دانلود مقاله نظامهای کنترل مدیریت در سازمانهای امروز

نظامهای کنترل مدیریت در سازمانهای امروز
 

چکیده

سازمانها برای حفظ بقای خود و پیشرفت در دنیای رقابتی امروز به بهبود مستمر عملکرد خود نیاز دارند و در این راستا استفاده از نظام های کنترل مدیریت ضروری است.
این مقاله به معرفی نظام های کنترل مدیریت می پردازد و فرایند کنترل را به عنوان اساس مدیریت عملکرد مطرح می‌سازد و سیستم سنجش عملکرد را به عنوان سیستمی کنترلی در جهت مدیریت عملکرد می داند.

کنترل چیست؟
پنج وظیفه اصلی مدیران عبارتند از: برنامه ریزی،سازماندهی، تأمین نیروی انسانی، رهبری و کنترل.
با وجود اهمیت تقریباً یکسان این وظایف، برنامه ریزی نسبت به بقیه اولویت دارد چون سایر وظایف مدیریت پس از برنامه ریزی و به منظور تأمین اهداف پیش بینی شده آغاز می شوند. برنامه ریزی بدون سازماندهی و انتخاب افراد مناسب برای انجام فعالیت ها و برنامه ها و هم چنین عدم نظارت بر اجرا، امری زاید می باشد.
سیستم سنجش عملکرد یک سیستم کنترلی است و در مدیریت عملکرد از سیستم های کنترلی استفاده می شود. به منظور روشن شدن نقش سیستم سنجش عملکرد در سازمان ها، مفهوم کنترل و دلایل نیاز سیستم های مدیریت به کنترل بررسی می‌شود.
کنترل فرایندی مستمر برای اطمینان از انطباق نتایج واقعی با برنامه های پیش بینی شده است. کنترل ابزاری برای ارزیابی اثربخشی و کارایی سایر فعالیت های مدیریت، یعنی برنامه ریزی، سازماندهی، تأمین نیروی انسانی و رهبری است.

کنترل : مراتب و مصادیق آن
کنترل دارای گستره وسیع و مراتب و اشکال گوناگونی می باشد که از آن جمله می توان به : نظارت و هدایت حین اجرا، اندازه گیری فعالیتها، فرایندها و نتایج، مانیتورینگ، انواع ممیزی، ارزیابی، رسیدگی و بازنگری و ... و روش های کسب اطمینان از حصول اهداف و برنامه ها و اجرای اصلاحات مورد نظر اشاره کرد.
فرایند کنترل
فرایند کنترل در سه سطح مطرح می شود :
1) سطح استراتژیک
فرایندی است که به منظور کنترل روند تصمیم گیری ها وتعیین هدفهای کلی سازمان یا تدوین مجدد استراتژی های بلندمدت در رسیدن به هدفهای سازمان صورت می گیرد.
برای انجام این نوع کنترل، فعالیتهای فرعی به شرح زیر بر اساس برنامه تعیین شده باید اجرا شوند:

