تحقیق برنامه‌ ریزی منابع سازمانی

شرحی بر مدیریت منابع سازمان (بنگاه) ERP

1.1.تاریخچه

راه‌حل ERP با وجود برخورداری از ساختار سیستمی و توانمندی در یکپارچه سازی فرایندهای سازمان , یک سیستم جامع صرف نمی‌باشد بلکه عملی ساختن مفاهیم نوین مدیریت , کنترل دقیق عرضه و تقاضا و بهره‌گیری از فاکتورهای موفقیت در بازار را نیز محقق می‌سازد.

از این رو به منظور آشنایی با تاریخچه ERP , اشاره به سرگذشت صنعت و تلاشهای جوامع در دستیابی به حداکثر بهره‌وری بعد از ظهور انقلاب صنعتی از یک سو و از سوی دیگر سیر تحول در سیستمهای نرم‌افزاری مغتنم خواهد بود :

3.1.1)ظهور ERP در گستره تولید

ظهور انقلاب صنعتی در کشورهای غربی سرآغاز تحولات شگرف در زمینه تولیدات و ارایه خدمات محسوب می‌شود. رشد جوامع مصرفی, توسعه بازارهای رقابتی, نگرش تولید انبوه و کاهش قیمت تمام شده از عوامل عمده در سیر این تحولات بودند.به موازات این تغییرات در حوزه مدیریت, محققان پیوسته در جستجوی راه‌حلهای ریاضی بمنظور استفاده بهینه از مواد, تجهیزات و منابع انسانی بودند. 

تا اواخر دهه 1970 و اوایل 1980 کارکردهای تولید و توزیع یک سازمان بطور مجزا با حداقل سیستم ها بصورت دستی و بعضاً اتوماتیک اداره می‌شد. در این دوره سیستم‌های تامین, تولید و عرضه مبتنی بر انبار بوده که به سیستم‌های" انبار- مبنا " (Stock Driven ) شهرت دارند. برنامه‌ریزی احتیاجات مواد که ایده آن در اوایل دهه 60 با عنوان " رویکرد کامپیوتری به برنامه ریزی تدارک و تولید مواد" شکل گرفته بود در این دهه از شکل دستی خارج و امکان بکارگیری از جزئیات تکنیک MRP که نقشی اثربخش در مدیریت موجودیهای درحال تولید و ارایه برنامه زمانبندی برای سفارشات خرید و تولید دارد , توسط کامپیوتر فراهم گردید. شرکتها با درک و فهم خوب از MRP , منطق آن را با فرایند توزیع محصول منطبق ساخته و بعنوان " برنامه‌ریزی نیازمندیهای توزیع (DRP)" منتشر ساختند.

با آغاز دهه 80 میلادی مباحث و کاربردهای بیشتری برای MRP مشخص شده که گستره مدیریت منابع تولید را در ابعاد وسیعتری پوشش داد. در اصطلاح به این نسخه متحول شده MRP II اتلاق گردید.در ادامه جهان غرب فلسفه "تولید همزمان" (JIT ) را که برای اولین بار توسط ژاپنی‌ها مطرح شده بود فراگرفته و با توجه به برداشتهای مبهم و عجولانه که متاثر از موفقیتهای کمپانیهای ژاپنی در آن برهه زمانی بود , آنرا جایگزین سیستمهای MRP نمودند. با وجود آنکه این حرکت باعث ظهور سیستمهای"سفارش-مبنا " (Order Driven )  و مفاهیمی چون بهبود مستمر, آموزش حین کار به کارکنان و یکپارچه سازی طرح محصول و فرایندگردید اما مقتضیات بهره گیری از نسخه توسعه یافته MRP را مرتفع نساخت. از این رو تلاشی برای فهم و چگونگی پکپارچه ساختن کارکردهای برنامه‌ریزی MRP با تکنیکهای JIT آغاز شد.

طی اواخر دهه 1980 و اوایل دهه 1990 علوم کامپیوتر و تکنولوژیهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری به پیشرفت‌های شگرفی نائل آمد. از طرفی بنگاه‌های تجاری در جهت بهبود کارآیی اقدام به سرمایه‌گزاری نموده و با اعتقاد به تفکر مشتری‌مداری سعی در کاهش زمان تحویل سفارش و قیمت تمام‌شده نمودند.عواملی نظیر موارد ذکر شده, مقدمه‌ای برای ادغام سیستمهای پشتیبانی تصمیم‌گیری DSS با سیستم MRP II و در نتیجه ظهور راه‌حل ERP گردید.

در اواسط دهه 90 ,پروژه‌های ERP گسترش یافته و علاوه بر یکپارچه سازی فرایند درون سازمانی و کنترل منابع در فرایند تولید , با بسط روابط سازمان با تامین کنندگان و مشتریان به حوزه کنترل و مدیریت زنجیرهای مواد و مدیریت روابط مشتریان نیز احاطه یافت.   

