مقدمه
هنگامی که آدمی در مسیر رشد عقلانی خود به ضرورت برنامه‌ریزی در زندگی خویش پی برد، آن را در نظامهای اجتماعی به عنوان ابزاری در خدمت مدیریت و رهبری، مورد توجه قرارداد و امروز می‌بینیم که ساختار وجودی سازمانها آن سان پیچیده گشته‌اند، که بدون برنامه‌ریزیهای دقیق نمی‌توانند به حیات خود تداوم بخشند. اساس برنامه‌ریزی، بر آگاهی از فرصتها و تهدیدهای آتی و چگونگی استفاده از فرصتها و مبارزه با تهدیدها قرار دارد.
فلسفه برنامه ریزی
فلسفه برنامه ریزی به عنوان یک نگرش و یک راه زندگی که متضمن تعهد به عمل برمبنای اندیشه، تفکر آینده‌نگر و عزم راسخ به برنامه‌ریزی منظم و مداوم می‌باشد، بخش انفکاک ناپذیر مدیریت است.
ضرورت برنامه ریزی
فرد و سازمان برای رسیدن به اهداف خویش نیاز به برنامه‌ریزی دارند، بنابراین ضرورت برنامه‌ریزی، برای رسیدن به جزئیترین اهداف یک واقعیت انکارناپذیر است (خواه برای میهمانی باشد، یا سپری کردن یک روز تعطیل، یا به منظور فروش یک محصول).
بنابراین نیاز به برنامه‌ریزی از این واقعیت نشأت می‌گیرد که:
همه نهادها در محیطی متحول فعالیت می‌کنند.
عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی، برنامه ریزی را به صورت یک ضرورت انکارناپذیر در تمام نهادها درآورده است.
پیتر در اکر معتقد است که میان مؤثر بودن (انجام کارهای درست) و کارایی (درست انجام دادن کارها) تفاوت هست و این دو در مراحل انتخاب هدفها و آنگاه در چگونگی کسب آنها توأم می‌باشند.
تعریف برنامه‌ریزی
برای برنامه‌ریزی، متخصصان از زوایای مختلف، تعاریف متعددی ارائه کرده‌اند که ما در اینجا چند نمونه از آنها را یادآور می‌شویم:
برنامه‌ریزی عبارت است از:
1 تعیین هدف، یافتن و ساختن راه وصول به آن،
2 تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد،
3 تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راهها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند،
4 طراحی عملیاتی که شیئی یا موضوعی را بر مبنای شیوه‌ای که از پیش تعریف شده، تغییر بدهد.
تعریف اصل برنامه‌ریزی
برای دست یافتن به هدف مورد نظر، باید قبل از تلاش فیزیکی یا اقدام به انجام کار، تلاش ذهنی یا برنامه‌ریزی کافی صورت بگیرد.
هدفهای برنامه‌ریزی
هدفهایی که در هر برنامه‌ریزی بدنبال می‌شود به شرح ذیل است:
1 افزایش احتمال رسیدن به هدف از طریق تنظیم فعالیتها،
2 افزایش جنبه اقتصادی (مقرون به صرفه بودن عملیات)،
3 تمرکز بر روی مقاصد و اهداف و احتراز از تغییر مسیر،
4 تهیه ابزاری برای کنترل.
اولویت برنامه‌ریزی
اگر وظایف مدیریت را حول رئوس هرمی در نظر بگیریم (به نمودار 11 مراجعه شود)،
نظام ارزشی
نظام ارزشی
برنامه‌ریزی
سازماندهی
کنترل
بسیج سرپرستی
نمودار 41 توالی وظایف پنجگانه مدیری
برنامه‌ریزی در رأس آن قرار می‌گیرد؛ و اگر چه وظایف مدیریت را به طور جداگانه بررسی می‌کنیم، ولی همه به هم مرتبط‌اند و در این بین برنامه‌ریزی از اهمیت و اولویت خاصی برخوردار است. توالی وظایف پنجگانه مدیر به طور کلی به شکل نمودار 41 قابل تجسم می‌باشد و همچنان که از نمودار پیداست بخش اعظم کار مدیر را برنامه‌ریزی تشکیل می‌دهد.