الف)کنترل صحت مفروضات پایه ای برنامه‏ریزی‏استراتژیک
با توجه به اینکه استراتژی‏ها بر پایه و بر اساس یکسری مفروضات بنا می‏شوند، لذا اولین بعد مفهوم استراتژی که بایستی‏کنترل شود، مفروضات برنامه‏ریزی‏‏می‏باشد. مفروضات برنامه‏ریزی ‏بر دو اساس وضعیت داخلی‏ و وضعیت محیطی (پیش‏بینی شده) سازمان تعیین می‏گردند و ممکن است این مفروضات به صورت غلطی‏نتیجه‏گیری‏شده باشند یا اینکه بدلیل تغییرات جدید، اعتبار خود را از دست داده باشند. لذا در این فعالیت فرعی صحت و اعتبار مفروضات برنامه‏ریزی‏با توجه به شایستگیهای‏کلیدی‏مؤسسه و اقتضائات محیطی‏مورد بررسی و کنترل قرار می‏گیرند.
ب) کنترل تغییرات درونی‏ و بیرونی
یکی دیگر از ابعاد استراتژی‏ها که بایستی‏مورد بررسی و کنترل قرار گیرد، بررسی‏اثر تغییرات درونی‏ و بیرونی، که در شکل تغییرات در قوت‏ها و ضعف‏ها وتهدیدها بروز می‏نماید، می‏باشد. باتوجه به اینکه استراتژی‏های‏سازمان بر اساس وضع موجود و پیش‏بینی شده‏ طراحی می‏شود، لذا تغییرات وضع موجود یا وضعیت پیش‏بینی‏شده موجب تغییر در گزینه‏های‏موجود می‏گردد، که بایستی اثر این تغییرات محیط مورد بررسی و در صورت لزوم برای تعریف مجدد استراتژی‏ها به کار گرفته‏ شود.
ج) کنترل صحت اجرای‏فرایند برنامه‌ریزی ‏استراتژیک
سازمانها بدون اجرای صحیح استراتژی های تدوین شده نمی توانند به اهداف مورد نظر خود دست یابند، پس در زمینه اجرای صحیح استراتژی ها نیز به نظام های کنترلی نیاز داریم.
د) بررسی ‏ادواری‏جامع استراتژی‏ها (بازنگری استراتژیک)
برای کنترل کلی و سیستماتیک و در نظر گرفتن تعاملات تمامی ابعاد استراتژی ها، شامل مفهوم و اجرا، بازنگری استراتژیک پس از طی یک دوره خاص از اجرای استراتژی ها به صورت ادواری صورت می گیرد. [1]
2) سطح فرآیندی
فرایندی است که به وسیله آن مدیریت اطمینان می یابد که اهداف و استراتژی های تعیین شده از طریق زنجیره ای از فرایندهای مورد نظر به شکل برنامه های عملیاتی توسط واحدهای مختلف سازمان جاری می شوند. در این سطح، کنترل توسط مالکان فرایند و تحت نظر مدیریت سازمان صورت می گیرد.
3) سطح وظیفه ای
فرایندی است برای اطمینان از اینکه در راستای برنامه عملیاتی و جاری سازی برنامه ها به منظور نیل به اهداف و استراتژی‌ها، وظایف مشخص واحدهای وظیفه ای به طور مؤثر و مناسب انجام یافته است.

نظام کنترل مدیریت
نقش مدیریت درکنترل ، « کنترل مدیریت » و نظامی که درکارهایی از قبیل جمع آوری ، تجزیه و تحلیل و ارزیابی اطلاعات برای استفاده ازآن درکنترل فعالیتهای سازمان می کوشد ، « نظام کنترل مدیریت » نامیده می شود.
کنترل مدیریت شامل کلیه روش ها و دستورالعمل های لازم، ازجمله نظامهای کنترل مدیریت است که برای اطمینان یافتن از انطباق آنها با استراتژی ها و خط مشی های سازمانی مورد استفاده قرار می گیرد و نظام کنترل مدیریت یک فرایند و ساختار منظم سازمان یافته است که مدیریت درکنترل مدیریت به کار می گیرد.

نقش هدفها واستراتژی هادر کنترل مدیریت
سازمانها به هدف هایی نیازمندند که به صورت بیانیه هایی، نشان دهنده دلیلی برای بقای سازمان می باشند. این چنین بیانیه‌هایی برای هماهنگی، هدایت و بهینه سازی هدف برای اعضای سازمان طرح ریزی شده است. برای هماهنگی فعالیتهای سازمان در راستای هدفها، سازمانها استراتژی هایی را تدارک می دهند که مدیریت سازمان،آنها را برای رسیدن به هدفها دنبال می نماید.
استراتژی ها شکل «خط مشی ها» و « برنامه ها» را به خود می گیرند واین دو مبنای انواع مختلف کنترل مدیریت و نظامهای کنترل مدیریت را تشکیل می دهند. فرایند کنترل مدیریت در رابطه با میل به هدف های سازمان از طریق اجرای استراتژی ها ممکن است. تا حد ممکن، نظام کنترل مدیریت می بایستی به نحوی طرح ریزی شود که برای استراتژی های مشخص درهر سازمان مناسب بوده ومدیران باید دریابند که چگونه استراتژی ها فرایند کنترل مدیریت را تحت تأثیر قرار می‌دهند. طراحان نظام بایستی اطمینان یابند که نظام های کنترل مدیریت با هدفهای سازمان تجانس داشته و به آنها منتهی شود. [ 2]