 از سیستم‌های مکانیزه همواره پاسخ‌گویی سریع به تغییرات محیطی , استفاده از راه‌حلهایی کارآمد در مواجه با مشکلات روزافزون تجاری و بهره‌مندی از فرصتهای جدید برای شرکتها و سازمانها مطرح بوده است. یکی از مهمترین موارد, نحوه طراحی و پیاده‌سازی و زمان مورد نیاز برای انجام این امور بود که امروزه تسریع و تسهیل آنها به عنوان یک انتظار از جانب مشتریان و کاربران اعلام می‌گردد. در حقیقت این سوال مهم همیشه مطرح بوده است که (( سازمانها چه میزان زمان برای تغییر فرآیند کسب و کار خود در اختیار دارند؟)), بدیهی است این مسئله رابطه مستقیمی با پویایی محیطهای کاری در عصر حاضر دارد.

از این رو تحولات بهره‌گیری از سیستم‌های اطلاعاتی و در ادامه استفاده از فناوری اطلاعات در سازمانها و بنگاه‌های اقتصادی که منتهی به ظهور راه‌حل ERP گردید در یک تقسیم‌بندی زمانی ارایه می‌گردد:

3.1.2.1) توسعه سفارشی 1970-1960

اولین کاربرد کامپیوتر در مکانیزه‌نمودن فرآیند تجاری, در سیستم‌های پرداخت حقوق بود. ناحیه بعدی, applicationهای مالی شامل دفاتر روزانه, حسابهای دریافتی و دارایی‌های ثابت بود که کانون توجه قرارگرفت.

در عملیات تولید یک  application سازمان مشکلات زیادی را متحمل می‌گردید که در مجموع باعث بروز شکست در اهداف کلان سازمان می‌شد. تهیه کنندگان برنامه‌ها  افرادی شاغل در دپارتمانهای کارکردی  و برخوردار  از آشنایی محدود نسبت به برنامه‌نویسی بوده و دوره‌های آموزش تخصصی را طی نکرده بودند. همچنین ضرورت پیاده‌سازی سریع , پیچیدگیهای برنامه‌نویسی را تحت‌الشعاع قرار می‌داد. و از همه مهمتر , عدم مشخص شدن الزامات کسب و کار عامل ناکارآمد شدن application‌ها می‌شد .

در این دوره فقدان مواردی نظیر بهره‌گیری از زبانهای برنامه‌نویسی سطح بالا, سیستم‌های مدیریت پایگاه داده رابطه‌ای, حافظه مطلوب به منظور کامپایل و روش‌های موثر برنامه‌نویسی در جهت ارتباط با ترمینالهای کاربر شدیداً احساس می‌شد.

3.1.2.2) نرم افزار های استاندارد 1980-1970

پس از تولید applicatin‌های کسب و کاری , و دستیابی به شباهتهای کارکردهای معمول در سازمانهای مختلف, مدیران عالی و مراجع تصمیم‌گیری سازمانها به این باور رسیدند که از نرم‌افزارهای استاندارد استفاده نمایند. لذا از این زمان بهره‌گیری از انواع بسته‌های نرم‌افزاری رواج یافت. استفاده از این نوع نرم‌افزارها معمولاً به زمان کمتری برای توسعه و پیاده‌سازی applicationهای تجاری نیاز داشته و در خصوص صحت عملکرد و عدم وجود اشکالات برنامه‌نویسی اطمینان مطلوبی ارایه می‌کردند. به سرعت تولید کنندگان اینگونه برنامه‌ها شناسایی شده که هریک در زمینه یکسری از ماژولها موفق بودند.

علاوه بر مسئله یکپارچه‌سازی فعالیتها , به دلیل وجود کارکردهای ویژه و اعلام نیازمندیهای خاص از جانب کاربران بهره‌گیری از محصولات استاندارد انتظارات کلیه مشتریان را برآورده نساخت.

 3.1.2.3) نرم افزارهای یکپارچه 1990-1980

در طی گذشت سالها, فروشندگان, ماژولهای بیشتری به مجموعه applicatin‌های خود افزودند و با دریافت بازخورهای مستمر از بازار مصرف سعی در بهبود  محصولات خود نمودند.در همین رابطه در اواخر دهه 1980 ,تولید کنندگان application اقدام به یکپارچه سازی محصولات تحت یک نام تجاری نمودند.

این سیاست از یک سو برای عرضه کنندگان در وضعیت رقابتی ایجاد شده در بازار جهانی نرم‌افزار یک مزیت محسوب گشته و از سوی دیگر مفاهیمی چون بهبود پشتیبانی, جامعیت داده‌ها, دسترسی آسان به نسخه‌های تجدید نظر شده یا توسعه یافته, یکپارچه سازی بانکهای اطلاعاتی و کاهش هزینه پیاده‌سازی کل نزد کاربران بیشتر تامین می‌شد.

در این مرحله دو راه حل پیش روی متقاضیان بود.

