت علی(ع) می فرماید «شما را به خدا سوگند در تنظیم کار خود کوشا باشید» لذا برای جدی بودن مرئوسین در انجام وظیفه سیاست تشویق و تنبیه کارساز و تعیین کننده است حال اگر نظارت بصورت مستمر بر عملکرد باشد بالطبع نقطه ضعفی برای مدیر نخواهد ماند.
مدیران فاقد نظم و برنامه، سررشته امور را از دست داده و از دسترسی به اهداف تعیین شده باز می مانند و با ایجاد رکود و موانع درکارها، بدترین و رسواترین نوع شکستها در انتظار آنهاست.
پوپایی
مدیر باید همیشه در حال تفکر و یافتن گزینه های جدید و طرق ابتکاری دسترسی به اهداف تعیین شده باشد و به نتایج تصمیماتی که می گیرد قبل از اجرا بیندیشد. مولا علی(ع) می فرماید: «تفکر در هر کاری همانند آئینه مضاعف است. »
مدیر در اثر تفکر مدام، بطریقه و راه صحیح تفکر دست یافته و تفکر برای او ملکه می گردد و بدین ترتیب دارای نظریات درست و قاطعی خواهد شد.
برای هر مدیری در مواقع نامشخص مشکلات پیش بینی نشده ای بروز می کند و راه حلهای گوناگونی به ذهنش متبادر می شود و فقط مدیرانی قادر به تشخیص بهترین ر اه حلها خواهند بود که سابقه تفکر و پویائی داشته باشند.
خلاقیت و طراحی
همانگونه که یک مهندس برای ساخت هر بنایی قبل از هرچیز به تهیه طرح و نقشه می پردازد و در کارگاه صنعتی محل نصب دستگاه ها و موتورآلات را تعیین می کند، مدیر هر بخش نیز قبل از شروع کار بایستی نقشه و برنامه داشته باشد تا با مشکل عمده ای مواجه نشده و بازدهی مطلوب داشته باشد.
حسن سلوک و اخلاق نیکو
اخلاق نیکو عبارت از بردباری و تحمل در مقابل ناملایمات است تا بتوان بالاترین کارائی را از همکاران انتظار داشت، زیرا انسان از گوشت، خون، قلب و روح ترکیب یافته و تمام اجزاء وجودی انسان تنها به اخلاق نیک و سازش و عاطفه و تبسم و مسالمت و... بیشتر همخوانی نشان می دهد و موجب افزایش انگیزه و کارائی می شود بهمین دلیل است که بعضاً مشاهده شده با تغییر مدیری یک پروژه موفق به رکود دچار شده یا در یک تحول مدیریتی پروژه راکد فعال شده و به بازدهی می رسد.
تفحص در روحیات مرئوسین
مدیر بایستی برای شناخت حالات روحی و نقاط ضعف و قوت عوامل زیردست حساس بوده و شناخت کافی پیدا کند و حتی در زندگی خصوصی و مسائل و مشکلات شخصی آنها کنجکاوی داشته و مطلع شود و به تناسب آنها عکس العمل نشان دهد. در شادیهای آنها اظهار خوشحالی و در نگرانی های آنها همدردی و مساعدت نشان دهد ضمن آنکه از همین شناختها برای تقسیم مسئولیتها و سپردن امور به اهل آن بهره گیری نماید. البته لازم به ذکر است که آگاهی از اسرار و زندگی خصوصی افراد منحصراً بایستی برای استفاده از حضور و وجود آنها در سازمان بکار گرفته شود و بهیچوجه دستاویزی برای افشاگری و هتک حرمت آنان قرار نگیرد که اثرات تخریبی آن بمراتب بیش از آن است که بتوان پیش بینی نمود.
از شیخ مرتضی انصاری(ره) نقل می کنند که: «اگر هفتاد نفر عادل گواهی دادند که فلانی این حرف را زده، اما خودش گفت: نگفته ام، گفتار او را تصدیق کن و شهادت آن هفتاد نفر را نادیده بگیر» و مقصود از این نقل قول که مبالغه به نظر می رسد حفظ حرمت انسانی و ایجاد تضمین و تأمین شغلی و در نتیجه ایجاد همبستگی و علاقمندی در خود نسبت به سازمان است.