همان طوری که ذکر شد وظایف مدیری قابل تفکیک نیستند؛ و این ارتباط بویژه در وظایف برنامه‌ریزی و کنترل ملموستر است، زیرا اعمال برنامه‌ریزی نشده را نمی‌توان کنترل کرد.
کنترل کردن، یعنی نگهداری فعالیتها در یک مسیر و تصحیح انحرافات از روی برنامه.
برنامه ریزی، اهداف تمام تلاش‌های گروهی را معین کرده، برنامه‌های دستیابی به آن اهداف را نیز طرح‌ریزی می‌کند تا مدیر بداند چه نوع ساختار سازمانی باید انتخاب کند و به تشخیص درست افراد مورد نیاز و ویژگیهای فردی لازم برای هر پست، قادر شود. آنگاه مدیر می‌تواند مؤثرترین نوع سبک هدایت و سرپرستی را انتخاب کند و استانداردهایی برای کنترل عملیات فراهم آورد. بنابراین می‌توان گفت:
برنامه‌ریزی شالوده مدیریت را تشکیل می‌دهد.
ماهیت پویای فرایند برنامه‌ریزی
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
D
F
E
C
B
A
در بنرامه‌ریزی گاهی برنامه‌ای تجدید نظر می‌شود و قبل از اجرای کامل برنامه قدیمی به اجرا در می‌آید. برای مثال در نقطه زمانی «1» برنامه A از حیز انتفاع می‌افتد و برنامه B در دستور کار قرار می‌گیرد. و همین طور در جریان بقیه کار، این تغییر جهت ممکن است روی دهد (نمودار 42).
نمودار 42 پویای فرایند برنامه‌ریزی
به اجرا در می‌آید. برای مثال در نقطه زمانی «1» برنامه A از حیز انتفاع می‌افتد و برنامه B در دستور کار قرار می‌گیرد. و همین طور در جریان بقیه کار، این تغییر جهت ممکن است روی دهد (نمودار 42).
انواع برنامه‌ریزی
1 برنامه‌ریزی اساسی (استراتژیک)
برنامه‌ریزی اساسی، دور اندیشی سازمان یافته‌ای است که مراحل زیر را در بردارد:
الف) تعیین مأموریتها و هدفهای دوربرد،
ب) تفکیک مأموریتها به هدفهای کمی و کیفی کوتاه مدت، که این عمل را در اصطلاح هدف‌گذاری می‌نامند،
ج) تعیین خط مشی‌ها یا سیاستها،
د) طرحریزه و برنامه‌ریزی اجرایی (تاکتیکی).
برنامه‌ریزی استراتژیک، آینده را پیشگویی نمی‌کند ولی یک مدیر را می‌تواند در موارد ذیل یاری دهد،
الف) فائق آمدن مؤثر بر مقتضیات آتی،
ب) ارائه فرصت بموقع، برای تصحیح خطاهای اجتناب‌ناپذیر،
ج) کمک به تصمیم‌گیری درست در زمان مناسب،
د) تمرکز براعمالی که برای رسیدن به آینده مطلوب باید انجام شوند.
برنامه ریزی استراتژیک با پرسش سؤالاتی درباره هدف و عملیاتی که در جهت وصول به آن در حال حاضر اختصاص یافته است شروع می‌شود. برای مثال:
ما برای ارائه چه خدماتی تلاش می‌کنیم؟
رقابت ما به خاطر چیست؟
آیا باید آنچه با هم اکنون انجام می‌دهیم، ادامه دهیم؟
آیا نیازمند به خطوط تولید یا خدمات بیشتر یا کمتری هستیم؟
جو حاکم بر محیطی که ما در آن عمل می‌کنیم، چیست؟
کدام یک از تحولات تکنولوژیکی، اجتماعی و سیاسی در شرق وقوع می‌تواند در چگونگی انجام کارها تأثیر بگذارد؟
این تأثیر تا چه حد است؟
ما در مقابل این تأثیرات چه می‌توانیم بکنیم؟
پاسخ سؤالات ذیل به مدیران کارهای تولیدی کمک می‌کند تا فعالیتهای خود را ارزیابی کرده،