خرید ماژولها از مجموعه عرضه‌کنندگان با هدف بهره‌گیری از بهترین انتخابها.

خرید یک محصول کامل و یکپارچه (suit) از یک عرضه کننده.

با توجه به استقبال چشمگیر سازمان‌ها و نهادها از سیستم‌های جامع Total solution و مزیتهای یکپارچگی سیستمها در آنها و همچنین پایین بودن هزینه‌های آموزش و نگهداریapplicationهای مبتنی بر این نگرش, شرکتهای دست اندرکار تولید و عرضه ماژولها, این سیاست را در راس تصمیمات و برنامه‌های خود قراردادند.

3.1.2.4) ERP and E-Business 2000-1990

این دهه که با مضامینی همچون "عصر ارتباطات", " عصر اقتصاد شبکه‌ای" شناخته می‌شود نقطه عطفی در بهره گیری از علوم روز در زمینه نقل و انتقال و پردازش اطلاعات بود . بطوریکه دستاوردهای روزافزون آن در زمان حاضر نیز پایه و اساس تحولات در ابعاد مختلف زندگی و فعالیتهای سودآور اقتصادی و صنعتی تلقی می‌گردد. در این برهه زمانی " مبادله الکترونیکی داده‌ها " EDI , زمینه ساز همگیر شدن شبکه جهانی اینترنت شد.

با فراگیر شدن این فن‌آور نوپا کاربردهای بیشمار بهره‌گیری از آن با قدرت فزاینده‌ای روبه افزایش نهاد و مقدمه ساز ظهور مفاهیمی چون"تجارت الکترونیک" E-commerce , " کسب‌وکارالکترونیکی"E-business , "سیستم‌های مبتنی بر Web "  Web base systems, "تدارکات الکترونیکی" E-procurrement و " خرده فروشی الکترونیکی " E-retailing و غیره گردید . همچنین توسعه زیرساختهای ارتباطی, بهره‌گیری از این قابلیتها را برای هر سازمان و مجموعه کوچک و بزرگی میسر ساخت.

سیر تحولات صنعت نرم افزار و خصوصاً طراحی و تولید application‌ها نیز از این قاعده مستثنی نمانده و در کارآمدی هر چه بیشتر آنها نقش بسزایی داشتند . تلاشهای چشمگیر ذکر شده عامل عرضه "applicationهای پیشرفته"  Advance applications گردید. مهمترین مزیت این محصولات انعطاف زیادشان در مقابل تغییر و اصلاح بود که امکان تبادل اطلاعات در ساختار تحت Web را نیز فراهم می‌ساخت. برخی از تولید کنندگان سرمایه‌گذاری گسترده‌ای در این زمینه انجام داده و در کارآمد ساختن محصولات خود اهتمام زیادی نمودند که به تولید " محصولات پیشتاز" best-of-breed منتج گردید. در این زمان نیز مدیران سازمانها و مراکز اقتصادی و صنعتی دغدغه‌÷ افزایش سودآوری, بهبود مستمر و نظارت کامل را مطرح ساخته و سطح بالاتری از انتظارات را در مکانیزه نمودن سیستمها و فرآیندهای خود اعلام می‌کردند. در این حال, شرایط حاکم بر بازار پر مخاطره اقتضا می‌نمود که مکانیزه نمودن فرآیندهای جاری و و حتی اصلاح شده به شکلی صرف  مطلوب نظر سازمانها نبوده و بقا و پیشرفت مستمر آنان را تضمین نمی‌کند. در مقابل بکارگیری بهترین روشها که به واسطه آن از یک سو از علوم و یافته‌های عظیم بشری بصورت بهینه بهره‌مند گشته و از سوی دیگر مدیران را در نظارت و کنترل منابع و تصمیم‌گیری‌های مهم یاری نماید, محور توسعه و انسجام راه‌حل ERP گردید.درحقیقت نمی‌توان دهه نود را سرآغاز پیدایش ERP دانست زیرا نگرشی که در قالب ERP عرضه شد حالت قوام یافته حرکت و تلاشهایی است که در طی دهه‌های متمادی عرضه گشته بود.

تولید کنندگان ERP به سرعت در چهار ناحیه با عناوین " فعالیت های کسب و کار و مالی", "توزیع" , "تولید" و "منابع انسانی" به تهیه ماژولهای کارآمد اقدام نموده و از جنبه‌های مختلف "فعالیتهای مجازی" Virtual activites که بر پایه مقتضیات فنآوری اطلاعات ارایه شده بود, بهره‌مند شدند. در اواخر این دهه , با هدف یکپارچ‌گی سطح روابط سازمان و سایر کاربران و مخاطبین خارج سازمان نظیر تامین کنندگان و مشتریان ERP توسعه یافته و پوشش حوزه‌های تجارت و مراوده میان "شرکت با شرکت" B2B و "شرکت با مشتری"B2C را نیز در بر گرفت.