متغیرهای کلیدی در طراحی کنترل مدیریت
با توجه به اینکه نظامهای کنترل مدیریت باید به نحوی طرح ریزی شوند که با ارائه اطلاعاتی در زمینه ارزیابی عملکرد سازمان،رسیدن به اهداف را ازطریق اجرای استراتژی ها تسهیل نمایند پس باید ارائه کننده سنجش های مناسب باشند. که در این راستا تعریف معیارها و شاخص ها به منظور کنترل میزان دستیابی به اهداف و استراتژی ها اهمیت ویژه می یابد.
چنانچه قصد پرورش استراتژی ها و اجرای به موقع و درست آنها را داریم، سنجش های نظام کنترل مدیریت می بایستی با متغیرهای کلیدی در فعالیت های سازمان ارتباط داشته باشند.
تشخیص متغیرهای کلیدی مستلزم آگاهی کامل از وضعیت اقتصادی سازمان خواهد بود . متغیرهای کلیدی ممکن است عوامل داخلی یا خارجی باشند. متغیرهای کلیدی داخلی دراصل نقطه های خطرجویی در کل نظام یک سازمان هستند که فعالیتها ممکن است در آنجا از کنترل خارج شده و یا از برنامه های مدیریت منحرف شده باشند. متغیرهای کلیدی خارجی، عواملی هستند که به میزان زیادی از کنترل مستقیم سازمانها خارج هستند. [3]
متغیرهای کلیدی دارای ویژگیهایی به این شرح هستند:
1) در شرح علل موفقیت و شکست سازمان، از اهمیت زیادی برخوردارند.
2) اغلب به سبب دلایلی که توسط مدیران کنترل ناپذیرند، به سرعت تغییر پذیرند.
3) زمانی که تغییری رخ می دهد، به اندازه ای اهمیت می یابند که به کنش فوری نیاز می باشند.
4) متغیر یا به طور مستقیم و یااز طریق جانشین سنجیده می شود. به طور مثال رضایت مشتری به طور مستقیم قابل سنجش نیست،اما جانشین آن یعنی « تعداد دفعات برگشت از فروش » یک متغیر کلیدی است. [4 ]
یکی از راههای تشخیص متغیرهای کلیدی این است که به کارهایی که شرکت می کند، بنگریم و بپرسیم که چرا مشتریان علاقه مند به پرداخت در مقابل وظایف انجام شده در شرکت هستند.
همچنین این سؤال مطرح است که آیا شرکت،در مقایسه با رقبای خود، حجم فروش یا سود مناسبی دارد.
نگرش دیگری که برای شناخت متغیرهای کلیدی وجود دارد، بررسی راههای تصمیم گیری است. مدیریت چه عواملی را درتصمیم گیری، مهم در نظر میگیرد؟ منابع درآمد شرکت برای جبران هزینه های آن و تحصیل سود کدامند؟
سؤالاتی از این قبیل به تشخیص عواملی که در موفقیت شرکت در دنیای رقابت مهم است، کمک می کند.
از فهرست بلند پاسخ به این پرسش ها، طراح نظام کنترل مدیریت آنهایی را انتخاب می کند که دارای ویژگی «اهمیت»، «تغییرپذیری»،« نیاز به کنش فوری»و« سنجیدنی» باشند. اینها متغیرهای کلیدی هستند. سنجش و گزارش دهی کارکرد آنها، نظام کنترل مدیریت را قادر می سازد تا استراتژی های سازمان را از طریق انگیزش کنترل متغیرهای کلیدی که درارتباط با موفقیت استراتژی هستند، اجرا کنند.
متغیرهای استثنایی
علاوه بر متغیرهای کلیدی، نظام کنترل مدیریت ، اطلاعاتی را در زمینه متغیرهای دیگری ارائه می دهد که به جز در موارد استثنایی، نیاز به توجه خاص مدیریتی ندارند. اینها «متغیرهای استثنایی» هستند و به همان صورتی که متغیرهای کلیدی شناسایی می شوند ، مشخص می شوند.

مدیریت عملکرد
سازمانها برای حفظ بقای خود و پیشرفت در دنیای رقابتی امروز به بهبود مستمر عملکرد خود نیاز دارند. اصلاح عملکرد فردی و سازمانی کلید موفقیت در رقابت است.
عواملی چون تغییر سریع، کسری بودجه، کوچک شدن و ساختاردهی مجدد و فشارهای اجتماعی برای پاسخگویی بیشتر سازمانها نسبت به عملکردشان، موجب تأکید بیشتر بر مدیریت عملکرد شده است.] 5[
برای مدیریت عملکرد تعاریف متعددی ارائه شده است که می توان به دو مورد درپی آمده اشاره کرد:
« مدیریت عملکرد یکی از ابزارهای کسب نتایج بهتر از کل سازمان، گروه ها و افراد درون سازمان،ازطریق درک و مدیریت نمودن عملکرد دریک چارچوب توافق شده از اهداف ، استانداردها و نیازمندی هاست.» [6]